Aujourd’hui j’ai envie de vous parler des process parce que pour moi c’est vraiment essentiel à mettre en place pour structurer et développer votre business.

C’est un outil qui est utilisé dans toutes les grandes entreprises sans exception. Et pour avoir eu l’occasion de travailler avec plusieurs d’entre elles dans mon ancienne vie d’auditrice en finance, je peux vous assurer que c’est absolument indispensable pour être efficace, réduire les risques, les erreurs et pour assurer la qualité 💪.

Mais il n’y a pas du tout besoin d’avoir une entreprise du CAC40 pour mettre en place des process et en tirer tous les bénéfices, bien au contraire !

Et c’est justement ce qu’on va voir ensemble dans cet article 😉

Déjà, si vous ne savez pas exactement ce que c’est qu’un process, pas d’inquiétude, je vous explique ça en détail.
On va voir aussi à quoi ça sert, quels sont les intérêts d’en utiliser dans son business.
Et surtout, je vais vous expliquer comment faire en pratique pour mettre en place vos propres process dans votre entreprise 🥳.

Alors c’est parti !

Les process, qu’est-ce que c’est ?

Vous en avez déjà peut être entendu parler sous un autre nom puisqu’on les appelle aussi procédure de travail, mode opératoire ou SOP qui est l’acronyme anglais de Standard Operation Procedure  (ce qui donne en bon français Procédure Opératoire Normalisée).

Le livre de recettes de votre business

Un process qu'est-ce que c'est ? Quel intérêt pour ton business ? Et surtout comment faire en pratique pour les mettre en place ? Je te dis tout dans cet article !

Derrière tous ces noms qui veulent dire la même chose, il y a un concept très simple : un process c’est tout simplement une description de toutes les étapes nécessaires pour accomplir une tâche spécifique 📝.

Pour une tâche donné dans votre business, on va écrire pas à pas tout ce qu’il faut faire pour effectuer cette tâche correctement 👣.

En fait, un process, c’est exactement comme une recette de cuisine. Vous commencez avec des ustensiles et des ingrédients et en suivant pas à pas les instruction de la recette, vous terminez avec un gâteau super bon à manger ! 😁

Bon ok dans votre business, vos process seront peut être un petit moins appétissant 😅 mais l’idée c’est vraiment ça au final : créer un livre de recettes de votre business avec toutes les recettes nécessaires pour le faire fonctionner correctement.

L’objectif d’un process

Et quand vous lisez une recette de cuisine, on est bien d’accord que l’objectif c’est de pouvoir la suivre sans avoir besoin d’un diplôme de chef cuistot pour préparer votre plat.. 🙄

Avec les process, c’est la même chose ! L’objectif c’est vraiment que ce soit le plus clair possible, même pour une personne qui n’est pas forcément familière avec la tâche en question ou avec votre business.

Quand on rédige un process, on veut détailler au maximum et guider pas à pas pour que si demain une autre personne que vous doit faire cette tâche, elle n’ait plus qu’à suivre la recette, une étape après l’autre 😉.

Des exemples de process

Pour quels type de tâche est-ce qu’on va pouvoir créer des process : globalement pour tout en fait ! 🤩

A partir du moment où vous avez des tâches que vous faites régulièrement dans votre business, il y a de grandes chances que vous passiez toujours par les mêmes étapes pour les faire et du coup en les écrivant noir sur blanc, vous allez pouvoir créer un process dessus 🥳.

Par exemple, vous pouvez mettre en place des process pour expliquer :

  • comment créer une facture
  • comment programmer un post sur les réseaux sociaux
  • comment créer un podcast
  • comment est-ce que vous faites votre comptabilité, votre suivi financier, votre bilan annuel
  • comment est-ce que vous gérez les paiements, les livraisons,
  • pour le recrutement,
  • pour le pilotage de votre business etc..

Les possibilités sont illimitées en fait puisqu’on peut vraiment rédiger des process sur tous les aspects de son business 😉.

Quel intérêt de créer des process dans son business ?

Maintenant que vous savez ce que c’est qu’un process, que vous savez qu’on peut en mettre en place pour à peu près tout, c’est bien sympa mais à quoi ça va nous servir ? 🤔

Parce que vous vous doutez bien que si je vous en parle, si toutes les grandes entreprises s’en servent, c’est pas juste pour passer le temps, c’est qu’il y a de véritables avantages à le faire !

Et pour moi, il y a d’ailleurs 5 grands avantages à mettre en place des process dans son business :

1. Gagner du temps

Quand on a un process rédigé pour une tâche en particulier, un des gros avantages, c’est qu’on gagne vraiment du temps à la faire.

Tout simplement parce qu’on a déjà réfléchi à toutes les étapes, qu’elles sont optimisées et que du coup, il n’y a plus qu’à dérouler et à les suivre pas à pas.

Alors bien sûr, ça va prendre un peu de temps au départ de rédiger ses process mais je vous assure que sur le long terme, c’est vraiment un investissement rentable en temps 😉.

2. Se libérer de la charge mentale

Le 2ème intérêt des process, c’est de vous libérer de la charge mentale et de vous assurer de ne rien oublier. Vu que tout est noté, pas à pas, vous n’avez plus qu’à suivre le guide et vous êtes sure de ne pas zapper une étape importante.

Exactement comme avec une recette de cuisine, c’est quand même bien plus simple quand on a la recette sous les yeux que quand on doit s’en rappeler de tête. D’autant plus que je vous rappelle que notre cerveau est excellent pour réfléchir mais pour retenir l’information, c’est clairement pas le meilleur.. 😅

Alors bien sûr, pour faire des œufs aux plats ou une salade de concombre, on s’en sort en comptant sur notre cerveau, mais si on veut faire des macarons ou une charlotte aux fraises sans oublier un ingrédient ou une étape importante, il vaut quand même mieux s’appuyer sur une recette écrite. Et dans votre business, c’est exactement pareil😊 (et oui désolée, j’ai décidé de vous mettre l’eau à la bouche avec cet article 🤭).

Un process qu'est-ce que c'est ? Quel intérêt pour ton business ? Et surtout comment faire en pratique pour les mettre en place ? Je te dis tout dans cet article !

3. Garantir une qualité constante

Le 3ème avantage d’avoir des process et la raison pour laquelle toutes les grandes boites s’en servent, c’est que ça vous permet de garantir un niveau de qualité constant dans le temps, quel que soit le moment ou la personne qui fait la tâche.

Comme vous répétez toujours les mêmes étapes dans le même ordre pour faire une certaine tâche, normalement le résultat est toujours à peu près le même en terme de qualité si votre process est bien détaillé. Du coup, ça permet d’assurer tout le temps le même niveau de qualité, quel que soit le client, le produit, votre humeur du moment, votre énergie etc..

Si on continue dans les exemples de nourriture, c’est pour ça par exemple que dans n’importe quel McDo du monde que vous alliez, les frites sont exactement les mêmes 🍟. Et c’est d’ailleurs un des gros succès de MacDonald : Ok la nourriture c’est pas la meilleure du monde 😅, mais que vous soyez à Bali, Tokyo ou Paris, vous savez à quoi vous attendre parce qu’un big mac est le même partout. Et s’ils arrivent à faire ça dans des milliers de restaurants dans le monde, c’est parce qu’ils ont des process rédigés bien précis qui sont appliqués partout de la même manière 💪.

4. Identifier plus facilement les axes d’amélioration

Le 4ème intérêt des process, c’est que ça va vous permettre de gagner en efficacité dans votre manière de faire les choses.

Comme vous allez devoir décomposer étape par étape comment vous faites une tâche en particulier, vous allez pouvoir vous demander pour chaque étape s’il y a pas moyen de simplifier les choses. C’est bien plus simple quand on a tout décomposé d’identifier les axes d’améliorations.

Résultat : vous pourrez optimiser à chaque fois un petit morceau de votre process, un petit pas après l’autre. Et avec la magie de l’effet cumulé, vous allez gagner énormément en efficacité 🥳 (et ça forcément par ici, on aime bien 😁).

5. Faciliter la délégation

Enfin le 5ème avantage des process et clairement pas le moindre, c’est de faciliter énormément la délégation dans votre business.

Forcément, si demain vous devez déléguer certaines tâches à une personne externe qui ne connait pas votre business et votre façon de fonctionner, vous allez gagner énormément de temps si vous avez déjà des process rédigés plutôt que si tout est dans votre tête 😉.

Vous n’aurez qu’à lui transmettre les process existants et s’ils sont bien rédigés, normalement elle n’a plus qu’à suivre les étapes. D’ailleurs c’est le meilleur test pour savoir si vos process sont bien fait suivant si vous avez beaucoup de questions et d’explications en plus à ajouter ou pas.

Par contre, je vous encourage vraiment à ne pas attendre de devoir déléguer pour créer vos process ! Parce que quand on arrive au stade où on doit déléguer certaines tâches, c’est souvent qu’on a plus le temps de s’en occuper ou qu’on a d’autres priorités à gérer donc c’est pas du tout le moment pour passer plusieurs heures voire journées à rédiger pas à pas tous ses process 😅.

Et puis comme on l’a vu juste avant, les process ça vous fait gagner du temps à vous aussi, ce n’est pas utile que pour déléguer donc autant s’y mettre le plus tôt possible !

D’ailleurs, c’est un sujet qu’on aborde en profondeur dans le coaching Entrepreneures Productives : mon programme signature dans lequel j’accompagne un petit groupe d’entrepreneures pendant 2 mois pour vous aider à structurer votre business, reprendre le contrôle de votre temps et développer votre business plus sereinement 🤗.

🗓️ La prochaine session ouvrira ses portes début septembre et pour vous faire patienter, j’ai mis en place une liste d’attente en mode Summer Camp 🍉 où je vous envoie tout l’été des contenus exclusifs pour vous aider à structurer votre business et votre organisation. Si vous voulez rejoindre le Summer Camp et avoir toutes les infos en avant première sur le programme, il suffit de vous inscrire en cliquant ici (bien sur c’est totalement gratuit et ça ne vous engage à rien d’être sur la liste d’attente 😉)

Comment mettre en place des process dans son business en pratique ?

J’espère qu’avec tout ça, vous êtes convaincues que les process c’est la vie, c’est génial et que vous devez vous créer votre base de process pour votre entreprise ? C’est ok pour vous ? 😊

Alors voyons voir maintenant comment est-ce qu’on fait en pratique pour mettre en place des process dans son business !

Etape 1 : Déterminer les tâches pour lesquelles on a besoin de process

Déjà la toute première étape, ça va être de déterminer quelles sont les tâches pour lesquelles on va rédiger des process.

Parce que je vous disais plus haut qu’on pouvait créer des process pour tout mais ça ne veut pas dire que c’est toujours pertinent pour autant 😅. Ca prend quand même un peu de temps de rédiger un process donc pour que ce soit un investissement temporel bien rentabilisé, on va choisir des tâches qui répondent à deux critères :

  • Critère 1 : C’est une tâche qu’on a déjà fait plusieurs fois et qu’on maîtrise.

On ne rédige pas un process la première fois qu’on fait une tâche. A ce moment là on est encore dans la découverte, dans l’apprentissage et on manque de recul pour pouvoir décomposer suivant des étapes optimisées. Il vaut mieux attendre d’avoir un peu plus d’expérience et d’être en maîtrise de la tâche en question pour se lancer dans la rédaction du process 😉.

  • Critère 2 : C’est une tâche qu’on fait régulièrement

L’objectif d’un process, c’est de pouvoir le réutiliser et gagner du temps à chaque fois grâce à ça. Alors forcément, vous n’allez pas en mettre en place pour une tâche exceptionnelle que vous avez eu à gérer une seule fois et qui n’a pas de raison de se reproduire. On va donc sélectionner les tâches qui reviennent régulièrement dans votre activité, en commençant par celles que vous faites les plus souvent ou alors celles qui vous demandent à chaque fois le plus de temps et de recherche.

Par exemple, un des premiers process que j’ai rédigé personnellement pour mon business après tous les process de créations de contenus, c’est mon process mensuel de comptabilité et de déclaration URSSAF. Je ne le fais pas tous les jours, ce n’est qu’une fois par mois sauf qu’à chaque fois, je perdais du temps à me redemander comment récupérer les infos sur mes plateformes de paiement, rechercher le site sur lequel aller, les bonnes pages etc.. Maintenant que tout est écrit pas à pas dans une page Notion avec les liens utiles, les captures d’écrans, je n’ai plus à me poser la question et j’arrive à boucler ça en un temps record 🎉.

⏩ Du coup, vous pouvez commencer pour cette première étape par faire la liste de toutes les tâches que vous faites régulièrement dans votre entreprise et voir lesquelles sont des bonnes candidates pour créer un process dessus 😊.

Etape 2 : Rédiger le process en même temps qu’on fait la tâche

Un process qu'est-ce que c'est ? Quel intérêt pour ton business ? Et surtout comment faire en pratique pour les mettre en place ? Je te dis tout dans cet article !

Une fois que vous savez quels sont les process que vous avez à rédiger, vous pouvez vous mettre un petit rappel pour la prochaine fois que vous devez faire cette tâche en prévoyant plus de temps pour rédiger votre process en même temps que vous allez faire la tâche en question.

C’est vraiment le meilleur moment pour le faire puisque vous allez pouvoir noter au fur et à mesure toutes les actions que vous faites en même temps que vous devez les faire 👩‍💻.

Donc vous vous lancez dans votre tâche, vous ouvrez une page à côté sur Notion ou votre outil de prise de notes préféré et vous notez absolument tout ce que vous faites, étape par étape.

Il faut savoir que vos process peuvent prendre différentes formes : vous pouvez les écrire bien sûr mais aussi insérer des captures d’écrans, des liens, des images et même faire des process vidéos où vous filmez votre écran en expliquant pas à pas toutes les étapes. Et pour ça, je trouve ça c’est super pratique de rédiger ses process sur Notion puisque sur une même page, vous pouvez très facilement insérer différents types de contenus et de médias.

Etape 3 : Contrôler que le process est complet

Donc là, ça y est vous avez rédigé votre process, vous avez fait le plus dur, bravo ! 👏

Maintenant vous allez pouvoir le ranger dans un coin et le laisser de côté jusqu’à la prochaine fois que vous aurez à faire cette tâche. A ce moment là, quand vous recommencez la tâche en question, vous allez pouvoir vérifier que votre process est bien complet. Vous allez regarder votre process et vous allez suivre à la lettre les étapes que vous avez notées.

Comme vous maitrisez déjà la tâche que vous êtes en train de faire, vous allez très vite vous rendre compte s’il y a des choses qui manquent 😅. Si c’est le cas, vous n’avez qu’à ajouter ces étapes manquantes et comme ça, à ce stade là, vous êtes sures d’avoir un process complet et efficace ! 🥳

Etape 4 : Centraliser tous les process au même endroit

L’objectif des process c’est de vous faire gagner du temps donc ça serait quand même dommage d’en perdre à vous demander où est-ce que vous l’avez mis 😅.

Que vous ayez déjà plusieurs process rédigés ou que vous n’ayez pas encore commencé, je vous invite dès maintenant à choisir l’endroit où vous allez tous les centraliser.

Vous pouvez par exemple créer une base de données Process dans Notion et ensuite ajouter différentes propriétés pour préciser la thématique du process, créer des vues filtrées suivant vos besoin et retrouver très rapidement un process avec la fonction recherche. L’avantage avec Notion, c’est que vous pouvez aussi vous créer un template de nouveau process pour respecter toujours le même modèle et gagner encore plus de temps (c’est d’ailleurs le genre de bases de données qui est déjà intégrée dans l’espace Notion complet qui est offert à mes coachées dans le programme Entrepreneures Productives 🤗)

Si vous n’utilisez pas Notion, vous pouvez aussi stocker vos process sur une application de notes si vous n’avez que des process écrits, ou dans un dossier sur un drive.

Je vous conseille vraiment de stocker vos process sur un outil en ligne parce que ça sera beaucoup plus simple ensuite pour les partager à d’autres personnes et être sûre que tout le monde travaille avec la même version vu que les fichiers seront synchronisés en temps réel 😉.

Etape 5 : Mettre à jour régulièrement

Un process qu'est-ce que c'est ? Quel intérêt pour ton business ? Et surtout comment faire en pratique pour les mettre en place ? Je te dis tout dans cet article !

Une fois que vous avez vos process rédigés et bien rangés tous au même endroit, ce n’est pas tout à fait terminé ! 😅

Parce qu’un process, ce n’est pas quelque chose de statique, ça doit évoluer et être mis à jour régulièrement.

Tout comme votre business évolue et au fur et à mesure, vous ne faites plus exactement les mêmes choses de la même manière, vous devez aussi mettre à jour vos process pour qu’ils restent utiles et pertinents. Parce qu’un process qui n’est plus à jour et donc sur lequel vous ne pouvez plus vous appuyer, c’est un process qui ne sert plus à rien en fait.. 🤷‍♀️

Donc à chaque fois que vous faites une tâche en vous appuyant sur un process, n’hésitez pas à faire des modifications sur le process si vous vous rendez compte que ce qui est écrit n’est plus à jour ou que vous avez changé votre manière de faire depuis la dernière fois.

Si vous n’avez pas le temps de le faire sur le moment, notez que votre process n’est plus à jour et prévoyez un peu plus de temps la prochaine fois que vous ferez cette tâche pour faire la mise à jour. Comme ça, vous vous assurez d’avoir un livre de recettes qui est tout le temps à jour et vraiment utile pour votre business ! 😊

Conclusion

Et voilà, vous avez maintenant toutes les clés pour mettre en place des supers process pour votre business ! Au final, ce n’est pas si compliqué à mettre en place et c’est un tel gain de temps que vraiment, je vous encourage à mettre en place des process dès maintenant, quel que soit le stade où vous en êtes dans votre business 😉.

Et si vous voulez être accompagnées pour mettre en place vos process, structurer votre business et votre organisation, vous pouvez rejoindre la liste d’attente Summer Camp 🍉 du programme Entrepreneures Productives et profite des contenus exclusifs de l’été avant la réouverture des portes début septembre en cliquant juste ici.

J’espère que cet article vous a plu et que ça vous aidera à mettre en place vos process pour être encore plus productive et vous simplifier la vie dans votre business ! 🤗 D’ailleurs, dites moi en commentaire, si vous devez commencer par rédiger un seul process, lequel ça serait ?

Un process qu'est-ce que c'est ? Quel intérêt pour ton business ? Et surtout comment faire en pratique pour les mettre en place ? Je te dis tout dans cet article !

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