Mes 9 outils indispensables pour organiser mon business en ligne

Ça va bientôt faire près d’un an et demi que mon projet « L’orga de Miléna » a vu le jour. Franchement je ne savais pas vraiment dans quoi je mettais les pieds à ce moment là . Et surtout, je n’avais aucune idée de tous les outils qui pouvaient exister et qui étaient même nécessaires pour gérer un business en ligne.

Bon j’ai quand même pas mal appris depuis, j’ai testé aussi beaucoup d’applications différentes et certains de ces outils sont devenus mes indispensables pour organiser mon business au quotidien .

Maintenant que je commence à avoir un peu plus d’expérience sur la question (même si je suis loin d’avoir tout essayé hein ), je voulais vous partager avec vous la liste des 9 outils qui me font gagner du temps chaque jour .

Que vous vous intéressiez au blogging, à l’entrepreneuriat (digital ou pas d’ailleurs) ou à la communication en ligne, je suis sûre que ces outils peuvent vous aider à mieux vous organiser et à vous libérer du temps !

1. Notion

Quand j’ai commencé le blog, j’ai voulu centraliser toutes les informations, l’organisation, le calendrier éditorial etc.. au même endroit. Et il me fallait un espace en ligne pour pouvoir y accéder depuis mon ordinateur, téléphone ou tablette . J’ai commencé tout bêtement avec un document Google Sheet hébergé sur mon drive mais bon en terme d’ergonomie et d’aspect pratique, on repassera..

Je suis donc partie à la recherche d’un outil plus sympa pour gérer tout ça. J’ai testé Trello puis pendant un certain temps Asana avant de découvrir Notion qui a révolutionné ma vie

Bon ok on va peut-être pas aller jusque là mais c’est vraiment mon outil chouchou, indispensable, ouvert H24 sur mon ordinateur pour gérer TOUT mon business (et une bonne partie de ma vie perso aussi )

D’ailleurs, si vous voulez tester Notion, j’ai créé une formation vidéo offerte de 5 jours pour vous aider à faire vos premiers pas avec cet outil génial 😍

Une fois inscrite, vous recevrez chaque jour un email avec le lien de la vidéo du jour ainsi que l’accès à l’espace Notion à dupliquer pour mettre immédiatement en application tout ce que je vous explique en vidéo et commencer à créer votre propre système d’organisation dans Notion 🤩

2. Google Agenda

Tout le monde ou presque connait l’application calendrier de Google donc je ne vais pas vous la présenter en détail . Cela fait un moment qu’elle fait partie de mes applications quotidiennes, que ce soit pour gérer mon agenda pro , perso, en commun avec mon chéri, mes habitudes etc..

Je vous en parle d’ailleurs dans cet article si ça vous intéresse :

Comment mieux s’organiser avec Google Agenda ?

Mais elle a pris une toute autre dimension ces derniers mois depuis que j’ai commencé à appliquer la méthode du time-blocking pour organiser mes journées : chaque matin (ou la veille au soir), j’organise toute ma journée par blocs de temps en fonction des tâches que je dois faire . Comme je veux aussi garder une trace du temps passé sur chaque tâche, je préfère faire ça en mode digital avec Google agenda pour pouvoir ajuster au fur et à mesure de ma journée.

Depuis que j’ai mis en place cette méthode, je me sens beaucoup plus efficace dans mes journées clairement. Et surtout, je n’ai pas à me poser de questions pendant la journée sur ce que je dois faire à cette heure ci ou là .

Si vous voulez en savoir plus sur le Time-blocking, je vous invite à lire cet article dans lequel je vous explique toute la méthode :

Comment utiliser le Time-blocking pour mieux gérer son temps ?

3. Google Drive

Vu qu’on parle de Google, on va continuer avec un autre indispensable pour moi : Google Drive !

Clairement, je pense qu’en terme de sauvegarde informatique , on n’est jamais trop prudent et on n’est jamais à l’abri d’un problème. Étant donné le temps qu’on peut passer à créer du contenu pour nos business en ligne, hors de question de prendre le moindre risque de perdre tout ça à cause d’une erreur, d’un problème matériel ou d’un piratage .

Du coup, je sauvegarde l’ensemble du blog tous les mois sur mon Google Drive (de façon totalement automatisée avec l’extension UpdraftPlus) et je sauvegarde aussi manuellement tous mes visuels dessus au fur et à mesure de leur création.

Il faut savoir qu’avec n’importe quel compte Google, vous avez un espace de stockage de 15 Go gratuit mais si vous avez besoin de plus, vous pouvez passer sur une offre payante . Comme je stocke en gros toute ma vie sur mon Drive, j’utilise l’offre de 100 Go d’espace à 20€/an et pour moi ça vaut franchement l’investissement vu la tranquilité d’esprit que ça me procure .

4. WordPress

Il arrive un peu tard dans cette liste mais sans WordPress, vous ne seriez même pas là à me lire en fait !

WordPress, c’est ce qu’on appelle dans le jargon informatique un CMS (Content Management Services). En version compréhensible pour le commun des mortels, c’est un outil qui permet de créer un site complet sans avoir à le coder de zéro (voire même sans avoir à coder du tout d’ailleurs).

Le gros avantage de WordPress, c’est les possibilités d’adaptation illimitées, que ce soit grâce aux plugins à télécharger, aux thèmes ou même en touchant directement aux fichiers de code, tout en ayant une interface très intuitive pour toute la gestion du site.

C’est vraiment un outil génial pour créer son site sans être un expert en informatique. Et en plus, c’est entièrement gratuit ! Après, on peut toujours utiliser des thèmes ou plugins payants mais ce n’est pas du tout obligatoire (d’ailleurs je n’ai toujours pas passé le pas perso ).

Par contre, attention à ne pas confondre le CMS WordPress qu’on peut installer sur un hébergement web pour créer un site et wordpress.com qui est une plateforme de blogging aux fonctionnalités bien plus limitées .

5. Canva

Dans le genre outil gratuit incontournable pour son activité ou communication digitale, il y a aussi Canva qui fait parti du podium .

Canva, c’est un site en ligne qui permet de créer facilement toutes sortes de visuels, à partir de templates, d’éléments pré-existants et surtout sans être une graphiste chevronnée.

N’étant clairement pas une experte de photoshop, Canva c’est vraiment un indispensable pour tous mes visuels, que ce soit sur le site ou sur les réseaux sociaux. Je m’en sers vraiment pour tout et je pense que ce site serait beaucoup plus moche si ça n’existait pas .

Comme la plupart des outils que je vous présente ici, il existe une version gratuite et un abonnement payant qui permet des fonctionnalités avancées. Pour le moment, j’ai toujours la version gratuite de Canva et elle me suffit pour ce que j’en fais personnellement . Si je devais passer à l’abonnement payant, ça serait surtout pour pouvoir mieux organiser mes designs dans mon espace personnel et pour accéder à toutes les images et éléments réservés aux membres premiums.

6. Mailerlite

Un autre outils qui est devenu un indispensable de mon activité, c’est mon gestionnaire de mail, Mailerlite.

Le mail étant un moyen de communication privilégié pour n’importe quel business en ligne, il est nécessaire d’avoir un outil pour envoyer des mails d’un coup à toute une liste de contact, pour automatiser les envois (quand vous vous inscrivez à un formulaire par exemple) ou programmer à l’avance .

Aujourd’hui, il existe pas mal de solutions pour faire ça : Mailchimp, System.io, Sendingblue, Mailerlite, Mailjet etc..

J’ai choisi Mailerlite tout d’abord pour leur offre gratuite : Si on a moins de 1 000 abonnés, on peut accéder à l’ensemble des fonctionnalités gratuitement (quand la plupart des gestionnaires de mails limitent beaucoup les fonctionnalités des comptes gratuits) et on n’a pas de limite en terme de nombre de mails envoyés .

J’aime aussi beaucoup leur interface et notamment sur la création de circuits automatiques qui est très intuitive et simple d’utilisation. Et pour avoir eu l’occasion de les contacter, je trouve que leur service client est vraiment sympa et réactif. Sans compter le rapport qualité-prix même quand on passe sur les offres payantes. Bref, vous l’aurez compris, j’en suis très contente .

7. Tailwind

Quand je me suis lancée dans ce projet, je n’avais pas du tout conscience du temps que ça pouvait prendre, notamment sur la gestion des réseaux sociaux . Il faut dire que je n’y étais pas très présente à titre perso. Mais j’ai vite compris que c’était incontournable au niveau business d’avoir une visibilité sur les réseaux.

Sauf qu’avec la rédaction des articles, la création d’outils, les échanges par mails et accessoirement mon travail salarié à temps plein, il était impossible pour moi de passer plusieurs heures par jour à gérer Pinterest, Instagram, Facebook et cie .

Du coup, j’ai commencé déjà par me simplifier la vie sur Pinterest grâce à l’outil Tailwind. C’est le premier outil payant que je me suis mise à utiliser d’ailleurs (après avoir fait un test avec les 100 épingles gratuites) et je ne regrette absolument pas .

Grâce à Tailwind, je peux planifier mon contenu Pinterest de façon illimité, publier autant de fois que je veux par jour, partager le contenu des autres etc.. en quelques clics. C’est un gain de temps énorme et pour 10€ par mois, ça les vaut largement je trouve .

Je planifie généralement mon contenu le week-end sur au moins 1 ou 2 semaines d’avance voire plus si je pars en vacances . Par exemple cet été, j’ai planifié à l’avance 15 épingles par jour pendant les 4 semaines où j’étais en vadrouille à travers la France et je n’ai pas eu à toucher à Pinterest de tout ce temps.

8. Later

Dans la même veine que Tailwind pour gagner du temps sur la gestion des réseaux sociaux, j’utilise également beaucoup Later.

C’est aussi une application qui permet de planifier à l’avance ses posts sur les réseaux sociaux . Je me sert de la version gratuite qui permet de planifier 30 posts par mois pour Instagram et Facebook. C’est un peu juste pour Pinterest (d’où mon utilisation de Tailwind en parallèle) mais pour Instagram et Facebook, ça me suffit largement aujourd’hui.

Et tout comme Tailwind, Later me permet de ne pas avoir à rester sur mon téléphone ou ordinateur au moment de publier un post et de rester présente même sur les périodes où je suis en vacances ou occupée. Avec mon travail salarié à côté, c’est vraiment indispensable pour moi de pouvoir programmer à l’avance mes contenus en fait .

J’ai eu l’occasion de tester la version premium de Later pendant 2 mois lors d’une offre promotionnelle et les fonctionnalités proposées sont assez intéressantes pour Instagram je trouve : Analyse de hashtags, possibilité de programmer aussi le premier commentaire, planification des story qui sont ensuite envoyées sur le téléphone etc.. Après, je ne l’utilise pas suffisamment aujourd’hui pour payer pour ça.

9. Podia

Pour terminer cette liste, je voulais vous parler également de Podia. C’est la plateforme qui héberge aujourd’hui tous mes produits, que ce soit ma formation Notion de A à Z ou mes différents templates Notion.

J’ai choisi Podia pour sa facilité d’utilisation, notamment côté client . J’ai eu l’occasion de la tester avec une formation en ligne que j’avais acheté et j’avais beaucoup aimé l’interface.

Un des avantages de Podia aussi, c’est que le prix est fixe quel que soit le nombre de formations, clients ou fichiers qu’on a contrairement à certaines plateformes qui limitent en nombre de produits ou qui prennent un % du chiffre d’affaires à chaque vente .

Elle existe aujourd’hui en deux formules : une version simple à 35$/mois qui permet d’avoir un nombre illimité de formations ou produits digitaux et une version premium à 79$/mois qui permet également de faire de l’affiliation, des memberships et des webinaires.

Conclusion

Voilà, vous avez tous les outils que j’utilise au quotidien pour m’organiser dans beau projet (tout en ayant le temps de dormir ). J’espère que cette liste d’outils vous permettra d’avoir une meilleure idée des possibilités en terme d’automatisation, d’organisation et de gain de temps quand on gère un business en ligne .

Bien entendu, ce sont vraiment des choix personnels, que ce soit en tant qu’outils gratuits ou payant. Je vous ai expliqué les raisons de mes choix mais ça ne veut pas forcément dire qu’ils conviennent à tout le monde. N’hésitez pas à vous renseigner aussi sur les alternatives possibles qui peuvent être plus adaptées suivant votre besoin .

Et dites-moi en commentaire, est-ce que vous utilisez certains de ces outils ? Est-ce que vous avez d’autres indispensables que vous utilisez au quotidien vous ?