Aujourd’hui, je vais te parler des KPI ou indicateurs de performance📊 et nous allons surtout voir comment définir et utiliser les KPI pour piloter et développer ton entreprise 🚀.
Pour moi, c’est vraiment un sujet clé en business. J’avoue que c’est aussi une petite déformation professionnelle puisque j’ai quand même eu l’occasion de bien les traiter dans mon ancienne vie, quand je travaillais en audit financier et en direction financière. Mais c’est surtout un aspect essentiel pour bien piloter ton entreprise et t’assurer qu’elle va dans la bonne direction. C’est aussi un aspect souvent négligé par beaucoup d’entrepreneures, un peu par peur des chiffres et par manque de connaissances et de méthode sur le sujet mais ça tombe bien parce qu’aujourd’hui, on va résoudre ça 💪.
Dans cet article, on va donc voir déjà ce que c’est que les KPI, quel intérêt d’en définir, comment faire en pratique et surtout comment analyser les résultats pour te permettre de développer ton entreprise efficacement 🤗. Parce que le but n’est pas juste de t’amuser à collectionner plein de nombres dans un tableau pour le fun, personne ne fait ça pour s’amuser en vrai 😅. Le but est vraiment de pouvoir les étudier pour pouvoir prendre des décisions, ajuster ta stratégie, ton plan d’action, en fonction.💼
Pour commencer, c’est quoi les KPI ?
Définition des indicateurs clés de performance (KPI)
Déjà pour commencer, qu’est-ce que ça veut dire au final KPI ? KPI signifie « key performance indicator » en anglais, et en français cela se traduit par « indicateurs clés de performance ». Cependant, l’acronyme le plus couramment utilisé est KPI📈.
Derrière ce nom un peu barbare, il s’agit simplement de marqueurs chiffrés qui te permettront de mesurer l’évolution de ton entreprise par rapport à tes objectifs 😉.
L’importance de suivre efficacement ses KPI pour piloter son entreprise :
Si tu n’as pas de données chiffrées, mesurables, factuelles et objectives sur lesquelles t’appuyer, tu ne peux pas savoir si les actions que tu mènes sont efficaces ou non 🤷♀️.
Je sais que beaucoup d’entrepreneurs ne sont pas forcément fans de chiffres et que tu pourrais te dire : « Non, mais ça va, moi, ce n’est pas mon truc, je préfère le faire au feeling ». Mais en fait, je suis sûre qu’aujourd’hui, tu regardes déjà plein de données chiffrées dans ton business sans même t’en rendre compte. Tu ne vas pas me dire que tu n’as jamais regardé le nombre de tes abonnés sur Instagram, le nombre de likes sur un post ou ton chiffre d’affaires sur un mois par exemple 🤭.
Tout cela, ce sont des indicateurs qui te permettent d’évaluer si ce que tu fais est efficace ou non, et ainsi d’ajuster tes actions en conséquence. Leur analyse est indispensable pour ton business car l’entrepreneuriat est vraiment un processus d’amélioration continue, d’essais et d’erreurs constants. On ne peut jamais savoir à l’avance ce qui va bien fonctionner tant qu’on a pas testé.
Développer ton business, ça te demande de définir une stratégie, un plan d’action, de l’implémenter puis de voir ce qui a mieux ou moins bien fonctionné. En se basant sur les résultats, on appuie sur l’accélérateur pour ce qui marche et on améliore ce qui fonctionne moins bien, et cela en continu et à tous les niveaux de ton business.
Pourquoi choisir les bons KPI est crucial ?
Les critères à prendre en compte pour choisir des indicateurs pertinents pour ton entreprise
Comme je disais, un KPI est un marqueur mesurable. Donc, en soi, tout ce qui est chiffré peut devenir un indicateur clé dans ton entreprise. Cela ne veut pas dire pour autant que tous les chiffres, toutes les données numériques en lien avec ton entreprise doivent devenir des KPI.
En fait, dans KPI tu as le mot « key », clé 🔑. C’est vraiment ceux qui répondent à cette caractéristique qui te permettent de mesurer ta progression par rapport à tes objectifs du moment 🎯.
Donc, il n’y a pas de liste de KPI qui s’applique à tous, c’est vraiment propre à chacune, parce que nous avons toutes des entreprises et des aspirations différentes. Comme celles-ci évoluent dans le temps, tes KPI vont aussi changer, puisqu’ils sont là justement pour te permettre de mesurer, d’analyser si tu avances par rapport aux objectifs que tu t’es fixés.
Si tu modifies des objectifs, tu adaptes tes KPI aussi. Par exemple si aujourd’hui mon but est de développer mon chiffre d’affaires, je n’ai pas le même indicateur clé que si mon objectif principal est de réduire mon temps de travail. Ainsi, choisis quels indicateurs sont vraiment pertinents pour toi, et n’essaient pas d’en ramasser le plus possible.
Réfléchis plutôt en : en avoir moins, mais mieux.😉
Exemples d’indicateurs clés de performance (KPI) pour piloter son entreprise
Tu peux définir des KPI généraux, et tu peux avoir des KPI différents suivant les domaines de ton business et tes objectifs du moment.
💰Les finances
On parle souvent d’indicateurs financiers, qui sont les plus courants. Il s’agit par exemple du chiffre d’affaires, du résultat net, du taux de marge, du montant que tu as en trésorerie et de ton besoin en fonds de roulement. Tu peux aussi mesurer ta marge opérationnelle et ta marge nette.
Le chiffre d’affaires est un indicateur qui revient très souvent, mais il ne suffit pas à mesurer la performance monétaire de ton entreprise. Tu peux faire un chiffre d’affaires de 10 millions d’euros, mais si tu as 12 millions de charges, clairement ton business ne vas pas se porter très bien. C’est pourquoi, sur la question de mesure de performance, il est essentiel de t’interroger sur ce qui est vraiment pertinent pour toi et ton entreprise.
🎯Le marketing
Tu peux avoir des indicateurs en termes de marketing et de visibilité, comme le nombre d’abonnés sur certaines plateformes, sur ta liste email, le taux d’engagement, le taux d’ouverture de tes e-mails, le nombre de vues sur tes vidéos YouTube et le nombre d’écoutes sur ton podcast. Cela dépend complètement de ton business et de si ta visibilité en ce moment est un de tes objectifs de développement.
🛍️ La vente
Il y a aussi les indicateurs de vente, comme le nombre de ventes, le nombre d’appels découverte, le taux de conversion sur tes pages de vente et le taux de conversion des appels découverte.
⏱️ La productivité
Les indicateurs au niveau de la productivité peuvent aussi être suivis, comme le nombre d’heures que tu passes par semaine en temps de travail, facturable, non facturable ou global sur certains domaines de ton activité, et combien de jours de vacances ou de repos tu as pris.
📞Le service client
Tu peux poser des indicateurs au sujet du service client, comme le délai de réponse, le taux de fidélisation, le nombre d’avis positifs et le taux de satisfaction.
Il y a une infinité de marqueurs possibles. N’importe quelle donnée chiffrée que tu récoltes avec ton business peut être un indicateur. Détermine lesquels sont simples à mesurer, pertinents et pour lesquels tu peux facilement avoir l’information.
L’objectif derrière est de mesurer si les actions que tu fais apportent des résultats. A chaque fois que tu choisis un indicateur, demande toi « en quoi ça va me permettre de mesurer si ce que je fais est vraiment efficace ou non ? » Si la réponse est « ça ne sert à rien », alors ne t’embête pas à suivre cet indicateur juste pour récolter des données inutiles, c’est une perte de temps.
Tu peux séparer tes indicateurs en deux parties :
- Tu peux avoir des indicateurs clés que tu vas suivre sur le long terme pour évaluer la performance de ton business par rapport à tes aspirations. Généralement, on retrouve ces indicateurs financiers ici car un business ne vit pas d’amour et d’eau fraîche 💰. Il est important de mesurer la bonne santé budgétaire d’une entreprise. A minima, tu devrais suivre ton chiffre d’affaires et ton résultat net. Ne te concentre pas uniquement sur le chiffre d’affaires, car ce qui compte vraiment, c’est le montant de résultat net, ce qui te reste à la fin, une fois que tu as tout payé, tes charges, les impôts, etc. et que tu vas vraiment pouvoir utiliser pour te rémunérer et pour continuer à développer ton business💪.
- Il y a aussi les indicateurs clés qui vont être liés à des projets, des objectifs du moment que tu vas suivre de façon temporaire⏳. Par exemple, si un de tes objectifs est de créer et d’animer une communauté engagée sur Discord avec tes clientes, tu peux définir des marqueurs tels que le nombre de clientes qui ont rejoint la communauté, le nombre de messages envoyés et le délai de réponse aux messages. On va pouvoir aussi se fixer des objectifs SMART en écho et mesurer ensuite la progression📈. Dans ce cas-là, tu pourrais suivre le pourcentage de clients qui ont rejoint la communauté et le nombre moyen de messages envoyés par membre. Ce seraient des indicateurs pertinents pour savoir si tu as réussi à motiver tes clientes à aller dans la communauté et si tu arrives à leur donner envie de s’engager dedans.
Maintenant, à toi de jouer pour définir les meilleurs indicateurs dans ton business par rapport à tes objectifs du moment 💪.
Comment suivre ses KPI efficacement 🧐
Une fois que tu as choisi quels sont les KPI business du moment, il va falloir les suivre.
Les outils pour collecter les données et centraliser les informations
Pour suivre, collecter et stocker les données de ces différents indicateurs, tu vas pouvoir utiliser des outils de pilotage.
Si tu démarres et que tu n’as jamais fait de suivi des indicateurs clés, fais simple pour commencer. Tu peux très bien t’appuyer sur un outil comme Notion pour réaliser ta base de données 📑. Si tu es plus à l’aise, tu peux le faire dans un fichier Excel, un fichier Google Sheets ou même Airtable, qui peut être adéquat pour ce genre de choses.
Personnellement, je te conseille Notion, car si tu as déjà toutes les autres informations de ton entreprise dans cet outil, autant tout centraliser au même endroit. Le but est que tu ne perdes pas de temps à chercher où tu as mis l’information : simplifie toi la vie au maximum🧘♀️. Si tu as plusieurs indicateurs à suivre, ne crée pas un fichier par marqueur, fais tout au même endroit.
Ensuite, tu peux essayer d’automatiser la collecte des données autant que possible. Pour cela, fais appel à des outils comme Zapier ou Make, pour récupérer les informations automatiquement depuis certaines plateformes 🔄. Il y en a pour lesquels c’est possible, d’autres non, cela dépend. Mais si tu peux automatiser cette partie de la collecte, c’est toujours ça de gagné. Une fois ton tableau rempli, il ne reste plus que la partie analyse, qui est quand même la plus intéressante à faire.
Les bonnes pratiques pour suivre efficacement ses indicateurs clés de performance :
A quelle fréquence suit-on ses indicateurs clés de performance ?
Il n’y a pas de règle absolue. Cependant, je te conseille a minima, de les suivre au moins une fois par mois. Si tu ne le fais qu’une fois par an, cela signifie qu’il n’y a qu’une fois par an où tu vas te poser la question de savoir si ce que tu fais fonctionne ou non et ce que tu dois modifier. Donc, forcément, en termes d’ajustement, cela va être un peu long. Toutefois, cela dépend également des projets, du moment, et des indicateurs que tu suis. Certaines personnes font leur suivi toutes les semaines mais pour mes indicateurs généraux, je le fais personnellement une fois par mois. Tu peux aussi te dire que tu vas les suivre et récolter l’information toutes les semaines, mais que tu feras l’analyse seulement tous les mois, c’est aussi une possibilité 🗓️.
Toute cette partie de pilotage de tes KPI, le choix des indicateurs clés, le suivi, l’analyse qui est ici, est également une partie que j’intègre dans le programme « Entrepreneures Productives », mon programme signature dans lequel j’accompagne un petit groupe d’entrepreneurs pendant douze semaines pour reprendre le contrôle de leur temps, structurer leur business et se développer plus sereinement.
J’ouvre deux sessions par an et la prochaine est en Février 2024. Si tu veux obtenir toutes les informations en avant-première pour la nouvelle session, tu peux t’inscrire dès maintenant sur la liste d’attente. Ca ne t’engage à rien mais ça te permettra de recevoir toutes les infos et de profiter de bonus exclusifs réservés aux membres de la liste d’attente 😉.
Pour s’inscrire à la liste d’attente c’est ici 👇
Créer un process pour détailler la collecte d’information
Tu peux le faire directement dans une page Notion, par exemple, avec :
- Où retrouver l’information.
- Les liens directs d’accès aux différents sites qui te permettent d’avoir cet indicateur.🔗
- Idéalement, le tableau de suivi des indicateurs.
L’avantage d’utiliser Notion, c’est que tu peux avoir tout au même endroit. Et puis, quand tu as déjà tous les liens, toutes les informations directement, qu’il te suffit de suivre les étapes pas à pas, c’est beaucoup plus simple. Ensuite, à toi de te bloquer un créneau, une routine chaque semaine, chaque mois, en fonction de quand tu veux suivre ces indicateurs ⏰.
Si tu as besoin de prendre du temps pour collecter les informations, je te conseille de planifier cela sur les moments de la journée où tu n’es pas forcément la plus efficace. Ce n’est pas sur tes périodes de productivité que tu dois le faire vu que copier des chiffres à droite, à gauche, entre différents sites, n’est normalement pas ce qui prend le plus de concentration. Autant le faire quand, de toute façon, tu sais que tu n’es pas forcément capable d’être hyper focus sur des projets et des tâches complexes. C’est une meilleure utilisation de ton temps sur ces périodes-là que de scroller sur Instagram dans l’onglet « réels »😅.
Comment analyser et interpréter ses KPI
Donc, normalement, tu as choisi des indicateurs clés à suivre pour ton business, tu as commencé à les collecter dans une jolie base de données, sur Notion ou dans un fichier Excel.
Et maintenant, qu’est-ce qu’on en fait ?
Déjà, un truc hyper important à comprendre, c’est qu’un chiffre tout seul ne veut généralement pas dire grand-chose.
Si par exemple, je te dis « 45 » ce n’est pas parlant non ? Et si je te dis : “j’ai fait 45 000€ de chiffre d’affaires sur le mois” ? (j’aimerai bien mais ce n’est pas le cas hein 😅).
Suivant le propre stade d’avancement de ton business et suivant ta perception de l’argent, tu vas soit avoir une réaction du genre “wouah ! C’est énorme 45 000€ de chiffre d’affaires ! ”, soit tu vas me dire “ouais, bon, pas ouf. Moi je fais beaucoup mieux”. Ça, c’est très personnel, mais en vrai, ce chiffre tout seul ne veut absolument rien dire sur les performances, l’évolution du business, parce que si le mois dernier j’ai fait 400 000 € de chiffre d’affaires et qu’aujourd’hui j’ai fait 45 000€, ce n’est pas du tout la même évolution que si le mois dernier j’étais à 4 000€ de chiffre d’affaires.
Mon indicateur ici est le chiffre d’affaires, mais ça pourrait être n’importe quel autre marqueur. Il faut vraiment comprendre que ce qui compte avec les KPI, ce n’est pas tant la donnée en soi que la comparaison qu’on va pouvoir faire entre cette information et celle de la période précédente, donc en mesurant notamment un pourcentage d’évolution, ou la différence avec notre objectif, ce qu’on attendait, ce qu’on avait estimé 🚀.
L’importance des variations pour mesurer l’évolution de vos KPI
Dans ton tableau de suivi, tu vas récolter des informations de façon brute. Ensuite, je t’invite avec de petites formules, des colonnes, à afficher les variations, soit avec la période précédente, soit avec ton objectif cible, pour être capable de mesurer où est-ce que tu en es et, surtout, comment est-ce que ça évolue parce que c’est ça qui nous importe : savoir est-ce que ça évolue dans le bon sens, est-ce que les actions que je fais amènent des résultats et dans quelle mesure 📊.
La variation peut aussi être mesurée en valeur brute ou en pourcentage de variation et de façon générale, en fait, tout ce qui est pourcentages, ratios, c’est souvent beaucoup plus pertinent à comparer dans la durée. Tu vas en effet comparer des choses qui sont homogènes et ça va être beaucoup plus parlant 🧐.
Par exemple, si tu envoies une newsletter de façon hebdomadaire, ça va être intéressant de regarder le taux d’ouverture plutôt que le nombre de personnes qui ont ouvert ton email parce qu’au fur et à mesure que ta liste email va grossir, forcément le nombre de personnes qui ouvrent ton mail, mécaniquement va augmenter aussi. Sauf que ça ne veut pas dire pour autant que ton taux d’ouverture lui s’améliore.
Si j’ai 1 000 personnes sur ma liste email et qu’il y en a 500 qui ouvrent mon mail, j’ai un taux d’ouverture de 50% (500 / 1 000). Dans le cas où, au bout de quelques mois, j’ai 5 000 personnes sur ma liste email et j’en ai 1 000 qui ouvrent la newsletter, en ne regardant que le nombre de personnes qui l’ouvrent, je me dis, j’en avais 500 avant maintenant j’en ai 1 000, sauf que comme à côté ma liste email a fait x5, en réalité, mon taux d’ouverture a chuté à 20%. Du coup, ça ne raconte pas du tout la même histoire 🤔.
C’est pourquoi je t’invite à te concentrer sur les pourcentages de variation, les ratios, et rappelle-toi qu’un chiffre tout seul ne veut généralement rien dire.
Comment utiliser les résultats pour améliorer son entreprise et prendre des décisions éclairées
Comprendre tes Indicateurs Clés
Pour faire ton analyse et analyser des indicateurs, il faut comprendre pourquoi tu arrives à ce chiffre et ce qui l’a fait varier. Ensuite, tu peux déterminer sur quoi tu peux agir, quelles actions mettre en place pour te rapprocher de tes objectifs. Pour cela, je t’invite à te poser différentes questions pour chacun de tes indicateurs.
Voici quelques exemples de questions que tu peux te poser :
- Où en suis-je par rapport à l’objectif que je m’étais fixé ?
- Suis-je au-dessus ou en dessous de ce que j’avais prévu ? 📉📈
- Comment cet indicateur a-t-il évolué par rapport à la période précédente ?
- Qu’est-ce que j’ai mis en place sur cette période qui a impacté cet indicateur ?
- Quelles sont les actions qui ont eu le plus d’impact sur cet indicateur ?
- Parmi celles-ci, quelles sont celles qui m’ont demandé le plus de temps et d’énergie, et lesquelles étaient les plus fluides et les plus simples pour moi ?
- Quelles sont les actions qui ont eu moins d’impact que ce que j’imaginais ?
- Y a-t-il des actions que j’ai mises en place dont je ne vois pas encore les conséquences ? 🤨
Il est important de se rendre compte que certaines actions peuvent prendre plusieurs mois avant d’en voir des résultats. Il faut donc persévérer et se fixer une échéance de temps plus longue pour arriver à en tirer des conclusions. Tu peux également te demander ce que tu peux mettre en place pour faire évoluer positivement cet indicateur.
Agir de manière éclairée pour avancer
Pour chaque question, il faudra potentiellement aller encore creuser un peu plus, par exemple en analysant ton chiffre d’affaires par produit pour voir où est la source de ce chiffre d’affaires, ce qui t’a ramené tes clients, d’où ils viennent, etc..
Après avoir analysé les résultats, tu pourras en tirer des conclusions, mettre en place de nouvelles actions ou continuer les choses qui fonctionnent bien. C’est comme ça que tu pourras vraiment faire avancer ton business, te développer et arrêter de faire ce qui ne sert à rien et en te concentrant sur l’essentiel.
Je t’invite également à te poser régulièrement la question de savoir si cet indicateur est le plus pertinent pour ton business et tes objectifs du moment, car ce qui était pertinent hier ne l’est peut-être plus aujourd’hui.
Le but n’est pas d’avoir une liste d’indicateurs qui grossit de mois en mois, mais d’analyser uniquement les plus pertinents, car cela prend du temps et il vaut mieux bien analyser en profondeur cinq indicateurs que d’en récolter cinquante sans avoir vraiment le temps de comprendre l’histoire qu’ils racontent.
Conclusion
Pour résumer rapidement ce qu’on s’est dit, déjà, pour définir des indicateurs, il faut vraiment que tu choisisses en fonction de ton business, de tes objectifs du moment, quitte à les faire évoluer dans le temps. Concentre-toi sur ce qui va te permettre de prendre des décisions, d’identifier si ce que tu fais fonctionne ou pas aujourd’hui, pas demain, pas dans six mois, pas dans dix ans.
Ensuite, pour le suivi, à toi de voir si tu veux faire ça de façon hebdomadaire, mensuelle. L’essentiel, c’est vraiment que tu t’y tiennes, que tu en fasses vraiment une routine pour collecter, analyser les informations. Et surtout, ne néglige pas la partie analyse parce que c’est vraiment là tout l’intérêt des KPI : comprendre l’histoire que racontent les chiffres, en tirer des conclusions, un plan d’action pour la suite.
J’espère que cet article t’a plu et que cela t’a vraiment aidé à définir des indicateurs clés de performance, mais aussi et surtout, à avancer plus efficacement vers tes objectifs grâce à ce suivi. Si c’est le cas, n’hésite pas à partager cet article autour de toi 🤗.
