Bien organiser ses papiers, le mode d’emploi

Bon je sais que j’enchaîne sur les sujets passionnants en ce moment, la semaine dernière sur la création de budget et maintenant l’organisation des papiers, je cumule un peu

Mais même s’il n’y a pas grand monde qui aime s’occuper de la paperasse, en tant qu’adulte responsable, on ne nous laisse pas vraiment le choix là-dessus.

Bien sûr, vous pouvez juste vous contenter d’entasser vos papiers pendant des mois aux 4 coins de la maison et passer des heures à rechercher celui que vous cherchez quand vous en avez besoin au risque d’oublier de traiter un courrier important (les impôts par exemple qui vous feront gentiment payer votre désorganisation ).

Ou alors vous pouvez organiser vos papiers de façon à ne plus jamais rien perdre et surtout à gagner un temps fou quand vous avez besoin de quelque chose !

Vous allez voir, ce n’est pas si compliqué et ça ne prend pas tant de temps que ça à faire une fois que vous avez organisé votre système. Je vous donne le mode d’emploi en détail .

Organiser ses papiers au quotidien

Les types de papiers qu’on reçoit

Pour tous ceux qui n’aiment pas gérer les papier (tout le monde quoi ? ), on peut voir le côté positif des choses : avec les évolutions technologiques, on reçoit de moins en moins de papiers quand même .

Pour les nostalgiques de l’ère épistolaire, c’est peut être un peu dommage mais pour ce qui est de la gestion de l’administratif, c’est quand même plutôt sympa !

Pour moi, les papiers qu’on reçoit aujourd’hui sont de 4 types différents :

• Le papier à jeter immédiatement

C’est typiquement les publicités, les enveloppes des courriers, les flyers, les courriers dont vous avez déjà la version numérique stockées (comme les relevés bancaires, si vous en recevez encore, il est temps de sauver des arbres et d’aller cocher la case qu’il faut !). Bref tous ces papiers qui ne méritent qu’un aller simple au recyclage sans se poser de question .

• Le papier à traiter

Là ça se complique, on a un papier qui demande une action de nous donc il va falloir le garder un peu. Ça peut être des factures à payer, des formulaires à remplir, des chèques à encaisser etc..

• Le papier à garder

Ici, on a un papier qui ne demande aucune action de notre part mais qui est suffisamment important pour le conserver. Soit c’est un papier qu’on a déjà traité, soit c’est une information dont on pourrait avoir besoin plus tard comme par exemple les bulletins de salaire, l’avis d’imposition, les résultats médicaux, les quittances de loyer…

• Le souvenir

Ce document là n’a aucune « utilité » fonctionnelle mais vous avez envie de le conserver comme souvenir. On parle ici par exemple des cartes postales, des photos, des cartes d’anniversaire, des lettres (pour ceux qui en envoient encore).

La centralisation pour mieux ranger

Maintenant que vous savez quels types de papiers peuvent arriver chez vous, voyons un peu comment les organiser.

La première étape, c’est de tout rassembler au même endroit dès que vous faites rentrer un nouveau document dans votre maison.

Parce qu’il n’y a rien de pire que d’avoir des papiers qui trainent à la fois sur le bureau, sur la table de la cuisine, sur l’étagère de l’entrée, sur la commode de la chambre, sur la table basse du salon etc.. (incroyable toutes ces surfaces planes disponibles sur lesquelles on peut poser des feuilles ), on va commencer par CENTRALISER !

C’est tout simple, vous aller choisir UN SEUL ENDROIT où vous mettrez TOUS LES PAPIERS qui débarquent et que vous n’avez pas encore classés.

Mais attention, on ne va pas juste les mettre en vrac comme ça non plus, on va les organiser selon les 4 types de documents qu’on a vu juste avant.

Donc à chaque papier reçu, il faut simplement vous poser la question :

Est-ce que je dois jeter ? agir ? ranger ? ou garder en souvenir ?

Si c’est la 1ère option, pas de question à se poser, c’est direction poubelle et un papier en moins à gérer !

Sinon, on va juste mettre le papier à l’endroit que vous avez choisi pour centraliser (un seul endroit dans la maison hein !) mais dans la bonne partie :

• A traiter
• A ranger
• A garder en souvenir

Pour séparer vos papiers selon ces 3 types, je vous conseille d’utiliser soit un trieur, soit 3 chemises en papier ou carton. Vous pouvez aussi utiliser 3 grandes enveloppes si vous préférez.

L’idée ici, c’est vraiment de faire un premier tri qui prends 10 secondes au moment où vous recevez le papier en question.

Parce que soyons honnête, on sait très bien que vous n’allez jamais vous amuser à organiser chaque papier dans les bons classeurs tous les soirs quand vous prenez le courrier . Alors on choisit la méthode simple à suivre au quotidien et on verra ensuite pour le classement à proprement parler.

La revue hebdomadaire

Maintenant que vous avez vos 3 chemises remplies de tous les papiers de la semaine, il va quand même falloir s’en occuper à un moment donné.

Pour ça, je vous propose de faire une petite revue de vos pochettes chaque semaine.

Je ne dis pas qu’il faut absolument classer tous vos papiers chaque semaine, attention ! Personnellement, je préfère faire ça une seule fois par mois, je trouve ça bien plus efficace (et je vous explique le processus dans la partie suivante).

Ici, on va surtout passer en revue les papiers « à traiter ». Parce qu’autant le rangement peut attendre quelques semaines, autant les factures à payer un peu moins .

Donc chaque semaine (à vous de choisir un créneau qui vous convient le mieux), vous reprenez votre pochette « à traiter » et vous vous occupez de ces papiers là. Une fois traité, vous pouvez soit jeter le papier s’il ne sert plus à rien, soit le mettre dans une de vos deux autres pochettes : à ranger ou à garder en souvenir (si vous aimez garder vos factures en souvenir ).

Et voilà, c’est fini pour la semaine, ce n’était pas si long non ?

Parfois, vous n’aurez d’ailleurs aucun papier à traiter, votre chemise sera vide et votre revue hebdomadaire vous prendra 10 secondes. Elle est pas belle la vie ?

Ranger et conserver ses papiers

Bon maintenant il va falloir passer aux choses sérieuses, c’est à dire le rangement des papiers que vous allez conserver.

Alors je préfère vous prévenir d’avance, je n’ai pas de baguette magique donc si vos papiers s’entassent depuis 10 ans, la 1ère fois, ça risque de vous prendre un peu de temps .

Mais une fois que vous aurez passé cette phase de mise en place, vous verrez que l’entretien est beaucoup plus rapide et surtout vous gagnerez un temps fou à chaque fois que vous devrez remettre la main sur un document .

Méthodes de conservation

Pour bien organiser vos papiers sur le long terme, il va falloir un système un peu plus élaboré que nos 3 pochettes du quotidien. Je vous propose ici trois possibilités qui me paraissent les plus simples à mettre en place et je vous donne les pour et contre de chaque méthode :

Les classeurs

Pour organiser vos papiers, vous pouvez utiliser des classeurs qui contiendront chacun des catégories de papier différents. Chaque classeur peut ensuite entre divisé en sous-catégories avec des intercalaires et des feuilles de séparation.

Les avantages :

• Peu de risque de perte de documents même si on renverse le tout
• Facile à stocker verticalement
• Facilité à retrouver un document nécessaire

Les inconvénients :

• Besoin de perforer les documents ou de les mettre sous pochette plastique pour les ranger
• Difficilement transportable à cause du poids

Les pochettes

Un autre solution peut être l’utilisation de pochettes cartonnées et de chemises en papier pour organiser vos papiers. Vous pouvez utiliser une pochette en carton pour chaque grande catégorie et y ranger ensuite les documents dans des chemises en papier pour organiser les sous-catégories.

Les avantages

• Légèreté de la méthode
• Rangement simple, il n’y a qu’à glisser dans la bonne pochette

Les inconvénients

• Plus difficile de s’y retrouver entre toutes les différentes pochettes
• Risque de tout mélanger si on renverse les pochettes

Les dossiers suspendus

Pour ceux qui aiment voir d’un seul coup d’oeil l’ensemble des papiers et des catégories, la méthode des dossiers suspendus peut être intéressante.

Elle est assez semblable à la méthode des pochettes mais vous pourrez visualiser toutes les pochettes de façon verticale en un seul coup d’oeil.

Il existe des meubles spécifiques de dossier suspendus mais vous pouvez trouver aussi des boites pour utiliser ce concept.

Les avantages

• Visibilité de toutes les catégories d’un coup d’oeil
• Rangement simple, il n’y a qu’à glisser dans la bonne pochette

Les inconvénients

• Encombrement
• Plus difficile à mettre en place

Les différentes catégories de papiers

Maintenant que vous avez choisi votre méthode d’organisation, voyons voir un peu les principales catégories et sous-catégories pour organiser vos papiers :

1. Logement

• Contrat de bail ou d’achat
• Documents relatifs à la copropriété
• Quittances de loyer
• Assurance habitation
• Contrats et factures d’énergie (Gaz, électricité, eau)
• Contrat et factures d’entretien (chaudière, cheminée, piscine…)
• Factures de travaux
• Factures d’appareils électroménagers et meubles

2. Banque

• Contrats d’ouverture de comptes
• Relevés de compte
• Contrat de prêt immobilier
• Contrat de prêts autres (voiture, consommation)

3. Études et travail

• Diplômes
• Contrats de travail et avenants
• Bulletins de paie
• Attestation Pôle-emploi et allocations chômage
• Relevés des points retraites
• Formations

4. Santé

• Attestation de Sécurité Sociale
• Documents mutuelle
• Dossier d’hospitalisation
• Examens médicaux, analyses et résultats
• Dossier d’intervention chirurgicale
• Dossier d’accident de travail

5. Véhicule

• Facture d’achat
• Factures de réparation
• Factures d’entretien
• Contrat d’assurance

6. Impôts

• Déclaration de revenus
• Avis d’imposition sur le revenu
• Avis d’imposition de taxe foncière et taxe d’habitation
• Justificatif de réduction et déduction d’impôts
• Justificatif de paiement d’impôts

7. Famille et état civil

• Acte de naissance
• Attestation de recensement et de journée d’appel
• Contrat de PACS et/ou de mariage
• Livret de famille
• Jugement de séparation ou de divorce

8. Enfants

• Documents relatifs à l’école ou à la garderie
• Bulletins de notes et diplômes
• Contrat d’assurance scolaire

Bien sûr, vous n’aurez pas forcément besoin de toutes ces catégories selon votre situation personnelle. Par exemple, étant donné que je n’ai pas de voiture ou d’enfant, je n’ai pas de classeurs pour ces documents là. En revanche, j’ai un classeur spécifique pour notre investissement locatif. A vous d’adapter en fonction de vos besoins et de rajouter des catégories ou sous-catégories si nécessaire .

Et si vous utilisez des classeurs, vous pouvez très bien regrouper certaines catégories ensembles si vous n’avez pas beaucoup de documents à ranger pour éviter de vous encombrer inutilement.

Le processus de rangement

Vous avez choisi votre matériel de rangement et vous êtes au clair sur les différentes catégories de papiers. Il va donc falloir passer à la pratique maintenant !

Prévoyez un peu de temps la première fois pour organiser déjà tous vos papiers existants dans les bonnes catégories avec vos pochettes, vos classeurs ou vos dossiers suspendus.

La première mise en place est vraiment la plus difficile à faire mais vous serez fières de vous quand vous l’aurez fait

Ensuite, je vous conseille de planifier régulièrement une petite cession de rangement. Il n’y a pas besoin de faire ça tous les jours non plus bien sur ! Après à vous de voir si vous préférez y passer 10 minutes toutes les semaines au moment de votre revue hebdomadaire ou vous y consacrer un peu plus longtemps tous les mois.

Personnellement, vu que j’utilise des classeurs, il faut que je sorte la perforeuse, les pochettes plastiques et les classeurs en question pour ranger mes papiers donc je préfère le faire tous les mois. Je trouve ça plus efficace pour moi mais à vous d’adapter en fonction de vos préférences.

Du coup, une fois que votre système est en place, vous n’avez qu’à prendre le contenu de votre pochette « à ranger » et l’organiser selon les différentes catégories que vous avez défini plus haut.

Pour chaque catégorie, vous pouvez ranger les papiers par ordre chronologique, en ajoutant les plus récents au début puisque c’est ceux dont vous aurez le plus besoin. En faisant comme ça, vous pourrez aussi plus facilement déterminer les documents à jeter une fois qu’ils auront passé la date de conservation.

Pour les documents de votre pochette « souvenirs », vous n’avez pas forcément besoin de les classer en différentes catégories. Vous pouvez tout simplement les stocker dans des boites de rangement à part. Du coup, lors de votre cession de rangement, vous n’avez qu’à déplacer le contenu de la pochette directement dans la boite, rapide et efficace .

Conclusion

Voilà, vous savez tout de ma méthode d’organisation des papiers. Avec ce système, vous savez exactement où sont tous vos documents et surtout vous gardez un œil sur les documents qui demandent une action.

Et comme vous les revoyez chaque semaine, vous vous libérez l’esprit le reste du temps puisque vous n’avez plus à garder dans un coin de votre tête « il faut que je paye la facture X » ou « il faut que je réponde au courrier Y » .

C’est donc du temps gagné quand vous avez besoin de retrouver un document mais surtout plus de sérénité au quotidien !

Sans compter qu’on a beaucoup moins de papiers aujourd’hui grâce à la digitalisation. Il est d’ailleurs possible d’en éliminer la plupart en les conservant de manière numérique. Je vous expliquerai tout ça dans un prochain article .

En attendant, j’aimerai en savoir plus sur votre manière d’organiser vos documents ! Est-ce que vous utilisez déjà une méthode d’organisation ? Qu’est ce que vous pensez de celle dont je me sers ? Racontez moi tout ça en commentaire .

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