Les 7 raisons qui font de Notion un outil d’organisation incroyable

Des outils d’organisation, j’en ai testé un certain nombre déjà.. Que ce soit le bullet journal, Trello, Asana, Click-up (bon ok click-up ça a duré 10min le temps de voir que je n’aimais pas l’interface du tout ).

Et pourtant il y en a aucun jusque là qui me permettait de tout rassembler au même endroit.. Jusqu’au jour où j’ai découvert Notion

Depuis, Notion est vraiment devenu le pilier central de toute mon organisation ! Que ce soit au niveau perso ou pro, TOUT est là-dedans et je trouve ça vraiment génial en terme de gain de temps et de sérénité.

Alors il était plus que temps que je vous fasse un article complet pour vous présenter un peu Notion et surtout pourquoi je trouve cet outil incroyable. Mais avant de vous donner les 7 raisons qui font que j’adore Notion, je vais déjà vous présenter rapidement cet outil pour celles qui ne connaitraient pas.

1. Présentation rapide de Notion

Un petit aperçu de ce qui est possible dans Notion

Notion est un outil qui a été créé il y a quelques années déjà (en 2013) par 4 américains. Et l’objectif de cet outil, c’est de centraliser au sein d’un même espace de travail, toutes les informations et les fonctionnalités qui sont aujourd’hui éparpillées sur différentes applications.

C’est à la fois un outil de prise de note, un outil qui va permettre de sauvegarder et de partager de l’information et de l’organiser de façon logique. Et c’est aussi un outil complet de gestion de projet. Du coup, il va pouvoir remplacer des applications comme Evernote, Trello, Asana, AirTable, Google Doc, Google Sheet (en partie) et rassembler tout ça au sein d’une même application.

Et pour que ça soit possible, l’équipe de développeurs de Notion n’est pas partie dans l’idée de créer une application avec 10 000 fonctionnalités et des boutons, des menus dans tous les sens. A la place, ils sont partis sur un concept assez minimaliste où on part de zéro et chacun est libre de créer ce qu’il veut à partir des différents types de blocs qui existent.

Et un bloc ça peut être du texte, un tableau, une image, une page etc.. et on peut construire comme ça tout notre système d’organisation.

Des exemples de blocs dans Notion

Si vous ne l’avez pas déjà fait, je vous invite à aller le site de Notion pour voir un peu à quoi ça ressemble et créer un compte gratuit si ça vous tente .

Il faut savoir que si vous l’utilisez à titre personnel et d’autant plus si vous démarrez, le plan gratuit suffit largement ! Je suis restée dessus pendant longtemps et ça m’allait très bien. Je viens tout juste de passer en plan Personal Pro à 4$ par mois (ça va on va survivre en terme d’investissement ) et c’est uniquement parce que j’ai besoin de partager des pages et des espaces avec plusieurs de mes clients et partenaires.

Et si vous voulez démarrer facilement avec Notion, j’ai créé une formation vidéo offerte « Premiers Pas avec Notion » pour vous montrer les principales fonctionnalités de cet outil 🎉

Une fois inscrite, vous recevrez par email chaque jour le lien vers la vidéo du jour ainsi que les exemples à dupliquer dans votre espace Notion pour mettre en pratique ce que je vous explique. Et le dernier jour, je vous présente aussi mon propre espace Notion pour vous montrer toute l’étendue des possibilités de cet outil génial 😍.

Voilà pour les présentations très rapides ! Je ne veux pas trop m’étendre ici sur toutes les fonctionnalités de Notion puisque je vais de toute façon vous en reparler juste après en vous donnant toutes les raisons qui font que cet outil est génial .

2. Pourquoi je trouve que Notion est un outil incroyable

1. Vers l’infini et l’au-delà

La première raison qui fait que Notion est un outil incroyable d’après moi c’est les possibilités infinies qu’il offre.

Comme je vous le disais dans la première partie, Notion repose sur le concept de blocs qu’on peut empiler comme si on jouait aux legos. On va avoir plein de blocs différents qui existent et comme avec les legos, on va pouvoir en faire absolument ce qu’on veut pour construire notre système à partir de ces blocs là.

Du coup, ça permet vraiment de construire un système en fonction de sa personnalité, de ses besoins du moment et de pouvoir le faire constamment évoluer aussi en fonction de notre propre évolution ou de celle de notre business. Et ca, c’est juste super puissant je trouve !

Parce que dans toutes les autres applications d’organisation, on a un cadre prédéfini et on est obligé de s’incrire dans ce cadre là. Avec Notion, il n’y a plus de cadre, on part de zéro et on fait ce qu’on veut.

Pour moi c’est un peu l’équivalent digital du bullet journal par rapport à un agenda classique. Le concept du bullet journal, c’est un carnet vide dans lequel on créé son organisation et on peut utiliser l’espace comme on veut en fonction de nos besoins contrairement à un agenda classique papier dans lequel on va avoir une page ou une demi page par jour et ça va être partout pareil tous les jours. Avec Notion c’est la même chose, on choisit de créer des pages, des blocs, des bases de données comme on veut, en fonction de nos besoins.

Et avec le temps, on construit petit à petit, bloc par bloc, tout un système d’organisation !

Notion c’est comme les lego, on construit bloc par bloc

2. Un outil pour les rassembler tous

La deuxième raison pour laquelle j’adore Notion, c’est qu’il me permet de remplacer différents outils et de centraliser tout au même endroit.

Ce côté outil tout-en-un est vraiment un gros point fort parce que ça me permet d’arrêter de perdre du temps à me connecter à différents outils, à fouiller à droite à gauche dans mes carnets pour retrouver une info.

Avant de passer sous Notion, je me servais d’Asana pour mon organisation au niveau de mon business, j’avais mon bullet journal pour tout ce qui était organisation quotidienne et perso, Google Docs pour mes notes de livres, Google sheet pour toute la gestion financière de mon business et bien sûr des carnets de notes sur tout et n’importe quoi. Maintenant tout ça est rassemblé dans un seul et même endroit, mon espace de travail Notion. Et clairement ça simplifie vraiment la vie !

Si jamais je cherche une info, j’ai juste à taper dans la barre de recherche de Notion pour la retrouver en quelques secondes et en terme de charge mentale, ça fait du bien aussi de savoir que tout est au même endroit !

3. C’est beau !

Une petite mise en page sympa au rythme des saisons sur mon template « Le compte est bon »

Un autre point fort de Notion, c’est le côté esthétique de cet outil. Pour moi, c’est quelque chose qui compte beaucoup ! J’ai besoin d’avoir un outil d’organisation qui soit joli visuellement, dans lequel je me sente à l’aise et je pense que ça contribue vraiment à la productivité. Parce que votre outil d’organisation, vous allez y passer pas mal de temps, d’autant plus sur un outil comme Notion qui permet de prendre des notes.

Par exemple là, j’enregistre ce podcast dont le script est entièrement écrit sur Notion directement. Donc tous mes contenus sont créés sur Notion, toute mon organisation, les notes que je prends quand je suis une formation, quand je travaille sur un projet etc.. Autant vous dire que j’y passe quand même un nombre d’heure assez conséquent dans mes journées.

Quitte à y passer tout ce temps, c’est essentiel pour moi que je me sente bien dans cette interface et que ça soit agréable à voir, parce que c’est aussi un facteur de motivation.

Là-dessus, Notion est top puisque déjà j’aime beaucoup l’interface de base qui est très simple et minimaliste. Et en plus, on peut personnaliser ça à l’infini en ajoutant nos propres images, icones, couleurs pour créer vraiment un espace qui nous plait esthétiquement.

4. Les bases de données relationnelles (et la visualisation des données)

Et maintenant on passe à la 4ème raison qui me fait adorer Notion, et qui aurait franchement pu être la première tellement je trouve ça génial, c’est la possibilité de créer des bases de données relationnelles

Il faut s’avoir qu’au départ, Notion, c’était principalement une application de prise et de partage de notes. Et puis au fur et à mesure ils l’ont enrichis en ajoutant des fonctionnalités et notamment, une fonctionnalité très puissante qui fait battre fort mon petit coeur d’ingénieur, c’est le concept des bases de données relationnelles.

Bon là vous êtes en train de vous dire « Milena, stop, tu me parles chinois, les bases de données relationnelles perso je sais pas ce que c’est et ça m’a l’air un peu trop compliqué, j’ai pas trop envie de savoir »

Pas de panique ! Le terme fait peur mais en fait c’est tout simple. Une base de données, c’est une grande liste avec des données du même type et à qui ont va pouvoir attribuer différentes propriétés

Par exemple, les pommes et les poires, elles pourraient faire partie d’une grande base de données « aliments » et dedans, on pourrait même leur mettre un petit tag pour dire que c’est des fruits. Alors que les courgettes seraient aussi dans ces BDD mais elles auraient le tag « légume » à la place.

Et comme ça, on peut faire des bases de données de tout : des bases de client, de contenus, de tâches, de jour, de pokemon même (et ouais le pokedex en fait c’est une base de données ), il n’y a aucune limite.

Donc dans Notion, on peut créer des bases de données. Et notamment pour s’organiser, on peut créer une base pour lister toutes les tâches qu’on a à faire en créant des propriétés spécifiques comme le type de tache, la date d’échéance, le statut pour savoir si elle est terminée ou non etc.. On peut créer également une base pour nos projets, nos clients , etc..

Tout ça c’est des bases de données qu’on va pouvoir créer dans Notion, et là où ça devient très puissant, c’est quand on ajoute le côté relationnel dans ces bases.

Alors ça veut dire quoi ?

C’est tout simplement qu’on peut relier ces bases données entre elles.

Donc par exemple, on peut dire « ma base de donnée tâches » est liée à ma base donnée projets ». On créé une relation entre les deux.

Et une fois que cette relation existe (ce qui se fait en 3 clic dans Notion), on va pouvoir dire pour une tâche donnée, « cette tache elle est liée à ce projet là » et dans l’autre sens, pour un projet donné, on va pouvoir préciser toutes les tâches du projet.

Du coup, c’est super puissant pour organiser l’information et qu’on puisse la retrouver et l’afficher au bon endroit de la façon qui nous arrange.

Et avec ces bases de données, on va pouvoir aussi créer des vues différentes, pour afficher l’information de la façon qui nous arrange. On va pouvoir voir ces bases sous forme d’une table tout simple comme dans Google Sheet, sous forme d’un calendrier, d’un tablean kanban avec différentes colonnes comme dans trello, sous forme de liste et on va pouvoir même filtrer et classer les données comme on veut.

Par exemple, on va pouvoir afficher uniquement les tâches qui ne sont pas terminées et qui sont reliées à un projet spécifique, ou alors on va pouvoir afficher un calendrier avec uniquement les tâches à venir sur les 7 prochains jours ou une liste de tous les projets en cours. Bref c’est vous qui choisissez ce que vous voulez voir et sous quel format.

5. La possibilité de créer et utiliser des templates

Une autre fonctionnalité géniale de Notion, c’est la possibilité de partager et de dupliquer facilement des templates.

En fait pour n’importe quelle page de votre espace Notion, vous pouvez cliquer en haut à droite sur « Share » donc partager en français et ensuite sur « Share to the web ». Quand vous faites ça, vous obtenez un lien que vous pouvez copier et envoyer à n’importe qui pour qu’il puisse accéder à votre page. Si vous avez coché la case « allow duplicate as a template » alors les personnes qui auront votre lien pourront dupliquer en un seul clic votre page dans leur espace à elle.

Et ça, sur un outil comme Notion c’est génial comme fonctionnalité !

Parce que le problème avec Notion c’est que quand on commence, on débarque sur une page blanche et on ne sait pas trop par où commencer donc on peut être un peu perdue

Sauf qu’avec cette fonctionnalité, vous n’êtes pas du tout obligé de partir de zéro puisque vous pouvez aller copier en un clic des templates gratuits ou payants qui ont été créés par d’autres personnes pour vous faire gagner du temps.

Et une fois que le template est copié dans votre espace, vous êtes complètement libre d’en faire ce que vous voulez et de le personnaliser comme bon vous semble !

D’ailleurs, je viens de sortir un tout nouveau template Notion gratuit : Journée Productive. C’est un template que j’ai créé à partir de mon propre tableau de bord principal dans Notion pour vous aider à mieux organiser vos journée, à prioriser vos tâches et à être plus efficace au quotidien. Tout est déjà paramétré, prêt à utiliser, vous n’avez qu’à vous inscrire ici pour recevoir le lien d’accès par email et dupliquer le template en un clic :

Et puis pour vous permettre de tirer le meilleur de ce template, j’ai également enregistré une vidéo qui vous explique pas à pas comment l’utiliser .

6. Collaborer et partager facilement l’information

La 6eme raison pour laquelle je suis fan de Notion, c’est l’aspect collaboratif. Parce que dans Notion, vous pouvez gérer votre organisation et vos notes à vous mais aussi celle de toute une entreprise !

Vous pouvez partager des pages avec qui vous voulez, qu’elles fassent parties de votre espace de travail ou non et ça se fait très facilement.

Par exemple, aujourd’hui, je partage certaines pages de mon espace avec mon chéri, notamment tout ce qui est lié à la liste des repas, des courses, à notre investissement immobilier, nos vacances etc.. Et à côté de ça, je partage aussi certaines pages (pas du tout les mêmes pour le coup) avec mes clientes que j’accompagne en coaching productivité avec Notion. Comme ça elles ont chacune leur espace où on centralise toutes les questions, les notes des différentes séances, les enregistrements etc..

Et avec le système de notifications directement intégré dans Notion, vous pouvez suivre très facilement qui a modifié quoi dans quelle page, donc c’est super pratique !

D’ailleurs quand vous partagez des pages avec d’autres personnes dans Notion, vous pouvez aussi gérer en un clic le niveau d’accès qu’elles ont :

• Soit vous permettez juste à la personne de voir la page sans rien toucher
• Soit elle peut mettre des commentaires
• Ou alors elle peut la modifier également
• Voire même, elle peut la dupliquer en tant que template comme on a vu juste avant.

Et ça, c’est vous qui choisissez en fait en fonction du besoin.

7. Amélioration continue et automatisation

On arrive à la 7ème et dernière raison pour laquelle Notion est un outil incroyable: C’est le fait qu’il soit en constante évolution et amélioration.

Et notamment avec l’arrivée en mai 2021 de l’API qui va nous permettre d’automatiser plein de choses et de pousser encore plus loin toutes les fonctionnalités de Notion .

Alors, l’API Notion qu’est-ce que c’est ?

API, ça veut dire « Application Programming Interface » ou en français, ça donne « interface de programmation d’application ». Ok vous êtes pas plus avancé avec ça on est d’accord .

En fait, une API, on peut voir ça comme une porte qui est ouverte dans Notion pour lui permettre d’envoyer et de recevoir des données d’autres applications.

Aujourd’hui, on a déjà plein d’applications qui ont leur API pour communiquer entre elles.

C’est comme ça par exemple que les applications de programmation de post sur Instagram vont communiquer directement avec Instagram pour lui dire « à tel heure, tu poste tel visuel avec telle description ». Et par exemple, si vous achetez un de mes templates Notion sur ma plateforme Podia, le paiement va être géré par Stripe qui va communiquer automatiquement avec Podia via son API.

Pour Notion, le lancement de l’API, ça ouvre tout un univers des possibles, notamment en terme d’automatisation !

Parce qu’aujourd’hui on va pouvoir automatiquement ajouter des données dans Notion ou les récupérer via l’API, et on va même pouvoir le faire très simplement, sans aucun code grâce aux appli comme Zapier et Automtate.io ou avec d’autres systèmes spécialisés sur Notion qui sont en train d’être développés.

A date, j’ai automatisé avec Zapier mes évènements de mon Google Agenda avec ma base de données tâches dans Notion donc dès que j’ai un nouvel évènement dans mon agenda, il viens s’intégrer automatiquement dans Notion. J’ai aussi automatisé l’ajout de mes nouvelles ventes. Dès que je fais une vente avec Podia, ça vient s’ajouter automatiquement dans ma base de données revenus, plus besoin de le faire de façon manuelle maintenant qu’il y a l’API.

Et on peut créer des automatisations comme ça à l’infini avec plein d’applications différentes : on peut imaginer des choses avec Google Form, avec les mails, avec Slack, avec des graphiques, bref tout est possible et il y a encore plein d’autres évolutions à venir !

Conclusion

Et voilà, j’espère qu’avec cet article, vous comprenez mieux pourquoi cet outil est aussi puissant et pourquoi je l’adore ! Si avec ça vous n’êtes pas convaincues que Notion est un outil incroyable, moi je ne sais plus quoi faire

Enfin si, je peux vous montrer comment organiser et prioriser vos tâches avec Notion grâce à mon template offert « Journée Productive Avec ce template, vous aurez un aperçu de ce qu’il est possible de faire avec Notion en même temps que ma propre méthode d’organisation quotidienne. Pour y avoir accès, il vous suffit de compléter le formulaire et vous recevrez immédiatement le lien d’accès par email :

Est-ce que vous utilisez Notion aussi pour vous organiser ? Qu’est-ce qui vous plait dans cet outil ? Racontez-moi en commentaire