Dans cet article, je vous emmène faire un tour au cœur de mon organisation pour vous expliquer concrètement comment s’organiser pour la refonte d’une offre et pour n’importe quel projet au final.
Plutôt que de faire une article complètement théorique sur la gestion de projet, j’ai eu envie ici de partir d’un cas concret sur lequel je travaille depuis plusieurs semaines : la refonte complète de ma formation Notion de A à Z 🥳.
L’objectif de cet article est double du coup :
✅ Vous partager ma méthode de gestion de projet, que j’utilise pour organiser tous les projets dans lesquels je me lance
✅ Et vous partager en même temps les différentes étapes et réflexions que j’ai eu tout au long de la refonte de la formation pour vous inspirer si vous avez aussi comme projet de faire la refonte d’une de vos offres.
Je vous partagerai aussi, en conclusion de cet article, 3 choses que je ferai différemment si je devais recommencer ce projet pour que vous puissiez tirer un maximum de ce retour d’expérience 😉.
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Allez, c’est parti pour vous partager les 7 étapes par lesquelles je suis passée pour la refonte de la formation !
1. Clarifier son pourquoi et ses objectifs
Déjà la première étape qui est essentielle d’après moi pour n’importe quel projet, c’est de clarifier son pourquoi et ses objectifs.
Un projet, c’est généralement long donc vous aurez forcément des baisses de motivation à certains moment 😴 (c’est complètement naturel ! ). Du coup, pour arriver au bout du projet et continuer à passer à l’action pendant plusieurs semaines voire mois, il faut savoir exactement pourquoi on le fait.
Pour ça, quand je commence un projet, je créé une nouvelle page dans ma base de données projets sur Notion. Et j’utilise un template de nouveau projet dans lequel il y a déjà plusieurs parties à compléter, avec notamment des questions pour me guider dans cette première étape.
Parmi les questions que je me pose, il y a par exemple :
- Pourquoi est-ce que je veux me lancer dans ce projet ?
- Quels sont les résultats attendus ?
- Comment est-ce que je saurais que ce projet est un succès ?
- Quel est l’enjeu de ce projet ? Qu’est-ce qu’il va se passer si je ne le fais pas ?
- Quelles sont les difficultés que je pourrais rencontrer dans ce projet ?
Mes objectifs dans le cadre de cette refonte :
Dans le cas de la refonte de ma formation, il y avait pour moi 3 objectifs clairs pour ce projet :
- Avoir une version de la formation qui soit en accord avec les dernières nouveautés Notion et notamment la version française de Notion qui est disponible depuis quelques mois
- Améliorer le contenu et l’expérience client de la formation pour que mes élèves aient encore plus de résultats 🤗
- Créer une nouvelle version dont je suis encore plus fière et donc que je peux promouvoir beaucoup plus facilement
Au niveau des résultats attendus et de comment savoir si le projet est un succès, j’ai défini des indicateurs par rapport au nombre de ventes de la formation avant et après la refonte et par rapport aux retours clients obtenus sur la nouvelle version 📊.
Et en terme d’enjeu sur ce projet, le risque de ne pas faire cette refonte, c’était d’avoir une formation qui n’est plus à jour par rapport à l’outil Notion. Et du coup derrière, des clientes non satisfaites 😭, une atteinte à la réputation de mon business 😨 et une baisse en terme de chiffre d’affaires 📉.
Bon j’exagère peut-être un peu vu que mes élèves m’ont quand même dit que la formation est géniale même si elle n’était pas encore sur la version française 😅. Mais c’est vraiment important pour moi de proposer des offres de qualité. Et il était hors de question de laisser rester trop longtemps avec une formation qui n’était pas au niveau par rapport à mes propres critères. D’autant plus que c’est bien plus difficile pour moi de promouvoir une offre pour laquelle je ne suis pas convaincue à 110% de sa valeur.
Il n’y a pas besoin de passer beaucoup de temps sur cette première étape mais le fait d’écrire noir sur blanc ses objectifs 🎯, ce qu’on attends de ce projet, ça permet de clarifier les choses. Et surtout ça évite aussi de se lancer dans des projets qui n’ont pas forcément d’intérêt ou qui ne sont pas prioritaires pour le moment.
Rien ne vous empêche à ce moment là, si vous réalisez que le projet n’est pas forcément prioritaire, de le laisser dans un coin de votre espace Notion avec un statut “à venir” ou “plus tard” et de revenir dessus quand ça sera le bon moment 😉.
2. Brainstormer et noter toutes ses idées
Maintenant qu’on est au clair sur notre projet, les objectifs, les enjeux, on peut passer à la 2ème étape qui va durer un peu plus longtemps : l’étape de brainstorming pour vider son cerveau et noter en vrac toutes ses idées par rapport à ce nouveau projet 🧠.
Pour la refonte de Notion de A à Z, j’ai décomposé ça en plusieurs parties :
- Déjà, je suis allée récupérer les idées que j’avais déjà noté ailleurs : que ce soit dans ma base de données Idées & Notes ou directement sur la page de la formation. Je ne partais pas de zéro vu qu’à chaque fois que je pense à une idée d’amélioration, un concept qui me parait intéressant etc.. je le note directement dans Notion pour ne pas oublier 😁.
- J’ai aussi pris un peu de temps pour réfléchir à de nouvelles idées et tout noter directement dans la page Notion de mon projet 👩💻.
- Je suis allée ensuite décortiquer tous les retours de mes élèves sur la formation pour ajouter de nouvelles idées : que ce soit les point positifs pour mettre encore plus l’accent dessus comme les axes d’amélioration.
Et en dehors des retours déjà obtenus, je leurs ai aussi posé directement la question sur la communauté Slack de la formation et lors d’un des lives mensuels pour partager les idées que j’avais déjà et voir ce qui les intéressait vraiment. C’est comme ça que j’ai eu l’idée par exemple de créer un index de la formation pour que les élèves puissent retrouver rapidement dans quel vidéo on voit quel concept ou fonctionnalité et j’ai pu valider aussi que mon idée des challenges mensuels leur plaisait vraiment.
Et clairement si vous faite la refonte d’une offre et que vous avez déjà des clients, je vous invite vraiment à leur poser la question parce qu’entre ce que vous pensez en tant que créatrice et ce que les utilisateurs ont véritablement besoin, il y a parfois et même souvent un décalage 😅. Sauf qu’à la fin, l’objectif c’est d’apporter un maximum de valeur aux personnes qui vont suivre la formation donc ce sont les mieux placées pour dire ce dont elles ont besoin en fait. - Une fois que j’ai rassemblé toutes ces idées dans la page Notion de mon projet, j’ai organisé ça en différentes catégories suivant si ça concernait le contenu de la formation, les bonus, la communauté, la logistique histoire de m’y retrouver plus facilement parmi toutes mes notes 📜.
3. Déterminer les grandes étapes du projet de refonte
Une fois que j’ai fait un bon brainstorming, la 3ème étape c’est de déterminer les grandes étapes du projet. Ca se passe toujours sur la page Notion de mon projet dans une section dédiée où je n’ai plus qu’à lister les étapes nécessaires pour arriver à bout du projet.
Pour la refonte de la formation, j’ai listé 9 grandes étapes 👇:
- Déterminer les améliorations à apporter à la formation
- Créer les pages Notion nécessaires pour la refonte
- Tourner les nouvelles vidéos de la formation
- Monter les nouvelles vidéos de la formation
- Mettre en ligne la formation sur Thrivecart Learn avec Vimeo
- Faire la migration des clientes existantes et leur communiquer les nouveautés
- Mettre à jour la page de vente, la page de paiement et les automatisations associées
- Créer de nouveaux supports marketing
- Communiquer sur la nouvelle version
Cette étape n’est pas forcément obligatoire pour un petit projet mais dès que vous avez des projets assez conséquents, ça aide beaucoup pour pour être sûre de ne rien oublier dans l’étape suivante 😉.
Aussi, c’est important de le préciser, ici on dégage des grands thèmes mais toutes ces étapes ne se font pas forcément les unes à la suite des autres.
Bien sûr, il y a en a qui sont dépendantes des autres : Ca va être compliqué de monter des vidéos qui ne sont pas tournée par exemple 😅 mais ça ne veut pas dire pour autant qu’on doit tourner l’intégralité des vidéos avant de commencer à monter et à mettre en ligne la première. Et d’ailleurs ce n’est pas ce que j’ai fait ! J’ai avancé petit à petit, module par module, en faisant d’abord la création des pages Notion nécessaires pour les vidéos puis le tournage et ensuite le montage et la mise en ligne.
4. Décomposer et planifier les tâches
Donc maintenant qu’on a les grandes étapes du projet, on peut passer à la décomposition en tâches spécifiques et à la planification, c’est la 4ème étape de ce process.
📋 Ici, l’objectif c’est d’être la plus exhaustive possible en listant toutes les tâches qui vous viennent à l’esprit pour chacune des étapes que vous avez noté précédemment. Et on veut noter des tâches qui vont aller ensuite dans notre to-do du jour, notre agenda donc des tâches qui sont faisables en moins d’une journée de travail.
« Tourner les vidéos » par exemple, ce n’est pas une tâche réaliste sur une journée quand on parle d’une formation avec plus de 50 vidéos 🤯 donc on décompose en « tourner les vidéos du module 1 », « du module 2 » etc..
Ici je suis toujours sur la page Notion de mon projet mais je note toutes les tâches dans une vue liée de ma base de données tâches pour que je puisse retrouver tout ça dans ma to-do du jour au moment où ça sera planifié.
C’est le moment aussi de noter pour chaque tâche la durée qu’on estime que ça va prendre ⏳ (en prévoyant un peu large pour être tranquille parce que notre cerveau a tendance à sous-estimer le temps que ça va prendre.. 🙄). Et ensuite on peut attribuer une date de planification à chacune de ces tâches pour savoir exactement qu’est-ce qu’on a à faire quel jour 📆.
L’avantage en faisant ça dans Notion c’est que j’ai une vue d’ensemble du projet et en même temps comme c’est dans ma base de données tâches, je peux voir aussi très rapidement le nombre d’heures de travail planifiées sur une journée, les autres tâches prévues (parce que je n’ai pas forcément que ce projet là à faire) et ajuster si besoin pour ne pas sur-planifier mon temps et me retrouver avec une to-do totalement irréaliste.
C’est à cette étape là aussi qu’on commence à avoir une bonne vision de la durée nécessaire pour réaliser le projet. Et en fonction des contraintes, on peut aussi noter certaines tâches en bonus voire même réduire le scope du projet si besoin pour être capable de finir dans les temps si on a une échéance précise.
5. Passer à l’action suivant le planning
Bon maintenant qu’on a bien brainstormé, que tout est carré et planifié, ce projet ne va pas se réaliser tout seul hein ! 😅
C’est le moment de passer à la 5ème étape qui est normalement la plus longue : passer à l’action en suivant le planning qu’on a préparé 💪.
Mais quand on a bien fait les 4 précédentes étapes, on sait exactement ce qu’on a à faire au jour le jour et donc à partir de là c’est beauuucoup plus simple de s’y mettre.
Parce qu’une des raisons qui fait qu’on procrastine sur certains projets, c’est souvent la peur et le manque de clarté. Quand on ne sait pas par où commencer, ce qu’on doit faire et pourquoi on doit le faire, on a vite fait de repousser à plus tard.
Et c’est pour ça que les étapes précédentes sont essentielles même si pour certaines ça peut avoir l’air d’être une perte de temps de faire toute cette préparation 😉.
Sauf qu’au final, un projet bien préparé, c’est un projet qui sera aussi réalisé bien plus rapidement et qui a tellement plus de chance d’être mené à bout que ça vaut vraiment le coup d’investir un peu de temps au départ.
Du coup, là vous allez réaliser petit à petit vos tâches pour faire avancer votre projet. Vous allez pouvoir cocher les cases au fur et à mesure que vous avancez sur le projet ✅ et ça, ça fait toujours plaisir de cocher des cases et de voir qu’on progresse 😁.
D’ailleurs dans Notion, j’ai paramétré des barres de progression sur mes projets qui se calculent automatiquement en fonction du nombre de tâches que j’ai terminé et j’adore visualiser l’avancée comme ça. Si vous voulez apprendre à faire ça, on le voit dans ma formation Notion de A à Z bien sûr 😉.
6. Ajuster au fur et à mesure
Au fur et à mesure de votre avancée, il y a de grandes chances qu’à un moment donné, vous vous retrouviez avec des imprévus à gérer. Que ce soit par rapport au projet en lui même parce qu’une tâche va vous prendre plus de temps que ce que vous pensiez, parce que vous avez oublié certaines tâches à faire ou parce qu’il y a d’autres choses qui arrivent dans votre vie, ça se passe rarement exactement comme on l’avait planifié 😅.
Et à ce moment là, on arrive du coup à la 6ème étape de notre process, qui va allait de pair avec la 5ème et qui est d’ajuster au fur et à mesure que vous passez à l’action.
Pour la refonte de la formation par exemple, j’avais prévu de faire ça principalement sur le mois de Mai et finalement j’ai eu toute une période de réflexions existentielles et un gros besoin de souffler donc j’ai clairement pris du retard par rapport au planning initial 🙊.
Mais ce n’est pas parce que ça ne se déroule pas exactement comme prévu que ça veut dire que le projet ne va jamais aboutir, c’est juste la vie en fait, ça se déroule rarement comme prévu 🙊. Par contre c’est beaucoup plus facile d’ajuster quand on a une base sur laquelle s’appuyer que lorsque c’est juste stocké dans notre tête.
Dans ces moments-là, sachant que le temps n’est pas extensible, on a généralement deux options :
- ❌ Soit on garde la même date de fin de projet et on élimine certaines tâches, on simplifie au maximum ou on met de côté d’autres projets qui nous prennent du temps pour se concentrer à fond sur celui-là.
- ⏭️ Soit on repousse l’échéance du projet pour être sûre d’avoir le temps de tout faire.
Dans mon cas, j’ai opté pour la 2ème solution parce que je ne voulais clairement pas rogner sur la qualité de la formation et je préférais qu’elle sorte plus tard plutôt que de sortir une version qui n’était pas à la hauteur de mes attentes.
Et vraiment, il ne faut pas hésiter à ajuster au fil de l’eau, dès qu’on voit qu’on n’est plus en ligne avec le planning initial plutôt que d’attendre le dernier moment, c’est beaucoup moins stressant.
Donc je vous invite vraiment à faire le point régulièrement sur votre projet pour voir s’il y a besoin d’ajuster ou pas 😉.
Personnellement c’est quelque chose qui fait partie intégrante de ma revue hebdomadaire (je vous en reparlerai surement dans un prochain article) où je vérifie que tous les projets en cours ont des tâches associées et que les dates des projets sont toujours cohérentes, sinon j’ajuste.
7. Faire le bilan du projet de refonte et célébrer
Du coup, on est passée à l’action, on a ajusté au fur et à mesure et à un moment donné, mécaniquement, on finit par voir le bout de ce projet, enfin ! 🎉
Et on arrive alors à notre 7ème et dernière étape de ce process : faire le bilan du projet et célébrer
Bon pour la refonte de la formation Notion de A à Z, je n’y suis pas encore tout à fait à cette étape mais ça ne saura tarder 💪.
L’idée ici déjà, c’est de prendre le temps de se féliciter, de célébrer la fin de ce projet parce qu’on a quand même travaillé dur pour y arriver, on mérite de fêter ça ! 🥳 Que ce soit avec un cadeau que vous vous faites, une sortie, un bon resto, ce que vous voulez mais c’est important de prendre le temps de savourer ses réussites.
Et c’est aussi le moment de faire le bilan du projet pour pouvoir en tirer des leçons pour la suite.
Pour ça vous pouvez vous poser quelques questions comme par exemple :
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui a bien moins fonctionné ? Et pourquoi ?
- Qu’est-ce que je ferai différemment si je devais recommencer ?
- Qu’est-ce que j’ai appris ? Quelles leçons j’en retiens ?
- Qu’est-ce que j’ai préféré le plus et le moins dans tout ce projet ?
Si vous me suivez depuis longtemps, vous savez déjà que je suis une grande fan du concept d’amélioration continue. On peut toujours ajuster et s’améliorer mais pour ça, il faut aussi prendre le temps de faire régulièrement le point, de faire des bilans, que ce soit à la fin d’un projet ou de façon régulière avec des revues hebdomadaires, mensuelles, annuelles. Ca nous permet d’identifier les choses qui fonctionnent le mieux et d’éviter de répéter certaines erreurs donc c’est un énorme temps de gagné pour la suite.
Finalement c’est comme ça qu’on apprend et qu’on évolue : en tirant des leçons de chaque projet et de chaque expérience.
Alors même si c’est tentant de se lancer dans un nouveau projet dès que le premier est terminé, (forcément notre cerveau adore la nouveauté 🙄), je vous conseille vraiment de ne pas négliger cette étape de bilan.
Conclusion
Et voilà pour les 7 étapes de mon process de refonte de la formation, qui sont au final les étapes que je suis pour organiser n’importe quel projet.
Pour conclure, j’avais envie aussi de vous partager les erreurs que j’ai faites et quelques leçons que je retiens de ce projet de refonte de la formation. Ce n’est pas tout à fait terminé mais vu que j’arrive sur la fin là, je commence à avoir quand même un peu de recul et des pistes de ce que j’aurai du faire différemment donc autant vous les partager :
Les 3 erreurs que j’ai faites dans ce projet 🙊
Déjà clairement j’ai fait l’erreur d’enchainer les différents projets de refonte depuis plusieurs mois sans prendre le temps de faire une vrai pause. Depuis mars, j’ai enchainé avec la refonte de mon template Journée Productive, de ma formation Premiers Pas avec Notion, de mon template La boîte de prod’ et j’ai voulu continuer avec la formation Notion de A à Z 🤦♀️. Au final, c’était beaucoup trop d’un coup et j’ai été obligé de faire une pause que je n’avais pas prévu alors que j’aurai du planifier ça dès le départ entre deux projets.
Pourtant c’est pas faute de savoir et de répéter à longueur de temps à mes coachées qu’il faut faire des pauses hein ! 🙄 Mais bon on retiens la leçon pour la prochaine fois et du coup cette fois, j’ai prévu de ralentir une fois la refonte terminée et avant de me lancer dans le projet suivant.
Deuxième erreur que j’ai faite, c’est de sous-estimer très largement l’énergie nécessaire pour tourner les vidéos 🤯. Au final en terme de temps, je n’étais pas si mal dans mes estimations sauf que le tournage, ça me prend énormément d’énergie en fait donc je ne peux pas en enchainer beaucoup d’affilé sur plusieurs jours, j’ai besoin de varier avec d’autres tâches pour ne pas m’épuiser. Du coup il a fallu que je revois et que j’ajuste mon planning quand j’ai réalisé ça.
Et la 3ème erreur que j’ai faite, c’est de me décider beaucoup trop tard à déléguer le montage. Clairement, le montage je sais le faire (enfin on ne parle pas ici de montage très élaboré) mais par contre ce n’est vraiment pas ma zone de génie et donc forcément ça me prend du temps mais aussi de l’énergie vu que je n’aime pas particulièrement ça. Sauf qu’au lieu de penser à ça dès le départ, j’ai attendu d’arriver à un point de saturation avec le montage, au bout du 4ème module de monté sur 8 pour me décider à déléguer cette partie. Mieux vaut tard que jamais on dira 😅 mais si je l’avais fait dès le départ, ça aurait été tellement de temps et d’énergie de gagnée pour moi.
J’en profite d’ailleurs pour remercier Manon 🙏 qui a pris le relai là-dessus et qui me fait un super travail dans un délai assez court. Si tu lis cet article, merci encore à toi pour ton aide ! 😘
Voilà pour le 3 principales erreurs que j’ai faite et les leçons que j’en retiens pour mes futurs projets. J’espère que ça pourra vous servir aussi.
Avec ça, vous avez tout ce qu’il vous faut pour organiser vos projets, que ce soit la refonte d’une offre ou n’importe quel projet d’une main de maitre 😁. N’hésitez pas à me dire en commentaire ce que vous en pensez et si cette méthode de gestion de projet vous parle 👇
