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8 conseils pour gagner du temps dans la gestion des emails

Ah les emails, peut être un des pires maux du 21ème siècle en terme de productivité ! Quand il fallait plusieurs jours avant pour vous envoyer une information par courrier, il ne faut que quelques secondes désormais avec un mail. Il faut avouer que c’est plutôt pratique dans certains cas. Mais en même temps, toutes ces notifications nuisent réellement à notre efficacité. Et ça empire d’année en année !

Les emails en quelques chiffres

Pour vous donner quelques chiffres sur le sujet : un employé en France reçoit en moyenne 88 mails par jour et en envoie 34. Du coup, presque la moitié de la population est interrompue toutes les 10 minutes par un mail. Et d’après d’autres études, les cadres passent environ 5h par jour à gérer leurs emails. Ça ne laisse plus beaucoup de temps pour être productif tout ça !

Sans compter le côté environnemental du problème (et oui un mail, ça demande de la connexion, de l’espace sur un serveur et tout ça, bref de l’énergie en fait) : une entreprise de 100 personnes (on parle même pas des boites du CAC 40 là), c’est presque 14 tonnes de CO2 par an juste à cause des emails, ça fait l’équivalent de 14 aller-retour Paris New York en avion quand même (à choisir, moi je préfère partir en vacances 🙂 ).

Donc comment faire pour ne pas perdre la moitié de sa journée à traiter ses mails ? Pour ne pas terminer la journée de travail en se demandant où sont passées ces 8h de boulot ? Il existe des méthodes pour ça ! Je vous explique tout ici avec ces 8 conseils pour gagner du temps dans la gestion de vos emails.

1. Désactiver les notifications de votre boite mail

Si vous ne voulait pas être interrompu dans votre travail toutes les 10 minutes (la moyenne en France pour un salarié), la meilleure solution c’est de désactiver les notifications qui vous disent que vous avez reçu un nouvel email.

Et quand je parle de notifications, c’est TOUTES les notifications ! Le petit « ding » du mail entrant sur votre téléphone et votre ordinateur, la petite pop-up en bas à gauche qui vous donne le début du mail, la petite icône d’enveloppe dans la barre de tâche etc..

Pour cela, c’est très facile, vous n’avez qu’à aller dans les paramètres de votre logiciel ou de votre téléphone et dire non aux notifications.

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N’ayez pas peur de rater des choses, vous irez quand même les lire vos mails, juste pas toutes les 5min alors que vous essayez de vous concentrer sur une tâche à terminer.

Honnêtement, c’est quand la dernière fois que vous avez reçu un mail qui demandait une réponse vraiment immédiate ? Dans le genre « la centrale nucléaire va exploser si tu ne réponds pas dans les 2 min » ? S’il y a vraiment une urgence, on trouvera forcément un moyen de vous contacter plus rapidement (avec cette invention incroyable qu’on appelle le téléphone par exemple 🙂 ).

D’ailleurs quand vous êtes en réunion, vous ne répondez pas dans la minute à vos mails ? Et généralement il se passe bien au moins une heure voire plusieurs où les gens peuvent attendre ? Donc quand vous vous concentrez sur une tâche, c’est comme en réunion, pas de réponse immédiate !

2. Planifier des plages horaires pour traiter les mails reçus

Bon du coup maintenant qu’on a enlevé les notifications, vous n’êtes plus interrompu à chaque nouveau mail mais ils arrivent quand même.

Du coup pour éviter de penser tout le temps « il faut que je regarde mes mails, je pourrais avoir reçu quelque-chose », vous devez fixer des périodes où vous aller regarder vos mails.

De ce côté-là, il n’y a pas vraiment de règle puisque cela dépend beaucoup de votre travail. Pour certaines personnes, un check une ou deux fois par jour d’un quart d’heure suffira pour traiter l’ensemble des mails de la journée. En revanche, si la plupart de vos collègues communiquent avec vous comme ça, il faudra peut être prévoir plus de créneaux dans la journée.

Personnellement, je communique essentiellement par mail avec l’ensemble des filiales de mon entreprise dans le monde entier. Sans compter mes supérieurs qui m’envoient souvent des infos et des demandes par mail aussi. Du coup, je peux difficilement me permettre de regarder mes mails qu’une seule fois par jour. Mais en prévoyant 5 créneaux de 15min par jour, cela me laisse largement le temps de traiter la plupart des mails et de planifier les réponses qui demandent plus de travail.

Pensez à mettre ces créneaux dans votre agenda, comme si c’était des réunions planifiées chaque jour. Comme ça vous savez que vous allez recevoir un rappel pour ça au bon moment et vous n’avez plus besoin d’y penser le reste de la journée.

Même si vous fixez 6 créneaux dans la journée, ça ne fait que 1h30 au final. Ça vous fait quand même gagner énormément de temps sur vos emails en comparaison avec la moyenne française.

3. Appliquer la règle des 2 minutes

La règle des 2 minutes a été introduite par David Allen, dans son livre « S’organiser pour réussir – La méthode Getting Things Done ». Le principe est très simple :

Si ça prends moins de 2 minutes, faites-le tout de suite

David Allen – S’organiser pour réussir

L’idée c’est que ça ne vaut pas le coup de planifier une tâche qui prends moins de 2 minutes. Vous allez passer plusieurs minutes à planifier alors que vous auriez pu utiliser ce temps pour finir la tâche en question.

Et pour les mails, ce concept s’applique très bien !

Pendant votre créneau « revue de la boite mail », vous pouvez faire défiler les mails reçus et répondre à tous ceux qui vous demande moins de deux minutes de réponse. Ça devrait déjà libérer votre boite de façon assez significative.

Vous pouvez aussi en profiter pour ranger ou supprimer les emails qui ne demandent pas de réponse, ça vous prendra aussi moins de 2 minutes et du coup il ne restera que les emails plus longs à traiter.

Avec un peu d’entrainement, vous verrez que vous pouvez déjà faire un tri énorme dans votre boite mail juste en utilisant vos créneaux planifiés d’une dizaine de minutes.

4. Prévoir du temps pour les emails plus longs à traiter

Lors de votre première revue, vous avez déjà supprimé, répondu ou rangé les emails « rapides » à gérer. Donc il ne doit plus rester dans votre boite de réception que les emails non traités qui demandent plus de 2 minutes à gérer.

Ce sont généralement des mails pour lesquels vous devez faire des recherches plus approfondies ou alors un travail en particulier pour pouvoir y répondre avec le livrable attendu. Cela peut être aussi des emails d’information qui demandent un temps de lecture conséquent.

Le plus simple pour gérer ces emails là, c’est d’ajouter à votre liste de tâche ce que vous devez faire pour pouvoir les classer. En fonction du délai imposé, vous pouvez ensuite planifier la tâche au moment approprié dans votre calendrier.

Par exemple, vous recevez un mail pour vous demander de préparer une présentation pour la réunion de vendredi matin. Vous estimez qu’il vous faudra 2h de travail pour cette présentation. En lisant ce mail, vous pouvez ajouter à votre liste de tâche la présentation en question et planifier directement 2h dans votre agenda pour travailler dessus. Si possible, prenez un peu d’avance pour avoir terminé par exemple le jeudi matin, de façon à pouvoir vous adapter si la tâche devait prendre plus de temps.

Cet email va rester dans votre boite de réception jusqu’à ce que la tâche en question soit terminée. Une fois que vous aurez envoyé votre présentation, vous pouvez ranger le mail dans le dossier approprié.

De cette façon, vous n’avez dans votre boite de réception que les emails qui sont en cours de traitement. Et ils sont déjà planifiés en tant que tâche dans votre agenda.

Pour les emails d’information qui n’ont pas de délais spécifiques, vous pouvez les classer dans un dossier à part (« A lire » par exemple). Et vous pouvez prévoir un créneau chaque semaine pour prendre le temps de redescendre toutes ces informations.

5. Désinscrivez-vous des newsletters que vous ne lisez pas

Le meilleur moyen de gagner du temps dans la gestion des emails, c’est d’en recevoir moins !

Comme vous allez difficilement pouvoir empêcher votre patron ou vos collègues de vous envoyer des mails, il faut agir sur les mails que vous recevez automatiquement : les newsletters et les publicités.

Et ça c’est valable autant sur votre boite mail professionnelle que personnelle !

Combien de newsletters recevez-vous par jour alors que vous ne les lisez jamais ? Vous savez, ce site auquel vous vous êtes abonné une fois pour recevoir un fichier dont vous aviez besoin et qui vous envoie un mail chaque semaine sur un sujet qui ne vous intéresse pas ? Ou alors encore cette marque où vous avez fait une commande un jour mais pour laquelle vous recevez toutes les promotions et nouveaux produits par mail régulièrement ?

En bas de chacun de ces mails, il y a toujours la possibilité de se désinscrire. Et en plus, ça ne vous prends que quelques secondes ! En un ou deux clics, vous êtes débarrassé. Et puis si vous voulez vraiment vous réinscrire un jour, ne vous inquiétez pas, vous pouvez aussi le faire en quelques clics à n’importe quel moment.

Alors passez en revue les mails reçus ces derniers jours, notamment ceux que vous n’avez même pas pris la peine de lire et désabonnez-vous. Et voilà comment gagner du temps facilement avec moins d’emails à traiter dans votre boite de réception !

6. Utiliser le téléphone ou ses jambes plutôt que de longs emails difficiles à formuler

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Depuis qu’on a inventé les emails, il semblerait que les gens aient oublié qu’ils ont un téléphone ou même des jambes.

Est-ce que ça vous arrive d’essayer d’expliquer par email un sujet compliqué ? De passer plusieurs dizaines de minutes à tenter de formuler les choses de façon claire ? Avec généralement comme résultat un email à rallonge qui va demander des échanges supplémentaires pour bien se comprendre ?

J’avoue que ça m’arrive aussi de temps en temps mais je me suis désormais fixée une règle : si je vois que je passe plus de 5min à formuler un mail, je laisse tomber et je prends mon téléphone ou mes jambes pour discuter directement avec la personne concernée.

Bien sûr, quand il faut informer différentes personnes sur un sujet ou que les informations ont besoin d’être écrites pour laisser une trace, c’est plus compliqué à faire. Mais dans beaucoup de cas, ça marche très bien et ça fait gagner un temps fou.

Déjà parce que vous ne perdez pas du temps à rédiger un mail super long et compliqué. Et en plus parce que vous allez éviter un échange de 10 mails pour être sur que vous vous êtes bien compris.

Sans compter l’aspect social : un mail c’est très impersonnel alors qu’en parlant de vive voix avec quelqu’un, vous développez aussi une relation. Vous ne voyez plus cette personne comme un simple nom dans votre boite de réception mais comme un véritable être humain qui a les mêmes problématiques comme vous.

7. Limiter le nombre de destinataires des emails

Quand vous répondez à un mail ou que vous en écrivez un, ne vous sentez pas obligé de mettre la terre entière en copie 🙂

Bien sûr, il faut savoir informer les personnes nécessaires de ce qu’il se passe mais est-ce que vous avez vraiment besoin de répondre à tout le monde pour dire « merci pour ta réponse, bonne journée » ?

Soyez vigilant avec l’option « répondre à tous », ça évitera d’envoyer à une mailing-list de 50 personnes le mail qui n’en intéresse qu’un. Et donc nous aurons 49 personnes qui auront un mail en moins à gérer, c’est plutôt sympa pour eux.

Je sais que cette astuce là ne va pas forcément vous faire gagner du temps à vous mais plutôt aux autres personnes qui reçoivent (ou justement pas) vos emails. Mais si tout le monde utilise cette approche, c’est du temps gagné pour le monde entier !

Donc pour vos prochains mails à envoyer, prenez quelques secondes pour réfléchir à qui a vraiment besoin de les lire. Et n’hésitez pas limiter le nombre de destinataire. Au pire, si une personne n’est pas dans la boucle alors qu’elle aurait du, la fonction « transférer » marche très bien.

8. Créer des signatures avec les réponses courantes

J’ai découvert cette astuce là récemment et franchement je trouve que c’est un gain de temps formidable au niveau professionnel.

Vous avez sûrement une signature de mail qui se met de façon automatique à chaque fois que vous envoyez ou que vous répondez à un mail et qui indique vos coordonnées, le logo de votre société etc.. ?

Sur les logiciels de messagerie les plus communs (Outlook et Mozilla par exemple), vous pouvez créer différentes signatures et changer en un seul clic la signature à utiliser pour votre mail en cours de rédaction.

L’idée ici, c’est de créer des signatures avec les réponses les plus courantes que vous avez l’habitude d’écrire. Comme ça, en un seul clic, votre mail est déjà rédigé et vous n’avez qu’à adapter quelques détails, comme le nom de la personne par exemple.

L’exemple le plus simple, c’est le mail de remerciement :

Bonjour Machin,

Merci pour ton retour, c’est bien noté.

En te souhaitant une bonne journée,

Bien cordialement,

Miléna

Plutôt que de l’écrire à chaque fois, il est tout prêt en signature et je n’ai qu’à faire un clic à chaque fois que je veux l’envoyer et à remplacer « Machin » par le nom de la personne concernée.

Cela ne me fait peut-être gagner qu’une ou deux minutes à chaque fois mais à force, ça fait un temps significatif sur les emails que j’envoie le plus souvent.

Faites une petite analyse de vos emails envoyés et regardez s’il y a pas des textes qui se répètent. Vous pouvez créer des modèles à partir de ces textes là et vous n’avez qu’à adapter légèrement ensuite avant de l’envoyer.

Pour savoir comment créer une signature, je vous met ici les mode d’emploi pour les principales messageries :

  • Outlook
  • Mozilla Thunderbird
  • Gmail (Gmail ne gère pas plusieurs signatures mais leur système de modèles de mails est tout aussi efficace pour appliquer cette astuce !)
Gagner du temps dans la gestion des emails - Photo Gmail

Conclusion

Et voilà, vous connaissez maintenant les meilleures techniques pour gérer vos mails plus efficacement ! Si vous mettez en application ces 8 astuces, ou même juste une partie, vous devriez gagner un temps conséquent dans la gestion de vos emails.

Pour quelqu’un qui passe 5h par jour sur ses mails (la moyenne des cadres en France je vous rappelle), si vous arrivez à gagner rien que 20% de temps avec ces astuces, c’est 1h par jour de libre pour autre chose. C’est énorme quand on y réfléchit ! 5 heures de libres dans la semaine pour travailler sur des projets vraiment utiles plutôt que de répondre pour la énième fois la même chose par mail, ça vaut le coup non ?

N’hésitez pas à me dire en commentaire si vous avez testé ces conseils et quels sont les résultats ! J’ai hâte de savoir comment ça a marché pour vous 🙂

Et puis si vous avez d’autres astuces à partager pour gagner du temps sur les emails, je suis preneuse. Moins on passe de temps là-dessus et plus on a de temps disponible pour les tâches importantes et surtout plus intéressantes !

Est-ce que vous avez parfois l'impression de passer la moitié de votre journée à traiter vos emails ? Votre boite de réception se remplit beaucoup plus vite que votre capacité à la ranger ? Alors ce nouvel article va vous aider ! Je vous donne 8 conseils pour gagner du temps dans la gestion des emails. En appliquant ces astuces, vous allez gagner en efficacité et vous dégager du temps pour les choses vraiment importantes !
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