Mes 7 applications essentielles pour bien m’organiser au quotidien

Nos téléphones font des merveilles aujourd’hui avec les millions d’applications disponibles. Et même s’il est possible de télécharger une application pour tout et n’importe quoi, je pense qu’il est plus important d’en trouver quelques-unes qui marchent bien pour créer une véritable méthode d’organisation qui fonctionne !

Il vaut mieux avoir 10 applications que vous utilisez au quotidien que 100 que vous ouvrez une fois par mois

J’ai mis pas mal de temps à créer mon petit écosystème d’organisation. Il y a eu pas mal de tests, d’échecs, d’applications téléchargées et totalement inutilisées mais au final j’ai enfin un système qui marche et qui me fait gagner un temps fou chaque jour

Voilà donc ma liste des 7 applications que j’utilise au quotidien pour m’organiser (et sans lesquelles je ne sais pas ce que je ferai ) :

1. Google Agenda pour organiser mon temps

Je ne vois pas comment je pourrais m’organiser sans avoir une vision des évènements et échéances à venir. Et pour ça, rien de tel qu’un calendrier !

Bien sûr, il est toujours possible d’utiliser un calendrier papier pour tout noter et d’ailleurs j’en ai un dans mon bullet journal mais l’application Google Agenda est tellement plus pratique. Et elle offre des fonctionnalités qui sont impossibles sur le papier.

Je ne vais pas trop rentrer dans le détail ici car je vous ai déjà fait tout un article sur le sujet (que je vous invite à aller lire si vous voulez tout savoir sur les fonctionnalités de Google Agenda) :

Comment mieux s’organiser avec Google Agenda ?

Grâce à cette application (et la version web disponible sur n’importe quel ordinateur), je peux notamment :

• Créer et visualiser mes évènements dans différents calendriers classés par thème (dont un partagé avec Chéri pour qu’on soit toujours au courant tous les deux des choses prévues)

• Mettre en place et suivre mes habitudes

• Voir les évènements qui sont planifiés automatiquement depuis ma boite Gmail ou mes évènements Facebook

• Planifier et gérer tous mes évènements récurrents

Bref, un indispensable pour moi au quotidien pour savoir ce que me réserve mes jours, semaines et mois à venir !

2. Google Keep pour noter et me rappeler de tout

On reste dans l’univers Google avec ma deuxième application essentielle : Google Keep.

C’est une application qui permet de prendre des notes, de faire des listes, de créer des rappels, le tout sous forme de post-it colorés. Je m’en suis d’ailleurs beaucoup servie pour gérer mes listes de tâches avant de découvrir le bullet journal

Aujourd’hui, même si elle ne me sert à pas à organiser ma to-do du quotidien, je l’utilise tout de même pour pas mal de choses :

• Gérer la liste des repas et des courses avec une note partagée avec Chéri

• Pouvoir noter immédiatement quand quelqu’un me parle d’un resto à tester, un film à voir, un livre à lire dans mes notes dédiées

• Conserver des informations utiles comme des noms d’utilisateur, des adresses pour envoyer des cartes postales

• Créer des rappels qui sont automatiquement synchronisés dans mon agenda

• Prendre des notes sur ma lecture du moment quand je n’ai pas de papier sous la main (dans les transports par exemple)

• Garder sous la main une liste des recettes à tester ou que je fais régulièrement pour piocher dedans lorsque je fais ma liste des repas

En gros, je m’en sers pour noter tout ce qui me passe par la tête, notamment si je dois conserver des liens vers des sites ou si je n’ai pas de papier sous la main.

Pour retrouver l’information, je n’ai qu’à faire une recherche par mot clé et je tombe directement sur les notes concernées. Mes notes sont aussi catégorisées avec des libellés et un code couleur pour y voir plus clair et les plus utilisées sont épinglées en haut de l’appli pour y accéder rapidement.

Comme j’y ai accès à la fois sur mon téléphone et sur mes ordinateurs, je peux facilement retrouver l’information à tout instant, c’est vraiment pratique !

Et pour ceux qui ne vivent pas dans le monde Google, une alternative à Google Keep, c’est Evernote qui fonctionne sur le même principe

3. Google Drive pour accéder à tous mes documents n’importe où

Combien de fois est-ce que ça vous est arrivé de devoir envoyer un RIB, une pièce d’identité ou autre papier important et de faire le tour de votre boite email ou de tous vos dossier pour le retrouver ? Voire pire, de devoir le scanner pour la 12ème fois ?

Avant de centraliser tous ces documents sur mon drive Google, je faisais ça Tout le temps ! Et avouons-le, ce n’est clairement pas optimal en terme de gestion du temps

Désormais, tous mes papiers sont numérisés et classés dans des dossiers de mon Google Drive.

Du coup, dès que je dois constituer un dossier, envoyer des justificatifs par email etc.. Je peux y accéder immédiatement depuis n’importe quel appareil connecté à mon compte Google.

Et comme je gère aussi mes mails avec Gmail, je peux enregistrer directement une pièce-jointe dans mon drive en un seul clic (ou plutôt 3 pour le mettre dans le bon dossier) dès que je reçois un mail.

De même, dès que je reçois un papier important, je le prends en photo avec la fonction scan de document de mon téléphone et je l’enregistre directement sur le drive.

Et comme pour l’agenda ou les notes, j’ai des dossiers partagés avec Chéri, notamment pour notre appartement, pour qu’on ait tous les deux accès aux documents dès qu’on a besoin.

Alors ça demande un peu de temps pour le mettre en place au début mais c’est quand même tellement plus simple au quotidien !

4. Citymapper pour optimiser mes déplacements

Allez, sortons un peu de l’univers Google quand même !

Comme j’habite à Paris et que je n’ai pas de voiture, je me repose uniquement sur les transports en commun et les moyens de transport en libre service.

Pour éviter de perdre des heures dans le métro, il faut une application qui propose les meilleurs trajets et surtout qui soit bien actualisée avec le trafic réel.

Et pour ça, je n’ai rien trouvé de mieux à date que Citymapper. L’application est disponible dans de nombreuses villes et ils en rajoutent régulièrement des nouvelles.

Même si Google Maps est très pratique pour les itinéraires en voiture, je trouve qu’il gère assez mal les transports en commun.

L’avantage avec Citymapper, c’est qu’elle s’actualise en temps réel selon le trafic de la SNCF et de la RATP et qu’elle propose tous les modes de transport : Que ce soit à pieds, en métro, en trotinette, uber ou batobus, il y a forcément un moyen de se rendre la où vous voulez aller et elle va le trouver !

Et le bonus pratique pour les parisiens, c’est qu’elle précise où se placer dans le métro (à l’avant, au milieu ou à l’arrière) pour optimiser les correspondances et le trajet vers la sortie.

5. Forest pour me concentrer sans interruption

Si vous avez déjà lu mon article précédent sur la méthode Pomodoro, vous m’avez déjà entendu parler de cette application, Forest :

En même temps, je la trouve vraiment super utile pour me concentrer sans interruption sur mon travail ou mon blog !

Alors le principe est très simple, quand vous lancez l’application, vous choisissez une durée sur laquelle vous allez vous concentrer.

Une fois le chrono enclenché, un petit arbre virtuel va commencer à pousser sur votre téléphone et il deviendra grand à l’issu du temps que vous avez fixé.

Mais si vous avez le malheur de quitter l’application pendant cette durée pour faire autre chose (comme se balader sur Insta par exemple ), vous allez tuer ce petit arbre et il ne vous restera qu’une vieille branche morte à la place .

Comme on n’a pas envie d’assassiner un arbre (même virtuel) qui n’a rien fait pour mériter ça, on se retient d’aller checker Facebook, Instagram ou autre et on reste concentré sur la tâche à faire.

Et à chaque période que vous validez, c’est un arbre en plus . A la fin de la journée, vous pouvez voir tout le travail accompli représenté par la forêt que vous avez fait pousser. Ça fait plaisir quand même vous ne trouvez pas ?

6. Asana (l’équivalent de Trello) pour gérer le blog

Une des applications les plus récentes que j’ai découverte, c’est Asana et je m’en sert principalement pour l’organisation du blog mais elle sert pour n’importe quel projet en fait.

Elle fonctionne sur le même principe que Trello si vous connaissez mais avec des fonctionnalités un peu plus poussées (notamment pour le travail d’équipe).

Personnellement, je me sers surtout de l’affichage sous forme de tableaux Kanban en ayant différents tableaux avec des notes et tâches spécifiques.

Par exemple, j’ai un tableau qui me permet de centraliser les informations utiles pour le blog ainsi que les ressources dont je me sers régulièrement, un tableau de calendrier éditorial pour avoir une vision d’ensemble des publication, un tableau pour les articles où je note les idées, les articles planifiés, en cours et ceux qui sont publiés etc..

L’avantage c’est de centraliser toute l’information relative au blog à un seul endroit pour avoir une vision globale et ne pas perdre du temps à chercher les infos. Sans compter qu’on peut joindre des fichiers ou ajouter un lien vers un document drive sur une tâche donc tout est vraiment regroupé !

Et c’est une application qui peut être utile aussi pour l’organisation du quotidien. Je sais que certains s’en servent pour tout gérer, à la place d’un bullet journal par exemple.

7. My Maps pour organiser les vacances

Bon celle-là, j’avoue que je ne l’utilise pas forcément au quotidien vu que c’est surtout pour organiser les vacances (même si j’aimerai bien être quotidiennement en vacances )

Et vous allez encore me dire que je fais de la pub pour Google (promis, je n’ai pas d’actions chez eux ) mais il faut dire qu’ils sont bons pour nous simplifier la vie quand même !

Donc MyMaps, le concept c’est de créer des cartes sur lesquelles vous pouvez enregistrer des lieux, des itinéraires et catégoriser le tout grâce à des calques, des couleurs et des icônes.

Par exemple, voici la carte que j’ai préparée pour notre voyage en Italie cet été :

Cela permet de visualiser les différents lieux à visiter, de noter les recommandations de restaurant, bars ou autre et surtout de partager le tout via l’application ou sur un ordinateur avec n’importe qui.

Généralement, je commence par noter les principaux lieux touristiques à voir absolument puis je fais des recherches un peu plus poussées pour voir toutes les choses à faire dans les environs et je peux adapter au mieux le temps à prévoir sur place et où se loger.

Avec l’affichage des itinéraires, cela permet d’anticiper aussi les trajets à faire en voiture et voir si c’est faisable en terme de temps.

Et ensuite, il n’y a plus qu’à profiter pendant les vacances

Conclusion

Et voilà, vous savez maintenant sur quoi repose l’essentiel de mon système d’organisation. Au final, beaucoup d’applications sont très simples d’utilisation et assez basiques mais le fait qu’elles soient liées et utilisées ensemble les rends vraiment très efficaces !

Ah et puis bien sûr, elles sont toutes utilisables gratuitement

J’espère que cet article vous donnera envie d’en tester certaines si vous ne les utilisez pas déjà. N’hésitez pas à me dire en commentaire ce que ça donne surtout !

Et vous, est-ce que vous avez des applications essentielles au quotidien ?

Racontez moi en commentaire, je suis toujours preneuse de nouvelles idées pour améliorer mon système

Si l’article vous plait, n’hésitez pas à le partager sur Pinterest