7 principes fondamentaux pour bien s’organiser

Par où commencer quand on se sent débordée et qu’on veut remettre un peu d’ordre dans notre quotidien ? Comment s’y prendre quand on veut bien s’organiser pour booster notre productivité ?

C’est ce que j’ai envie de vous expliquer dans ce nouvel article (et tout premier épisode du podcast « Entrepreneures Productives » ) avec les 7 principes fondamentaux qui sont indispensables d’après moi pour bien s’organiser.

Et surtout, je vous donne pour chaque principe les petites actions et habitudes que vous pouvez mettre en place facilement au quotidien et qui peuvent vraiment faire une grosse différence pour vous en terme de productivité !

Principe 1 : Ce n’est pas parce que ta to-do déborde que tu en feras plus (bien au contraire)

S’il y a bien un problème que je retrouve TOUT le temps, que ce soit avec mes coachés, ma communauté ou même quand je parle organisation avec des proches, c’est celui là : On a beaucoup trop souvent tendance à surcharger notre to-do liste .

Et on croit que plus on va en mettre, sur ce bout de papier ou sur cette appli, et plus on va réussir à en faire dans la journée. Comme si, juste parce que c’était écrit, ça allait nous permettre de rallonger les journées..

Sauf qu’on sait très bien que ça ne marche pas comme ça en fait !

Dans la vraie vie, quand on attaque sa journée avec une to-do liste de 25 tâches, on est découragée d’avance. Parce que notre cerveau n’est pas dupe, il sait très bien qu’il ne va pas réussir à tout faire . Alors qu’est-ce qu’on fait ? On va scanner toute la liste des yeux (et ça, ça nous fait déjà perdre 2 minutes) et on va chercher à cocher le plus de cases possibles. Et pour ça, on va faire en priorité les tâches les plus simples et les plus courtes.

Du coup, on termine notre journée en ayant fait toutes les tâches faciles et il ne nous reste plus d’énergie et de motivation pour s’attaquer aux tâches compliquées qui restent en attente. Sauf que ce sont ces tâches plus difficiles qui nous font avancer sur nos projets et nos objectifs généralement. Au final, on est épuisé parce qu’on a fait plein de choses et pourtant on n’a pas avancé d’un pouce sur nos tâches importantes et on se coucher sans être satisfaite de notre journée.

Alors comment faire pour éviter ça ?

Le plus simple évidemment, c’est de raccourcir sa to-do liste. Vous vous limitez en nombre de tâches dessus, vous en mettez 3 / 5 maximum par jour et on est bon .

Sauf qu’en pratique, je sais que ce n’est pas forcément une technique qui marche pour tout le monde. J’en suis d’ailleurs incapable personnellement puisque j’ai besoin de tout noter pour m’en rappeler, même les petites tâches rapides du style « arroser les plantes » ou « lancer la machine ».

Alors pour vous concentrer quand même sur les choses les plus importantes tout en vous servant de votre liste de tâche pour décharger votre cerveau, je vous conseille de choisir 3 priorités maximum par jour parmi toutes vos tâches. C’est à dire que parmi toutes vos tâches, posez vous la question « quelles sont les 3 taches qui sont les plus importantes pour moi aujourd’hui ? » « celles qui vont me faire avancer dans mes projets ? »

Si vous ne savez vraiment pas par quel bout commencer pour prioriser vos tâches, vous pouvez utiliser comme outil la Matrice d’Eisenhower . Je vous explique en détail comment faire dans cet article :

Comment prioriser ses tâches à l’aide de la Matrice d’Eisenhower

Ensuite il n’y a plus qu’à vous concentrer en priorité sur ces 3 tâches. Une fois terminées, c’est génial, vous savez que vous avez réussi votre journée et vous pouvez être fière de vous ! Et tout le reste de votre to-do liste c’est du bonus.

Et bien sur, 3 c’est vraiment un maximum, si vous avez une grosse action prioritaire à faire dans la journée, vous pouvez vous concentrer uniquement sur ça.

Principe 2 : Pour bien s’organiser, il vaut mieux gérer son énergie que son temps

On croit souvent que toutes les heures se valent et que si on met 1 heure à faire une tâche, on va toujours mettre une heure à n’importe quel moment de la journée. Sauf que notre énergie varie tout le temps et est loin d’être constante d’un moment à l’autre. Donc pour travailler le plus efficacement possible, il faut s’organiser en fonction de son énergie et pas uniquement de son temps disponible .

Je sais pas vous mais pour moi par exemple, une heure de libre de 8h à 9h le matin et une heure de libre de 22h à 23h le soir, ce n’est pas du tout les mêmes heures en terme de productivité. Mon cerveau ne fonctionne pas de la même manière le matin tôt ou le soir tard (ou plutôt il ne fonctionne plus vraiment le soir tard ).

Pour utiliser ce principe là, il est important d’apprendre à vous connaitre et à connaitre votre rythme de travail. Quand est-ce que vous êtes le plus efficace pour faire des tâches qui demandent de la réflexion ? Est-ce que c’est plutôt le matin tôt, en début d’après-midi, le soir ? Et pour les tâches créatives quand est-ce que c’est le mieux pour vous ?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse, on est toutes différentes là-dessus et ça évolue aussi au cours de notre vie. Je vous ferai d’ailleurs très rapidement un podcast (et article) détaillé sur le sujet des rythmes biologiques et des différents chronotypes .

En attendant, vous pouvez déjà commencer à planifier vos sessions de travail en fonction du moment de la journée qui convient le mieux pour vous !

Et c’est d’autant plus simple quand on est entrepreneure et qu’on a plus de liberté sur nos horaires de travail, donc profitez-en et adaptez vraiment votre planning à votre énergie au lieu de vous forcer inutilement à des moments où vous n’êtes pas efficace .

Principe 3 : Le cerveau n’est pas un support de stockage efficace

Notre cerveau est une machine incroyable. Et grâce aux avancées en neurosciences, on comprend de mieux en mieux son fonctionnement (c’est tellement passionnant je trouve )

S’il y a bien une chose qu’on sait aujourd’hui, c’est que notre cerveau est fait pour réfléchir, pour raisonner, pour inventer, pour assembler des idées. Mais par contre, il n’est pas fait pour stocker de l’information, ce n’est vraiment pas son point fort..

D’ailleurs vous vous en êtes sûrement déjà rendue compte. Quand est-ce que vous vous rappelez qu’il faut acheter la lessive ? Est-ce que c’est quand vous êtes dans le magasin devant le rayon lessive ? Bien sur que non ! C’est quand vous êtes dans votre douche, en plein milieu d’une réunion, en train de marcher dans la rue, ou a la limite quand vous voulez faire une machine et que vous vous réalisez qu’il n’y en a plus .

Mais en tant qu’être humain, on est plutôt malin. Vu que notre cerveau ne stocke pas bien l’information, on a créé plein d’autres supports de stockage bien plus efficaces .

Ca a commencé avec les dessins sur les murs des cavernes, puis le papier et l’écriture. Et maintenant, on a des supers applications sur nos téléphones pour se décharger de toutes ces pensées et être sûre de s’en rappeler au bon moment.

Alors arrêtez d’essayer de stocker de l’information dans votre cerveau. Libérer la place en notant tout, que ce soit sur papier, sur une application d’organisation, n’importe quel support qui vous permet de vous alléger et d’utiliser votre cerveau pour ce qu’il sait faire de mieux : réfléchir !

Principe 4 : Le bon outil d’organisation c’est celui qui te correspond et qui te simplifie la vie

Aujourd’hui on a des tonnes d’outils d’organisation à disposition : que ce soit la simple to-do liste sur un bout de papier à un outil digital complet comme Notion. Sans compter tous les nouveaux qui arrivent chaque jour .

Mais je suis vraiment persuadée qu’il n’y a pas un outil qui est meilleur que l’autre. On fonctionne toutes différemment donc un outil que moi je trouve génial ne va pas forcément vous plaire, et vice-versa.

L’essentiel, c’est vraiment de trouver l’outil qui vous correspond à vous, celui avec lequel vous êtes à l’aise, celui qui vous donne envie de l’utiliser et qui vous simplifie la vie . Parce que l’objectif d’un outil ou d’un système d’organisation, c’est de vous simplifier la vie, pas de vous la compliquer ou vous faire perdre du temps.

Donc c’est vraiment à vous de tester les outils qui existent et de voir celui ou ceux qui vous parlent le plus. Bien sûr, vous allez pouvoir vous inspirer de ce qui se fait ailleurs, vous pouvez lire des retours d’expérience, des comparatifs mais à la fin, c’est vraiment en fonction de vous qu’il faut que vous décidiez .

Principe 5 : Pour bien s’organiser, il faut apprendre à estimer

On va pas se mentir, on a très souvent tendance à sous-estimer le temps que va nous prendre une tâche.

Pendant longtemps, quand j’écrivais des articles de blog, je me disais « ok je bloque 2h et c’est bon ». Sauf qu’en réalité, vu que je suis une vraie pipelette et que je n’ai jamais réussi à faire des articles courts , je met plutôt 4h pour rédiger et programmer un article de bout en bout.

Et c’est vraiment important de prendre conscience du temps que nous prennent les tâches qu’on fait, surtout les tâches récurrentes qu’on fait chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Parce qu’une fois qu’on sait que ça prend 4h, on l’accepte et on bloque 4h dans l’agenda, au lieu de ne bloquer que 2h et de se retrouver à courir partout en fin de journée parce qu’on en a trop prévu .

Pour appliquer ce principe, je vous conseille de lister quelques tâches que vous faites régulièrement et qui vous prennent pas mal de temps. Les prochaines fois que vous allez les faire, vous pouvez noter le temps que vous estimez et le temps réel. C’est un excellent exercice pour apprendre à mieux estimer le temps dont vous avez besoin et donc pour mieux vous organiser au final !

Principe 6 : Si ça prends moins de 2 minutes, autant le faire tout de suite que de perdre du temps à le planifier

Ce principe est une règle de productivité issue de la méthode Getting Things Done de David Allen que j’ai adoptée il y a des années déjà. Et si vous ne le faites pas déjà, je vous conseille à 200% de mettre cette règle en pratique dans votre vie quotidienne .

L’idée c’est que pour une tâche qui va vous prendre moins de 2 minutes à faire, vous allez perdre plus de temps à ouvrir votre appli ou votre carnet et à la noter dedans qu’à la faire immédiatement.

Donc pour bien s’organiser, on ne réfléchit pas et on la fait tout de suite. Comme ça c’est un truc en moins à se souvenir et on est débarrassé !

Et vous verrez que plus vous allez appliquer cette règle, plus ca va devenir un automatisme.

Principe 7 : On n’est pas des robots donc on a besoin de faire pause régulièrement

Je sais que vous vous êtes lancées dans l’entrepreneuriat pour faire un métier que vous aimez et vous êtes passionnées par ce que vous faites. Et je sais aussi en tant qu’entrepreneure qu’on a (à peu près ) 300 idées à la minutes et clairement pas assez d’heures dans les journées pour tout faire.

Pour peu qu’on doivent également s’occuper des enfants, qu’on ait aussi un travail salarié à côté etc.. on est vite tentée d’oublier de prendre du temps pour nous, de réduire notre temps de sommeil ou de ne pas faire de pauses .

Sauf qu’on n’est pas des robots, donc tous ces temps de repos, de détente, de pause sont essentiels pour travailler efficacement, pour tenir sur le long terme et pour rester motivée et inspirée.

Donc si vous devez retenir qu’une seule chose de tout cet article, vraiment, c’est de faire des pauses régulièrement . Prenez du temps pour vous, pour vous aérer l’esprit, pour faire un petit break, même si c’est juste quelques minutes mais plusieurs fois par jour. Votre cerveau et votre corps vous remercieront et au final vous serez plus productive donc c’est vraiment pas du temps perdu !

Conclusion

Et voilà, j’espère que ces 7 principes pour bien s’organiser vous aideront à gagner en productivité et à reprendre le contrôle de votre temps.

Je suis sûre que si vous commencez à mettre en place au fur et à mesure chacun de ces principes, vous verrez rapidement une belle progression dans votre organisation !

Mais peut-être que vous appliquez déjà ces 7 principes ou une partie dans votre quotidien ? Dites-moi en commentaire si vous le faites déjà ou si ça vous donne envie de tester