20 choses à faire en quelques minutes pour mieux vous organiser

Vous avez quelques minutes devant vous avant de devoir partir, attaquer une nouvelle tâche, débuter une réunion ? Pourquoi ne pas en profiter pour gagner un peu de temps sur la suite ?

Même lorsqu’on a pas vraiment le temps, il est possible en quelques minutes de faire des tâches pour mieux vous organiser.

Que ce soit pour gagner du temps sur la suite de la journée ou sur le long terme, on sous-estime souvent ces petites actions qui peuvent vous rendre la vie plus agréable.

Je vous donne ici une liste de 20 choses que vous pouvez faire même si vous n’avez que quelques minutes devant vous. J’ai organisé la liste en fonction du lieu et matériel à disposition pour que vous puissiez vous y retrouver plus facilement .

A la maison

1. Faire votre lit

Plusieurs recherches ont prouvé que les personnes qui font leur lit sont plus heureuse, dorment mieux et sont plus productives que celles qui ne le font pas.

On parle ici d’une tâche qui ne vous prendra que 2min et qui peut avoir des effets très positifs sur votre vie donc ça ne vaut vraiment pas le coup de vous en passer .

Et puis c’est quand même plus agréable d’aller se coucher dans un lit fait, vous ne pensez pas ? Sans compter que votre chambre a une toute autre allure une fois que votre lit est bien fait .

Si vous le faites dès le réveil, vous savez que vous avez accompli au moins une tâche utile de bon matin, votre cerveau dégage de la dopamine et ça vous encourage à continuer sur votre lancée pour être plus productive pendant la journée .

2. Faire la vaisselle

Si vous n’avez pas laissé votre vaisselle s’accumuler depuis une semaine , vous ne devriez pas prendre plus de quelques minutes pour éliminer de votre évier tout ce qui s’y trouve.

D’ailleurs, même si vous n’avez pas le temps de tout faire, vous pouvez déjà en nettoyer une grande partie en 5 minutes.

Alors avant de partir pour la journée ou en rentrant le soir, utilisez ces quelques minutes nécessaires pour vider votre évier. Vous vous remercierez la prochaine fois que vous reviendrez dans votre cuisine !

3. Faire le tour de votre appartement/maison et noter toutes les choses à acheter prochainement

Est-ce que vous aussi ça vous arrive d’oublier d’acheter certains produits essentiels jusqu’au moment où vous n’en avez plus et que vous devez courir au magasin parce que vous n’avez plus le choix ? (« oups on a plus de dentifrice ? » )

Pour éviter ça, vous pouvez utiliser vos quelques minutes de libre pour faire le tour de votre appartement ou maison et noter tout ce qu’il va bientôt vous manquer .

Juste faire le point sur les stocks de PQ, lessive, produits ménagers, produits douches etc.. ne vous prendra pas longtemps mais ça peut vous éviter un aller-retour en urgence au magasin donc c’est vraiment du temps de gagné pour la suite .

4. Récupérer tous les papiers qui trainent et planifier une session de rangement

Vous n’avez que quelques minutes de libre donc soyons réaliste, ça va être un peu juste pour ranger tous les papiers de la maison .

En revanche, vous pouvez déjà commencer par rassembler tous les papiers qui traînent dans la maison au même endroit dans un espace spécifique pour les papiers à ranger .

Vous pouvez déjà jeter toutes les publicités et autres papiers que vous n’avez pas besoin de conserver.

Et pour être sûre que ceux que vous devez encore ranger ne restent pas là pendant 6 mois, vous pouvez prévoir une petite session de rangement dans les prochains jours.

Sans y passer des heures complètes, vous pouvez ajouter à votre calendrier un créneau d’une demi-heure un soir ou le week-end suivant pour ranger les papiers à conserver.

D’ailleurs, si vous voulez une méthode efficace pour bien organiser vos papiers, je vous explique mon mode d’emploi pas à pas dans cet article :

Bien organiser ses papiers, le mode d’emploi

5. Nettoyer les surfaces planes

Je sais que vous n’allez pas faire un grand ménage de printemps en 5 minutes mais ce n’est pas une raison pour ne pas en faire un minimum .

On a tous plein de surfaces planes dans notre appartement ou maison qui attirent la saleté et la poussière et qui n’ont besoin que d’un petit coup de chiffon pour sentir mieux .

Allez on prends une éponge ou un chiffon pour la poussière et on nettoie une zone en particulier. Ça peut être la vasque de la salle de bain, le plan de travail de la cuisine, la poussière du bureau ou d’une étagère, la table basse etc..

Au final chaque surface ne prends vraiment pas longtemps donc même en 5 minutes, on peut améliorer son environnement .

Et si vous aimez bien les challenges, essayez de vous chronométrer pour en faire le plus possible en 5 minutes. Ça rendra le nettoyage un peu plus fun !

Au travail

6. Lister toutes les tâches et projets que vous souhaitez réaliser à court et moyen terme

Parce que parfois à force de courir à droite à gauche, on perds un peu la vision globale des choses .

Et pourtant il suffit de quelques minutes pour poser sur le papier (ou n’importe quelle application de note), toutes les tâches et projets qui vous viennent à l’esprit.

Que ce soit des tâches très simples que vous pouvez effectuer en quelques dizaines de minutes ou des projets à long terme que vous voulez réaliser, n’hésitez pas à noter en vrac tout ce qui vous passe par la tête .

Une fois cette liste écrite, vous l’aurez sous la main dès que vous avez un peu de temps, que ce soit pour réaliser des tâches simples ou planifier sur le long terme des projets d’envergure.

7. Analyser votre calendrier de la semaine

Dans le monde professionnel, on n’est pas toujours maître de son calendrier et il arrive qu’on se laisse un peu dépasser par tous les événements planifiés par les autres.

En quelques minutes, vous pouvez passer en revue votre semaine à venir, analyser les réunions prévues et voir si elles sont réellement toutes essentielles.

C’est aussi le moment de voir le temps que vous avez de disponible pour les tâches que vous voulez réaliser dans la semaine et bloquer des créneaux de temps pour travailler dessus .

8. Ajouter les deadlines de vos tâches et livrables dans votre calendrier

Avec quelques minutes de plus, vous pouvez aussi ajouter dans votre calendrier des deadlines pour les tâches et livrables de la semaine ou du mois.

Par exemple si vous avez une présentation à réaliser pour votre réunion du jeudi matin mais que celle-ci doit être revue par votre manager en amont, planifiez un rendez-vous de « deadline » le mercredi midi avec un rappel une demi-journée ou une journée avant .

Ça ne prends pas beaucoup de temps mais ça vous permettra d’anticiper pour éviter de devoir faire le travail en urgence .

Sur la plupart des calendriers, vous pouvez catégoriser les évènements avec différentes couleurs. Je vous invite à mettre une couleur spécifique pour les livrables de façon à les repérer en un seul coup d’oeil en regardant votre calendrier.

D’ailleurs, si vous utilisez Google Agenda pour gérer votre calendrier pro ou perso, j’ai un article qui va vous intéresser. J’y explique en détail les fonctionnalités avancées de cette application et comment l’utiliser au quotidien pour mieux s’organiser :

Comment mieux s’organiser avec Google Agenda ?

9. Créer une règle automatique de classement des emails

Est-ce que vous saviez qu’en 2019, un salarié français reçoit en moyenne 88 emails par jour ? Et les cadrent disent regarder leur boites mail un peu plus de 5h par jour. Honnêtement, je ne sais même plus où est-ce qu’on trouve le temps de travailler avec tout ça .

Donc pour éviter de perdre plus de la moitié de vos journées à traiter des mails, vous pouvez déjà en quelques minutes créer une règle automatique de classement.

Dans les 88 emails reçus, il y en a forcément qui ne demandent pas une lecture et une réponse immédiate et qui sont plutôt des mails d’information. Je pense notamment aux emails envoyés à toute l’entreprise concernant le CE, les actualités, les newsletters diverses etc..

Identifiez un email de ce genre et créez une règle pour l’envoyer directement dans le dossier associé en fonction du sujet du mail et/ou du destinataire (si vous être sûr de ne pas recevoir d’email important de ce destinataire bien sûr ).

Et voilà, en quelques minutes, c’est du temps de gagné à chaque fois que vous recevrez un email de la sorte !

10. Supprimer les emails inutiles

Comme je vous le disais au dessus, on reçoit quand même un nombre impressionnant d’email chaque jour. Et pourtant, la plupart d’entre eux ne nécessite pas d’être sauvegardé dans votre boite de réception.

Combien d’email du genre « merci, bonne journée », « bien reçu », « message d’absence automatique etc.. vous avez dans votre boite de réception ?

Si vous avez quelques minutes devant vous, vous pouvez supprimer tous ces mails qui ne contiennent aucune information utile.

En faisant ça par exemple à la fin de chaque journée de travail, vous pouvez retrouver rapidement une boite email beaucoup plus organisée. Cela facilitera vos recherches par la suite puisque vous n’aurez que les informations utiles de conservées .

Sans compter que chaque email inutile que vous gardez, c’est de la place sur un serveur qui consomme de l’énergie donc en le supprimant, vous faites aussi un geste pour la planète !

Avec un téléphone ou un ordinateur

11. Mettre en place un virement automatique

Est-ce qu’il y a encore des virements que vous devez réaliser tous les mois ? Tous les trimestres ? Que ce soit pour payer votre loyer, certaines factures, pour épargner de l’argent sur un compte spécifique ou pour envoyer de l’argent à un proche ?

Commencez par faire la liste de tous les virements réguliers que vous effectuez puis rendez vous sur le site de votre banque .

En quelques minutes, vous pouvez mettre en place un virement automatique entre votre banque et le compte du destinataire (même si c’est vous-même sur un autre compte).

Ces quelques minutes de passées à mettre en place le virement vous ferons gagner du temps chaque mois. C’est du temps que vous pourrez passer à des choses bien plus utiles dans la vie !

12. Se désinscrire des newsletters inutiles

On a vu les emails professionnels mais au niveau des boites mails perso, c’est encore pire je pense .

Combien d’emails recevez-vous chaque jour, chaque semaine, parce que vous avez fait une seule commande sur un site ou que vous vous êtes abonné à une newsletter sur un sujet qui ne vous intéresse plus du tout aujourd’hui ?

A la fin de ces emails, il y a toujours l’option de se désinscrire de la newsletter.

Vous pouvez scanner votre boite mails rapidement et identifier les mails que vous ne voulez plus recevoir. En quelques minutes, vous pouvez vous désinscrire de plusieurs newsletters et éviter de perdre du temps à gérer des emails inutiles.

Et on pense encore à la planète, moins d’email envoyé, moins d’email stocké, on est tous gagnant

13. Enregistrer en barre de favori les sites que vous utilisez le plus régulièrement

On a tous des sites favoris, que ce soit au travail ou au niveau personnel. Pourquoi perdre du temps à taper une adresse de site alors qu’il est si simple de les enregistrer dans la barre de favori pour qu’ils apparaissent sous vos yeux dès que vous lancez votre navigateur.

C’est une action qui ne vous prendra que quelques minutes et cela vous fera gagner quelques dizaines de seconde à chaque fois que vous vous rendez sur ces sites .

Même si ça ne vous parait pas grand chose comme temps gagné, dites vous que si vous avez 10 sites que vous consultez tous les jours et que vous y gagnez 10 secondes à chaque fois (et encore je pars sur le principe que ce n’est qu’une fois par jour), ça ferait 10h par an de gagné. Pour 5 minutes de travail, ça vaut quand même le coup non ?

14. Sauvegarder vos documents importants sur un disque ou sur le cloud

Ok vous n’allez pas faire une sauvegarde complète de tous vos documents en 5 minutes. Mais il vaut mieux en faire un petit peu à la fois que rien du tout.

Vous pouvez déjà commencer par scanner certains documents importants ( papiers d’identité, contrat de travail, bulletins de salaire, livret de famille etc..). Que ce soit avec une application spécifique ou directement via l’appareil photo de votre téléphone, c’est vraiment rapide à faire.

Une fois que vous avez les documents numérisés, assurez vous de les stocker dans deux endroits différents pour être sûr de ne jamais les perdre.

Vous pouvez les avoir dans un dossier spécifique de votre ordinateur et dans un espace de stockage en ligne. L’avantage de les avoir en ligne, c’est que vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil connecté à internet .

Et puis c’est tellement pratique lorsque vous avez besoin d’envoyer des documents par email pour les démarches administratives d’avoir déjà tout sous la main.

Même si vous ne pourrez pas tout faire d’un coup, c’est déjà un début et une fois que vous avez fait l’essentiel, il vous suffit de mettre à jour de temps en temps vos sauvegardes avec les nouveaux documents que vous avez reçu.

Petite astuce, si vos bulletins de salaires sont dématérialisés, vous disposez déjà d’un espace de stockage sécurisé. Je vous conseille de mettre vos documents à cet endroit là car c’est un espace qui vous est attribué à vie et qui est plus sécurisé que les espaces gratuits type Google drive, Dropbox et cie .

15. Supprimer les applications inutiles de votre téléphone

La prochaine fois que vous avez 5 minutes à perdre sur votre téléphone, au lieu de vous balader sans but sur Facebook , vous pouvez jeter un coup d’œil à la liste de vos applications. En plus ça marche même si vous êtes hors ligne !

Je suis persuadée que vous y trouverez des applications que vous avez téléchargé une fois pour une occasion spécifique, ou des applications dont vous ne vous servez plus du tout aujourd’hui (Candy crush par exemple ).

Vous pouvez faire un petit nettoyage en quelques minutes, votre téléphone gagnera en autonomie et en vitesse. En plus, cela vous facilitera la vie quand vous serez à la recherche d’une application qui elle vous est utile.

N’importe où, n’importe quand

16. Réfléchir aux 3 tâches prioritaires de la journée ou du lendemain

On a toutes des dizaines de tâches à réaliser. Mais si vous voulez être efficace dans votre journée, il faut vous fixer des priorités. Sans ça, vous pouvez passer vos journées à réaliser des tâches insignifiantes qui ne font pas avancer vos projets .

Donc prenez ces quelques minutes, idéalement en début ou en fin de journée, pour réfléchir aux trois tâches qui sont réellement prioritaires.

Que ce soit parce qu’une deadline approche ou parce que cette tâche est importante pour faire avancer un projet (surtout celui que vous repoussez chaque jour par manque de temps ), notez les trois tâches qui sont importantes pour la journée.

Je vous demande de choisir uniquement trois tâches ici pour que vous soyez obligée de vous limiter à ce qui compte vraiment.

Bien sûr vous n’accomplirez pas forcément uniquement ces trois tâches là mais au moins vous savez quelles sont les priorités de la journée. Si vous ne deviez faire que trois choses aujourd’hui, ça serait celles-là et votre journée serait réussie !

17. Faire une liste des repas de la semaine

Je vous en ai déjà parlé dans mon article sur comment gagner du temps en cuisine chaque semaine mais je pense que ça vaut le coup de le mentionner ici de nouveau.

Il vous suffit d’un bout de papier et d’un stylo (ou une note sur votre téléphone) pour préparer rapidement la liste de vos repas de la semaine.

Ça sera du temps gagné en allant faire vos courses et puis à chaque repas. C’est tellement plus simple de réfléchir à ça à l’avance que de se poser devant le frigo en mode « on mange quoi ce soir ? »

18. Penser à 3 personnes que vous n’avez pas vu depuis un moment pour les contacter

Parce que dans notre vie bien chargée, on ne prends pas toujours le temps de rester en contact avec les gens qui nous sont chers .

Vous pouvez utiliser ces quelques minutes de libre pour penser à trois personnes que vous n’avez pas vu depuis longtemps. Prenez le temps de leur écrire un petit message ou si vous n’avez vraiment pas le temps, mettez un rappel dans votre téléphone pour le faire sur votre temps libre.

Un petit texto, un message Facebook pour prendre des nouvelles ou organiser une soirée, ça ne vous prendra que quelques minutes. Et pourtant ça vous assure de rester proches des gens qui comptent pour vous et de leur montrer .

19. Établir une liste des prochains livres que vous avez envie de lire

Je suis persuadée que la lecture est une activité essentielle pour s’épanouir et s’enrichir. Elle permet d’apprendre sur tout et de découvrir de nouveaux mondes sans quitter son canapé (ou sa rame de métro ).

Étant donné qu’il y a des livres sur TOUS les sujets, il est impossible de ne pas en trouver à votre goût. Mais parfois, on ne prends pas le temps de lire parce qu’on n’a pas forcément à portée de main un livre qui nous fait envie .

Alors prenez quelques minutes pour rechercher les livres que vous avez envie de lire et préparez une petite liste. Vous pouvez garder cette liste à portée de main en l’écrivant sur un papier dans votre sac, dans votre bullet journal ou dans une note sur votre téléphone.

Comme ça, si vous passez devant une librairie ou que vous avez un peu de temps pour commander en ligne, vous pouvez sortir cette liste pour savoir quoi acheter comme prochaine lecture .

20. En bonus : souffler et se détendre

Parce que parfois quand on a 5 minutes de disponible, c’est aussi le moment de faire une pause .

Si vous voulez être productive, il faut aussi savoir s’accorder des petits moments pour souffler entre deux activités intenses. Votre cerveau et votre corps vous remercierons et vous serez plus efficace par la suite .

Donc n’hésitez pas à prendre ce temps pour vous détendre, respirer et profiter du moment présent.

J’espère que cette liste vous sera utile et que ça vous donnera des idées pour occuper vos prochaines minutes de libre.

Au final, on peut faire énormément de choses en quelques minutes ! Et répété chaque jour, l’impact est vraiment énorme

Et vous, est-ce que vous utilisez certaines de ces techniques ? Ou vous en avez d’autres à me partager ? N’hésitez pas à me le dire en commentaire, je suis preneuse de toutes les bonnes idées !

Pour garder la liste sous la main, vous pouvez l’enregistrer sur Pinterest 😉