Travailler plus efficacement avec la technique Pomodoro

Comme vous le savez si vous avez déjà lu d’autres articles de ce blog, mon objectif dans la vie c’est de vous libérer du temps

Et une des manières d’y arriver, c’est d’être plus efficace dans votre travail et donc de pouvoir accomplir vos tâches dans un temps réduit pour vous laisser du temps libre pour le reste.

Pour ça, je vous partage aujourd’hui la technique Pomodoro qui est une technique que j’utilise pour être efficace au travail et ne pas me laisser distraire.

La technique Pomodoro, qu’est ce que c’est ?

Cette technique de gestion du temps ne date pas d’hier ! Elle a été inventée par Francesco Cirillo dans les années 1980 et elle est basée tout simplement sur l’utilisation d’un minuteur.

Francesco n’avait a sa disposition qu’un minuteur de cuisine en forme de tomate (Pomodoro en Italien) d’où le nom de sa méthode.

L’idée est très simple et pourtant très efficace :

• On choisit une tâche à effectuer

• On lance le minuteur pendant une période de 25 minutes qu’on appelle un pomodoro (minuteur tomate en Italien)

• Pendant ce pomodoro (donc 25 minutes), on se concentre à fond sur cette tâche sans se laisser distraire

• Quand le minuteur sonne, on fait une courte pause de 5 minutes

• On recommence un pomodoro de la même manière

• Tous les 4 pomodori , on fait une pause plus longue de 15 / 20 minutes

Pourquoi utiliser la technique Pomodoro ?

Pour utiliser cette technique, vous n’avez besoin que d’un minuteur, d’un papier et d’un crayon. Pas besoin de déployer des outils très sophistiqués et pourtant il y a plein d’avantages à l’utiliser. Je vous en donne 4 ici :

1. Elle permet de lutter contre la procrastination

Si on procrastine, c’est souvent parce que la tâche à accomplir nous parait difficile ou ennuyeuse. Du coup, on n’arrive pas à se motiver pour se lancer et on repousse le problème .

En utilisant la technique Pomodoro, on s’impose de travailler sur une tâche pendant 25 minutes uniquement. 25 minutes, au final ce n’est pas si long que ça ! Et ça suffit généralement à se lancer sans trop de peur de voir la tâche s’éterniser (au pire, dans 25 minutes, c’est terminé ).

Du coup cette technique est un très bon moyen de se motiver pour se lancer dans des tâches sur lesquelles on procrastine depuis longtemps.

Sans compter que généralement, c’est le lancement qui est difficile. Après 25 minutes, il y a de grandes chances pour que vous vous disiez « finalement, ce n’est pas si terrible, je vais continuer pour un autre pomodoro ».

Si vous avez tendance à procrastiner, je vous invite à lire l’article que j’ai écrit et qui détaille en profondeur le sujet à partir d’un livre référence en la matière, vous y trouverez toutes les méthodes pour lutter contre la procrastination :

Comment lutter contre la procrastination ? L’essentiel du livre « The Procastination Equation »

2. Vous obtenez une vision réelle du temps passé sur chaque tâche

Notre cerveau a un biais cognitif concernant le temps nécessaire pour réaliser une tâche. Nous sommes généralement très optimistes et nous avons tendance à sous-estimer largement le temps qu’il va nous falloir pour finir.

Avec la technique Pomodoro, vous pouvez noter facilement à côté de chaque tâche que vous effectuez le nombre de pomodoro que vous avez dû passer dessus.

Comme chaque pomodoro fait 25 minutes, vous pouvez très rapidement calculer le temps qu’il vous aura fallu pour finir la tâche en question et avoir une vision réelle du temps nécessaire.

Cela vous permettra de mieux vous organiser par la suite en sachant exactement le temps dont vous avez besoin selon les tâches à réaliser.

3. En étant vraiment concentré sur une tâche sans distraction, vous la terminez plus rapidement

Les distractions sont les pires ennemies de la productivité. Et notre cerveau est extrêmement fort pour se laisser distraire, que ce soit par des pensées ou par l’environnement extérieur.

Vous avez déjà du remarquer que quand vous êtes vraiment concentrée sur une tâche, vous avancez beaucoup plus rapidement que si vous vous arrêtez toutes les 5 minutes pour regarder votre téléphone, vos mails ou autre ?

D’ailleurs, si vous ne le savez pas encore, le multitâche est complètement contre-productif. J’en ai même fait tout un article sur le sujet :

Pourquoi le multitâche est contre-productif ? (Et quoi faire à la place)

Le gros avantage de la technique Pomodoro, c’est que vous vous concentrez sur UNE SEULE tâche pendant 25 minutes sans interruption. Étant donné que vous ne vous laissez pas distraire, vous allez être beaucoup plus efficace et finir cette tâche bien plus rapidement que si vous aviez du vous interrompre plusieurs fois en plein milieu.

C’est donc du temps de gagné à chaque pomodoro , et à la longue, ça peut avoir un impact énorme !

4. Vous conservez votre énergie avec les pauses régulières

Cette méthode encourage les pauses régulières : 5 minutes toutes les 25 minutes et 15/20 minutes toutes les 2 heures environ.

Nous savons très bien que notre cerveau (et notre corps d’ailleurs aussi) n’est pas fait pour travailler de façon continue pendant des heures.

Nous avons besoin de faire des pauses régulièrement pour recharger un peu nos batteries et laisser à notre cerveau du temps pour souffler.

Avec la technique pomodoro, on a des pauses après chaque pomodoro ( 5 minutes toutes les 25 minutes et 15/20 minutes toutes les 2 heures) donc on n’enchaîne pas de trop longues périodes de travail qui nous épuisent.

Bien sûr, il faut profiter de ces moments de pause pour se détendre réellement (et bouger un peu si vous êtes constamment assis). Si vous passez vos 5 minutes de pause à répondre à un email, vous ne laissez pas votre cerveau se recharger.

N’hésitez pas à vraiment profiter de ces moments de détente, la science l’a prouvé, nous en avons besoin !

La technique Pomodoro en pratique

Maintenant que vous connaissez la théorie et tout l’intérêt d’utiliser cette technique, voyons un peu comment faire en pratique.

1. Définir votre liste de tâche en amont

La première étape de cette méthode est de choisir une tâche à réaliser. Et c’est vraiment une étape clé pour gagner en efficacité !

Personnellement, je pense que le plus simple est de réfléchir en amont à toutes les tâches que vous voulez accomplir sur votre période de travail du jour. Comme ça, vous n’avez pas besoin de vous poser la question entre chaque pomodoro (surtout que vous aurez parfois besoin de plusieurs pomodori pour terminer une tâche).

De cette façon, vous avez une vision claire de ce que vous aller faire de votre temps et vous pouvez même suivre combien de temps vous aller passer sur chaque tâche.

Aujourd’hui, toutes mes tâches sont notées et centralisée dans un seul et unique outil qui est la base de tout mon système d’organisation : Notion

Si vous voulez tester cet outil génial en étant guidée pas à pas, vous pouvez vous inscrire pour recevoir ma formation vidéo offerte de 5 jours « Premiers Pas avec Notion »

En vous inscrivant, vous recevrez chaque jour un email de ma part avec le lien vers la vidéo du jour ainsi que tous les exemples que je vous montre en vidéo à dupliquer en un clic dans votre espace Notion pour mettre en pratique tout de suite ce que je vous explique et commencer à booster votre productivité avec Notion

2. Adapter le temps d’un pomodoro si nécessaire

Même si la technique originale est basée sur un pomodoro de 25 minutes, rien ne vous empêche de l’adapter selon vos besoins.

C’est d’autant plus vrai lorsque vous débutez avec cette technique ou que vous procrastinez sur certaines tâches depuis longtemps.

Vous pouvez très bien fixer des blocs de 10 / 15 minutes si vous trouvez ça plus simple pour vous lancer. Avec le temps, vous aurez plus de facilité à vous concentrer sur une période plus étendue et vous pourrez allonger vos pomodori.

Attention, l’objectif n’est pas d’arriver à enchaîner des pomodori de 3 heures ! Les périodes de pauses sont vraiment importantes pour rester efficace sur le long terme et votre cerveau en a besoin pour être concentré sur la tâche en question donc n’oubliez pas de souffler non plus.

3. L’application utile : Forest

Francesco n’avait a sa disposition qu’un minuteur de cuisine, un papier et un crayon pour utiliser sa technique et ça peut vous suffire amplement.

Mais si vous avez envie d’utiliser un outil un peu plus moderne, je vous conseille sans hésiter l’application Forest.

J’adore cette application, je trouve le concept vraiment génial et elle est parfaite pour la méthode Pomodoro !

Elle est disponible gratuitement et permet de définir une période de temps pendant laquelle vous allez devoir vous concentrer.

Durant cette période, si vous regardez votre téléphone, vous allez voir un petit arbre grandir tant que vous ne quitterez pas l’application pour aller faire autre chose (comme se distraire sur Facebook par exemple ). Si vous faites ça, votre petit arbre va mourir, c’est quand même triste non ?

Et à chaque période de travail que vous terminez, c’est un arbre qui s’ajoute dans votre forêt ! Vous pouvez donc voir à la fin de la journée tout le travail accompli sous forme d’une belle forêt dans votre application.

C’est complètement virtuel et pourtant il y a un côté très gratifiant à voir sa petite forêt grandir tout au long de la journée. Sans compter que c’est un très bon rempart contre les distractions de votre téléphone puisque vous n’êtes pas cruelles, vous ne voulez pas tuer ce petit arbre naissant .

L’application existe aussi en tant qu’extension de navigateur. Vous définissez quels sont les sites qui vous distraient et sur lesquelles vous n’avez pas le droit d’aller pendant vos pomodori et hop vous lancez le chrono ! Votre petit arbre qui grandit sera visible sur votre téléphone. C’est super pratique aussi si vous vous retrouvez souvent « inconsciemment » à checker Facebook, Gmail ou autre alors que vous devriez vous concentrer.

Conclusion

Voilà vous savez tout de la technique Pomodoro : Comment ça marche, à quoi ça sert et comment l’appliquer en pratique.

Même si vous êtes un peu réticente, n’hésitez pas à faire le test, au moins sur une demi-journée. Vous serez surprise par tout ce que vous arrivez à accomplir par tranche de 25 minutes !

Alors ça vous donne envie d’essayer et de devenir plus efficace dans votre travail ?

Vous connaissiez déjà cette technique ? Vous l’appliquez peut-être déjà ? Dans ce cas, n’hésitez pas à me dire si vous avez des conseils à me partager ou comment ça fonctionne pour vous !