Si vous cherchez à vous organiser un peu mieux, il y a de grandes chances que vous utilisiez une to-do list (ou liste de tâche en français). Et c’est un outil vraiment pratique que je recommande sans hésiter. D’ailleurs, j’en utilise à longueur de journée dans mon espace de travail Notion.
Le problème des to-do lists, c’est qu’on peut très rapidement se retrouver dépassée par le nombre de tâches à accomplir. Lorsqu’on note toutes les choses à faire pour la journée ou la semaine, ça peut vite être très long et on ne sait même pas par où commencer.
Et comme notre cerveau est un peu flemmard en plus, si on ne sait pas par où commencer, on va faire la chose qui nous parait la plus simple d’abord, même si ce n’est pas la plus importante (qui n’a jamais trié ses mails au lieu d’avancer sur un projet important ? Il n’y a pas que moi quand même, rassurez moi ? 🙂 ).
Il nous faut donc un système pour classer les tâches et les prioriser. Comme ça, on sait quelles sont les tâches à accomplir en priorité. Et c’est là que la matrice d’Eisenhower vient nous aider !
Ne prenez pas peur au mot « matrice », c’est une méthode très simple en réalité. Vous allez voir, c’est un super outil pour mieux s’organiser :
La matrice d’Eisenhower, qu’est ce que c’est ?
Pour le petit moment culture, Eisenhower était un président américain des années 50 qui était connu pour sa productivité exceptionnelle. Et la matrice de décision qu’il a créé est une des clés de son efficacité.
La matrice d’Eisenhower, c’est tout simplement une façon de classer les tâches en 4 catégories en fonction de leur urgence et de leur importance :
On a donc nos 4 quadrants qui représentent chacun une catégorie de tâche :
- Quadrant 1 : Les tâches importantes et urgentes (à faire immédiatement)
- Quadrant 2 : Les tâches importantes mais non urgentes (à planifier)
- Quadrant 3 : Les tâches non importantes mais urgentes (à temporiser)
- Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes (à éliminer)
L’idée, c’est donc de prendre votre liste de tâche et d’attribuer à chacune un des quadrants en fonction de leur urgence et de leur importance.
Nous allons voir en détail chacun de ces 4 quadrants, quelles sont les tâches qui vont dedans et surtout quoi faire de chaque tâche en fonction de sa catégorie.
Mais d’abord, il faut savoir faire la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important pour pouvoir bien classer vos tâches. Je vous explique ça tout de suite !
Urgent vs Important, quelle différence ?
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important.
David Eisenhower
Les tâches importantes
Les tâches importantes sont celles qui vous font avancer vers vos objectifs personnels à long terme. Si vous ne les faites pas, vous ne pouvez pas atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Elles peuvent également devenir urgentes mais ce n’est pas toujours le cas donc on a tendance à les repousser pour plus tard.
Quelques exemples de tâches importantes : Faire de l’exercice régulièrement pour votre santé, avancer sur un projet spécifique qui vous tient à cœur, se former à de nouvelles compétences etc..
Les tâches urgentes
Les tâches urgentes en revanche ont une échéance fixée et demandent une action immédiate sous peine de provoquer des conséquences néfastes. Ce sont souvent des tâches imprévisible ou imposées par des personnes extérieures et qui ne dépendent pas de votre volonté.
Quelques exemples de tâches urgentes : compléter sa déclaration d’impôts le jour de la deadline, répondre à un appel important, arrêter la fuite d’eau dans la salle de bain, transmettre une information demandée à un collègue etc..
Nous avons souvent tendance à nous focaliser sur les tâches urgentes au détriment des tâches importantes car elles appellent une action immédiate.
C’était très utile pour notre survie lorsque nous vivions dans des cavernes et que nous pouvions être attaqués à tout moment par des bêtes féroces. Forcément le cerveau préfère se concentrer sur le lion qui est devant nous plutôt que sur notre repas du lendemain. Mais aujourd’hui, l’urgence prends plus souvent la forme d’emails que de lions à combattre et notre cerveau ne s’est pas vraiment adapté.
En comprenant la différence entre les tâches urgentes et importantes, on peut détourner notre cerveau pour se concentrer sur ce qui nous rapproche de nos objectifs. Pour cela, on va voir comment utiliser les 4 quadrants de la matrice.
Les 4 quadrants en détail
Quadrant 1 : Important et Urgent
Le quadrant 1 représente les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes. Ce sont des tâches dont le retard a des conséquences immédiates sur la réalisation de nos objectifs long terme. Elles sont caractérisées par le sentiment d’urgence. Si vous ne les traitez pas immédiatement, vous allez avoir des problèmes.
On peut placer ici les tâches suivantes :
- Un livrable à rendre dans votre travail
- Une panne dans un équipement dont vous avez besoin pour avancer (ordinateur, voiture etc..)
- La déclaration d’impôt le jour de la date limite
- Un conflit ou une crise à résoudre
- Un email ou appel à traiter rapidement
Le quadrant 1, anticiper pour mieux l’éviter :
Le problème de ce type de tâche c’est que le caractère urgent ne laisse aucune marge de manœuvre et vous mets en mode « réactif« . Vous êtes obligé de gérer sur le moment si vous ne voulez pas avoir de problèmes et vous ne pouvez donc pas vous concentrer sur les tâches importantes mais non urgentes du quadrant 2.
Il faut donc limiter au maximum les tâches de ce cadrant, notamment en planifiant et en avançant sur les tâches importantes AVANT qu’elles ne deviennent urgentes.
Par exemple, ce rapport qui était prévu pour dans 2 semaines, vous saviez qu’il était important depuis le départ et si vous aviez commencer à travailler dessus plus tôt, vous ne vous retrouveriez pas à courir le jour de la deadline pour le terminer. De même, la voiture qui est tombée en panne, si vous n’aviez pas repoussé depuis 3 mois la révision, vous auriez peut-être pu l’anticiper.
Bien sur, il y a des tâches urgentes et importantes qui sont imprévisibles et qui ne dépendent pas de vous. Si votre enfant est malade à l’école ou si vous avez un dégât des eaux, vous n’avez pas d’autre choix que de gérer la situation sur l’instant. Vous n’avez aucun moyen d’anticiper ce genre d’évènement mais pour tous les autres, vous pouvez en vous concentrant sur le quadrant 2.
Quadrant 2 : Important et non Urgent
Le quadrant 2 représente les tâches importantes mais qui ne sont pas urgentes. Ce sont les tâches qui vous font réellement avancer sur vos objectifs mais qui n’ont pas d’échéance pressantes. Elles sont souvent liées à l’amélioration, le développement personnel ou l’organisation.
On peut placer ici les tâches suivantes :
- Faire de l’exercice pour être en bonne santé
- Organiser les prochaines vacances d’été
- Préparer la présentation pour la réunion dans 1 mois
- Pratiquer un instrument de musique ou une nouvelle langue
- Se former pour apprendre de nouvelles compétences
- Créer ce blog dont vous rêvez depuis longtemps
- Arrêter de boire, fumer, manger des sucreries etc..
Le quadrant 2, à planifier pour y passer le plus de temps possible :
Comme l’échéance est lointaine, on a tendance à repousser ces tâches jusqu’à ce qu’elles deviennent urgentes. Elles se retrouvent du coup dans le quadrant 1 des tâches importantes et urgentes et on n’est obligé de les traiter en mode réactif au dernier moment.
Sans compter les tâches qui n’ont pas d’échéance du tout, elles sont reléguées au fond de notre cerveau avec comme échéance le classique « un jour, quand j’aurais le temps ».
Soyons réaliste, « un jour » c’est équivalent à « jamais ». Quand est-ce que vous vous êtes retrouvés la dernière fois à vous dire « tiens j’ai tellement de temps de libre maintenant, je vais pouvoir faire tout ce que je repousse depuis 10 ans » ? Le temps, vous ne l’avez que si vous décidez de le prendre pour les choses importantes.
Pour réaliser ces tâches là, il faut prévoir le temps que vous allez y passer et pour ça rien de tel que la planification. Une fois que vous êtes au clair avec vos objectifs et les tâches importantes qu’ils comportent, vous pouvez ajouter dans votre agenda des moments pour travailler dessus.
Si vous planifiez vos tâche de manière proactive, vous serez moins souvent dans l’urgence et donc beaucoup plus sereine. Sans compter que c’est vraiment ces tâches là qui vous font avancer dans la vie et qui contribuent à votre épanouissement donc elles méritent toute votre attention.
Quadrant 3 : Non important et Urgent
Le quadrant 3 représente les tâches urgentes mais non importantes. Ce sont des tâches qui demandent votre attention immédiate mais qui ne servent absolument pas vos objectifs. Elles sont très souvent causées par d’autres personnes en fonction de leur priorités et objectifs à elles.
On peut placer ici les tâches suivantes :
- La majorité des emails
- Les promotions et soldes à durée limitée
- Les services demandés par des collègues ou des amis
- Les messages et appels de vos amis ou famille
- Les notifications diverses et variées des réseaux sociaux
Le quadrant 3, à temporiser :
Les tâches de ce quadrant peuvent être très trompeuses. Comme elles demandent une action immédiate et qu’elles sont importantes pour d’autres personnes, vous pouvez avoir l’impression qu’elles sont importantes pour vous aussi.
C’est comme ça que vous pouvez vous retrouver à courir toute la journée pour répondre aux sollicitations des autres et ne pas avoir pu avancer sur vos propres objectifs.
Bien sûr, je ne dis pas qu’il ne faut plus aider personne et se concentrer uniquement sur nos objectifs. Mais il faut faire attention à ce que ces tâches ne soient pas réalisées au détriment du quadrant 2.
Pour éviter ça, vous pouvez déjà temporiser les demandes extérieures :
Par exemple, lorsqu’une personne vous demande une information par email, attendez quelques heures avant de répondre. On a l‘impression que les emails sont urgent mais en vrai c’est rarement le cas. S’il y a vraiment urgence, vous serez contactée par téléphone ou directement en personne. Sinon, il y a de grande chance que la personne trouve l’information par d’autres moyens (Merci Google..) et que vous n’ayez rien eu à faire.
Vous avez du vous en rendre compte quand vous êtes en vacances. Votre interlocuteur reçoit un message d’absence quand il vous envoie un email. Il cherche alors une autre solution plutôt que d’attendre plusieurs jours. A votre retour, le problème a généralement été résolu sans votre intervention.
Avec votre téléphone, c’est la même chose. N’habituez pas les gens à répondre immédiatement ! Si vous êtes concentré sur une tâche, mettez votre téléphone en silencieux et oubliez le dans un coin le temps d’avancer sur vos projets. Je vous promet que rien de grave ne va se passer si vous n’avez pas commenté dans la demi-heure la dernière photo envoyée à votre groupe d’amis.
Quadrant 4 : Non important et non urgent
Le quadrant 4 représente les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. Il n’y a pas d’échéance particulière et ces tâches ne vous font absolument pas avancer sur vos objectifs. Ce sont les tâches inutiles en fait.
On peut placer ici les tâches suivantes :
- Passer du temps sur les réseaux sociaux
- Regarder la télévision ou Netflix
- Jouer aux jeux vidéos
- Errer sans but sur Internet
- Regarder des vidéos de chat sur Youtube (et autre vidéos qui ne vous apprennent rien d’intéressant)
Le quadrant 4, à limiter au maximum :
Comme vous pouvez vous en douter, ce type de tâche n’est pas la priorité. Au final, ce sont des tâches qui sont d’ailleurs rarement sur votre liste ou dans votre agenda. Qui planifie « regarder des vidéos de chat » franchement ?
Mais comme nous aimons nous distraire régulièrement (ça c’est toujours notre cerveau qui fait des siennes en cherchant la gratification immédiate), nous pouvons nous retrouver à passer un temps conséquent sur les tâches du quadrant 4. Et bien sûr, ce temps passé sur Facebook se fait généralement au détriment des tâches importantes mais non urgentes du quadrant 2 qui feraient avancer nos objectifs.
Bien sur, je ne vais pas vous dire d’éliminer totalement ce type d’activité. Nous ne sommes pas des machines capables de travailler sans relâche, nous avons besoin de faire des pauses et de nous détendre. Mais il faut être conscient du temps passé sur ces tâches là pour le limiter au maximum.
Après une journée productive où vous avez atteint vos objectifs du jour, il n’y a rien de mal à regarder un épisode de série ou à se balader sur Internet. Mais est-ce que vous avez vraiment besoin de regarder toute la saison de « Stranger Things » en une seule journée pour vous détendre ?
Pour limiter le temps passé sur ces distractions, vous pouvez le planifier à l’avance dans votre agenda. Idéalement, il faudrait passer 5% de notre temps sur les tâches du quadrant 4 pour s’assurer des moments de détente tout en ayant du temps pour avancer sur les choses importantes.
Conclusion et Mise en pratique
Et voilà vous avez désormais toutes les clés pour utiliser la matrice d’Eisenhower et prioriser vos tâches en fonction.
Pour vous aider à passer à la pratique et appliquer concrètement ce que vous venez d’apprendre, vous pouvez télécharger mon template Notion offert qui va vous aider à organiser vos journées et à prioriser vos tâches au quotidien 
Vous pouvez aussi commencer tout simplement par vous demander pour chaque tâche que vous faites, est-ce qu’elle est urgente ou importante ou les deux ? Cette première prise de conscience est déjà un grand pas pour améliorer votre organisation !
Grâce à cet outil, vous pouvez identifier et planifier les tâches importantes avant qu’elles ne deviennent urgentes et regagner plus de contrôle sur votre temps.
Est-ce que cela vous aide à voir plus clair dans les tâches que vous devez réaliser ? Quelles sont les tâches importantes du quadrant 2 que vous repoussez depuis longtemps ? Racontez moi tout ça en commentaire 🙂
Je connaissais mais sans savoir de qui cela venait ! C’est intéressant car en lisant cet article, cela m’a rappelé une échéance que je repousse depuis des semaines ! Merci ! Et si seulement ça pouvait marcher pour les exposés des enfants qui se réveillent le dimanche soir ! Je vais coller le tableau dans leur chambre !
Merci pour ton commentaire Angélique ! Contente de savoir que cet article t’a servi à te rappeler quelquechose 🙂
Haha, pour les enfants je n’ai pas fait le test, mais tu peux toujours essayer de leur en faire remplir une pour voir si ça les aide à prioriser, tu me diras comment ça se passe !
J’adore cet outil merci pour cet article extrêmement bien détaillé Miléna, car c’est vrai qu’il convient d’arriver à bien distinguer les degrés d’urgence et d’importance, qui en soi est déjà compétence très utile qui fait une grande partie du boulot !
Merci Farah pour ton commentaire ! Contente que l’article te plaise 🙂 C’est vrai que ce n’est pas toujours facile de distinguer urgence et importance. Enfin je pense qu’en y réfléchissant un peu, on y arrive sans trop de problème mais souvent on ne prends pas vraiment le temps d’y penser et on cours juste pour faire ce qui nous parait le plus pressant sans vraiment se poser la question.
J’ai une colle pour Eisenhower : comment anticiper une tâche urgente qui nous angoisse quand on souffre d’un trouble anxieux et qu’on procrastine justement cette tâche afin d’éviter de faire une crise de panique ? On t’écoute, Dwight ! XD
Cela dit, je suis ravie de constater que je suis au moins opérationnelle sur un point : je ne réponds presque jamais immédiatement à un mail ou un texto (sauf s’il provient d’un membre de ma famille ou si l’expéditeur a réellement besoin d’une réponse urgente) et il m’arrive parfois de ne répondre que plusieurs jours après (^^).
Ah et je maîtrise parfaitement le Quadrant 4 de la matrice d’Eisenhower, mouahahaha.
Sinon merci, une fois de plus j’ai appris des trucs qui vont clairement me servir !
Merci Caro pour ton commentaire (même si c’est pas très sympa de me filer une colle :p) Mais je vais quand même tenter d’y répondre 😀
Tu poses ta tâche urgente et angoissante sur le papier et tu notes toutes étapes pour finir cette tâche en détail. Il faut vraiment que ce soit super détaillé pour les premières étapes, que ce soit tellement simple que tu n’aies AUCUNE excuse pour ne pas le faire ! Par exemple, si je procrastine sur « traiter les factures et les papiers », je commence ma liste d’étapes en :
1. Mettre de la musique motivante
2. Mettre les papiers sur la table
3. Sortir les classeurs de rangement
4. Faire des tas selon le type de papier (maison, médical, à jeter etc..)
etc..
Comme tu peux voir, c’est dur de procrastiner sur les 3 premières parties vu comme c’est simple, et après une fois lancée, je ne m’arrête plus !
Tu as bien raison de ne pas répondre immédiatement, je ne le fais plus non plus (sauf urgence of course !) et d’autant plus au boulot, plus t’envoie des mails et plus tu en reçois, trop vicieux comme cercle !
Contente d’avoir pu t’apprendre des choses en tout cas ! 🙂
Thème passionnant que la gestion du temps ! En effet, la matrice d’Eisenhower est un outil très intéressant à conjuguer avec un travail sur la procrastination et la motivation (les valeurs et le sens) . Merci de m’avoir rappelé mon ancien metier !
Merci Christine pour ton commentaire 🙂
Oui c’est un thème que je trouve passionnant aussi, tout comme le fonctionnement du cerveau qui explique nos comportements (et qu’on comprends de mieux en mieux chaque jour). Et puis surtout quand on comprends mieux comment ça marche, on peut mettre en place des techniques pour améliorer tout ça !
Quel est ton ancien métier si ce n’est pas trop indiscret ?
Cette méthode va compléter mon organisation que je suis en train de mettre en place. Ca y ressemble déjà. Les différents points vont m’aider à approfondir. Merci pour toutes ces explications.
Merci Yasmine pour ton commentaire ! Contente de t’aider dans la mise en place de ton organisation 🙂 J’ai testé pas mal de choses (qui ont marché plus ou moins ^^ ») donc si tu as besoin des questions sur le sujet, n’hésites pas, ça me fera plaisir de t’aider !
Hello !
C’est fou comme, sans connaître ces principes, je me reconnais dans tes articles d’organisation. J’adoooore les liste et prioriser, donc je m’en sors plutôt pas mal en terme d’efficacité, mais c’est tjrs bien d’avoir la méthode exacte, ça me permet d’améliorer un peu ma technique et de tjrs moins perdre de temps. Merci !
Hello Valentine et merci pour ton commentaire 🙂
On se rejoint sur les listes, j’ai toujours adoré ça aussi ! Mais c’est vrai qu’en ayant les concepts en tête, ça aide aussi à se focaliser sur les choses les plus importantes. Parce que la to-do list longue comme le bras, quand on ne sait pas par où commencer, ça peut faire peur et encourager à procrastiner aussi. Alors que 3 priorités du jour, c’est plus gérable 😉
Merci pour ce rappel de bon sens. Ya plus qu’à affronter la montagne.
Bon courage pour la montagne alors ! Mais à force de mettre un pas devant l’autre, colline par colline, on arrive au sommet 😉 L’essentiel c’est de continuer à marcher dans le bon sens
Coucou Miléna et merci pour cet article !
J’avais étudié cette matrice en BTS et elle m’étais sortie de la tête : merci pour ce rappel, et pour l’analyse du sujet, bien plus poussée que celle que j’avais eu à l’époque.
Lorsque je sens que je perds pieds et que le stress monte : je planifie, épure, organise… C’est un moyen de clarifier l’avenir, et de se remettre dans le bon sens de la route. J’utilise beaucoup Trello, que j’exploite en préparant ma semaine chaque lundi matin. 🙂
Merci Anaïs pour ton retour ! J’espère que ce rappel de tes cours de BTS te servira pour t’organiser 🙂
C’est super comme technique de gestion du stress ce que tu fais ! Je suis un peu pareil, j’écris beaucoup quand je me sens un peu perdue dans tout ce que j’ai à faire et ça fait vraiment un bien fou de clarifier les choses.
Par contre Trello, je ne m’y suis toujours pas mise, j’en ai beaucoup entendu parler et je crois que je vais tester très prochainement pour la gestion du blog parce que ça sera plus simple d’avoir tout en ligne plutôt que sur mon bujo. Tu t’en sers pour toute ton organisation ou juste un projet en particulier ?
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[…] suivant leur urgence et leur importance. Si vous voulez en savoir plus sur cet outil, vous pouvez cliquer ici pour lire l’article sur le […]
[…] voulez savoir en détail comment remplir la matrice d’Eisenhower , je vous explique tout dans cet article (vous pourrez même télécharger un modèle à imprimer et à compléter 😉 […]
Bonjour Miléna,
Ton article tombe à pic je cherchais justement à comprendre comment fonctionnait la matrice d’Eisenhower après en avoir tant entendu parler. Je vais essayer de l’appliquer aussi bien dans mon travail que dans ma vie perso car je me laisse trop souvent débordée et effectivement je priorise des tâches que ne devraient pas être une priorité au lieu de chose qui apaiseraient mon anxiété et me ferait avancer.
Donc promis je mets les vidéos de ta formation sur la procrastination dans la liste des choses importantes à programmer 🙂 Depuis le temps il faudrait vraiment que je m’y mette.
Bonne semaine
Hello Gaëlle ! Ca me fait tellement plaisir de lire ton commentaire 😁
Trop contente que cet article et la matrice d’Eisenhower puisse te remotiver pour la formation (d’ailleurs petit spoiler, on parle de la matrice d’Eisenhower dans le module 4 😅) Hâte d’avoir ton retour quand tu auras repris en tout cas !
A très vite et très bonne semaine à toi aussi 😊