Lorsque nous abordons le sujet de l’automatisation, 💭 nous pensons immédiatement 🚀 à la technologie et à l’IA qui ont envahi notre quotidien. C’est sur que ces outils sont indéniablement des alliés précieux pour gagner du temps ⏰. Cependant, l’automatisation ne se limite pas à cela. Elle offre un champ d’action beaucoup plus vaste, regorgeant de possibilités pour automatiser son business et sa vie sans nécessairement faire appel à des outils technologiques complexes. On peut décomposer ça en 4 niveaux différents sur lesquels tu vas pouvoir t’appuyer pour automatiser ton business.
Définition de l’automatisation 📖
Avant de nous plonger dans les différents niveaux d’automatisation, prenons un instant pour définir ce concept. Si on prend la définition officielle, automatiser consiste à « rendre une action automatique ». Ok, ça ne nous avance pas énormément de savoir ça.. 😅 Poursuivons notre exploration en nous concentrant sur la définition d’automatique et là ça devient intéressant : Une action qui se réalise sans nécessiter l’intervention de la volonté 😌.
Cette notion est extrêmement pertinente, car elle reflète véritablement l’essence de l’automatisation. En effet, elle implique de ne pas dépendre de notre volonté et de ne pas avoir à mobiliser notre énergie, notre discipline, notre motivation ou nos capacités cognitives pour accomplir une action donnée. Cette idée se révèle puissante en termes de productivité, car si une action ne demande aucun effort ni volonté, l’énergie ainsi économisée peut être réinvestie dans d’autres tâches.
Les automatisations de notre quotidien
En y réfléchissant, on peut voir que de nombreuses actions dans notre vie sont déjà entièrement automatisées. Prenons l’exemple de la respiration : c’est un processus automatique que nous effectuons sans y penser. De même, les battements de notre cœur se produisent naturellement, sans nécessiter de réflexion consciente, même lorsque nous sommes endormis. En réalité, la plupart des actions qui se déroulent dans notre corps et dans notre environnement sont automatiques. On pourrait les considérer comme le niveau 0 de l’automatisation.
Maintenant que nous avons établi ses fondements, explorons ensemble les quatre niveaux d’automatisation qui te permettront de mettre ton business sur pilote automatique. 🚀
Niveau 1 : L’automatisation personnelle 💪
Automatiser pour simplifier : le pouvoir des habitudes 🧘♀️
Sous le poids des innombrables actions et décisions de notre quotidien, notre cerveau ne peut pas tout gérer consciemment et volontairement sans s’épuiser. C’est là que les habitudes interviennent en tant qu’outil puissant d’automatisation. En répétant certaines actions au fil du temps, notre cerveau développe des connexions neuronales qui nous permettent de les exécuter en pilote automatique, sans effort mental. C’est comme se brosser les dents, au début ce n’était pas automatique, il a fallu qu’on te l’explique, que tu répètes le geste chaque jour et au fur et à mesure c’est devenu automatique et tu n’as plus besoin de consciemment réfléchir à chaque mouvement.
De la charge mentale à la fluidité mentale
Dans ton activité professionnelle, tu peux exploiter les bienfaits de l’automatisation personnelle en mettant en place des routines et des habitudes liées à des déclencheurs spécifiques. Que ce soit une action quotidienne à heure fixe, une tâche récurrente lors d’un événement particulier ou encore une action en réponse à un signal, ces habitudes renforceront les connexions neuronales et simplifieront ton travail.
Par exemple, en prenant 10 minutes chaque soir à 18h pour faire le point sur ta journée et préparer ta liste de tâches du lendemain 📝, tu peux transformer cette pratique en une habitude ancrée. Au début, il sera sûrement nécessaire de te rappeler de le faire, mais avec le temps, cela deviendra une action automatique qui ne nécessitera plus d’effort conscient. De même, associer certaines musiques 🎶 à un état de concentration peut conditionner ton cerveau à se mettre plus facilement dans cet état lorsque tu les écoutes.
Il est essentiel de faire attention aux habitudes que tu mets en place, car elles peuvent également être contre-productives. Par exemple, si tu te laisses distraire par les notifications sur ton téléphone chaque fois qu’elles arrivent 📱, tu renforces également une automatisation qui favorise la perte de concentration. Il est donc important de sélectionner soigneusement les habitudes que tu souhaites automatiser afin qu’elles contribuent à ta productivité et à ton bien-être.
Le programme « Entrepreneures Productives » : maîtriser l’organisation et l’automatisation 📈
Si tu souhaites approfondir ces concepts liés à la concentration, à la productivité personnelle et à l’automatisation, je propose un programme de 12 semaines appelé « Entrepreneures Productives » 💼. Au sein d’un petit groupe d’entrepreneures, nous travaillons ensemble pour créer un système d’organisation et d’automatisation adapté à ton business et à ta vie. La prochaine session démarre en septembre, mais tu peux d’ores et déjà t’inscrire sur la liste d’attente pour bénéficier d’informations exclusives et réserver ta place en priorité.
Inscription sur la liste d’attente du programme Entrepreneures Productives 👇
Créer des routines adaptées à ton business
Enfin, tu peux structurer tes habitudes en fonction des moments de la journée ou des jours de la semaine pour optimiser ton travail. Par exemple, fixer un créneau dédié à la gestion de tes emails tous les jours de 11h à midi 📧. Faire le bilan de ta semaine chaque vendredi à 16h 📅, ou encore préparer tes contenus Instagram tous les mardis matins 📱. En répétant ces tâches de manière régulière, tu créeras des automatisations dans ton cerveau, te libérant ainsi de la charge mentale et de l’énergie associées.
Les habitudes sont vraiment des outils puissants pour automatiser certaines actions et optimiser ton efficacité !
Niveau 2 : Les templates
Un modèle préconçu réutilisable 🔄
L’utilisation de templates, également appelés modèles, constitue le deuxième niveau d’automatisation. Mais qu’est-ce qu’un template ou modèle ? Il s’agit simplement d’un modèle préconçu et réutilisable à l’infini dans des situations similaires. Cette approche se révèle extrêmement efficace pour automatiser ton business et gagner un temps précieux ⏰. Au lieu de repartir de zéro à chaque fois, tu peux tout simplement utiliser un modèle que tu as déjà créé et l’adapter légèrement selon tes besoins.
Un gain de temps et d’efficacité ⏱
Comparons un template à une préparation de pâte à crêpes toute prête. Plutôt que de devoir ajouter de la farine, du sucre vanillé, etc., à chaque fois, tu disposes déjà d’une préparation prête à l’emploi que tu n’as plus qu’à ajuster légèrement. Il te suffit d’ajouter un peu de lait, peut-être des œufs, et voilà, ta pâte à crêpes est prête 🥞. C’est exactement ça, un template est un modèle préconçu et réutilisable, qui te permet d’économiser du temps. Au lieu de réinventer la roue à chaque fois, tu peux utiliser cette base solide que tu peux personnaliser et exploiter rapidement. C’est une manière efficace de maximiser ton temps et d’optimiser tes efforts.
Applications des templates dans ton business
Il existe de nombreuses utilisations possibles des templates dans ton business. Tu peux les utiliser pour tout ce qui est visuel, comme les publications sur les réseaux sociaux ou les présentations de masterclass. Tu peux aussi créer des templates de réponses pour les messages et questions récurrentes de ta communauté, de tes clients ou de tes prospects. Les factures, les bons de commande, sont également des éléments pour lesquels tu peux créer des modèles. Il est fort probable que tu utilises déjà des templates dans ton business, par exemple, lorsque tu établis des factures, tu n’as pas à repartir de zéro à chaque fois. Tu possèdes déjà un modèle que tu réutilises où tu as déjà les informations spécifiques telles que tes coordonnées et ton logo. Par ailleurs, tu peux mettre en place des templates pour les bilans ou pour la planification, mensuelle ou annuelle, si tu as des projets récurrents.
Un gain d’efficacité grâce à la réutilisation 🔁
La création initiale d’un template peut prendre un peu de temps, car il faut le mettre en place et le créer une première fois. Cependant, une fois cette étape accomplie, tu pourras t’appuyer dessus et le réutiliser à l’infini, en l’adaptant légèrement selon les besoins spécifiques. En réalité, c’est une forme d’automatisation, car au lieu de réinventer la roue et d’utiliser ta volonté et ton énergie pour recréer quelque chose à partir de zéro, tu peux te baser sur un modèle préconçu. C’est essentiellement la même chose, un template et un modèle sont synonymes. Tu peux le réutiliser en l’adaptant légèrement à chaque fois que tu en as besoin.
Les templates dans Notion
C’est super pratique dans Notion car tu vas pouvoir enregistrer des modèles de base de donnée que tu vas pouvoir réutiliser à l’infini à chaque fois que tu en as besoin. Dans mon espace Notion j’ai des modèles pour presque tout : pour les pages de suivi client, la création de contenus, les interviews de podcast, pour des réponses aux questions, des projets récurent etc..
A partir du moment où tu as des choses qui se répètent, des informations que tu dois réécrire, des visuels à refaire, ça vaut le coup de mettre en place un modèle pour pouvoir le réutiliser et capitaliser dessus pour gagner du temps à chaque fois.
Canva : Un outil pratique pour les templates de marque 🎨
Si tu utilises Canva pour la création de visuels, tu peux désormais enregistrer des modèles de marque à réutiliser en un clic. Je n’ai pas encore mis en place cette fonctionnalité vu que je suis en pleine refonte de mon identité visuelle mais une fois cette étape terminée, je pourrai enregistrer des modèles de carrousels de visuels ou de posts Instagram, par exemple. Cette fonctionnalité n’est pas limitée à Instagram, elle fonctionne également pour n’importe quel réseau social. Tu peux préenregistrer n’importe quel modèle avec tes couleurs, etc. Ensuite, tu n’auras plus qu’à le compléter rapidement dans Canva, plutôt que de devoir dupliquer des visuels déjà existants à chaque fois. C’est une option très pratique, peut-être l’as-tu déjà remarquée si tu utilises Canva. Cela te permettra de gagner du temps et de faciliter ton processus de création. 🎉
Niveau 3 : Les process – automatise efficacement tes tâches récurrentes
Passons maintenant au niveau 3 d’automatisation, celui des process. Mais qu’est-ce qu’un process ? Eh bien, c’est tout simplement une liste détaillée des étapes à suivre pour réaliser une tâche spécifique. 📝
Les process : Des recettes claires et précises
Prenons l’exemple de la préparation de notre délicieuse pâte à crêpes. Si les templates nous ont fourni les bases de la préparation, les process sont comme des recettes de cuisine. Ils te donnent une liste complète des ingrédients et te guident étape par étape arriver à des crêpes prêtes à être dégustée. 🥞
Gagne du temps grâce à l’automatisation ⏰
Les process te font gagner un temps précieux et te permettent d’automatiser efficacement ton activité. Une fois que tu as rédigé tes process, que ce soit sous forme écrite ou en vidéo, il te suffit de suivre le guide étape par étape. Plus besoin de chercher des informations partout ou de te demander comment faire. Les process te font économiser du temps, surtout lorsque tu décides de déléguer certaines parties de ton activité. 💼
Des process pour chaque aspect de ton business 💻
Tu peux créer des process pour toutes les tâches et actions qui se répètent régulièrement. Par exemple, tu peux établir un process pour ta comptabilité mensuelle ou ton suivi financier. Dans mon cas, j’ai des process pour toutes les étapes de création de contenu, depuis la génération d’idées jusqu’à l’envoi d’une newsletter, la publication d’un article de blog, voire même la réalisation d’un épisode de podcast. Même pour les interviews, j’ai un process bien défini. J’utilise à la fois des process et des templates, car les deux fonctionnent de concert pour simplifier davantage les choses. 💡
Simplifie tes interactions avec clients et partenaires 🤝
Les process peuvent également s’appliquer à des tâches telles que l’envoi de factures aux clients, la gestion des appels de découverte ou l’accueil de nouveaux clients. Tu peux mettre en place des process pour la création de nouvelles offres, les lancements de produits, l’organisation d’événements en direct, et bien d’autres.
Une organisation optimisée pour une efficacité maximale 🚀
Quel que soit le stade de développement de ton business, que tu sois en phase de démarrage ou que tu aies déjà une activité bien établie, je t’encourage vivement à mettre en place des process dès que possible. Tu constateras rapidement combien ils te font gagner du temps. Même s’ils doivent évoluer et être mis à jour en fonction des changements de ton activité, il est préférable de les avoir dès le début. 🌟
N’hésite pas à consulter l’épisode 27 de mon podcast, où je détaille comment créer et mettre en place des process pour ton business. Tu y trouveras des informations précieuses pour maximiser l’efficacité de ton automatisation. 🎧
Épisode 27 : Les process, un essentiel pour structurer et développer votre business 👇
Niveau 4 : L’automatisation technologique pour déléguer à la machine
Des outils puissants à ta disposition 💻
Passons au dernier niveau d’automatisation, celui dont on parle généralement lorsqu’on évoque ce sujet : l’automatisation technologique. Ici, on aborde toutes les merveilleuses automatisations dont on peut profiter grâce aux outils à notre disposition. Si tu travailles principalement en ligne, tu seras ravi(e) de découvrir les possibilités incroyables d’automatisation qui s’offrent à toi.
Simplifie tes rappels avec Google Agenda 📅
Imagine un instant les petites astuces qui te permettent de gagner un temps précieux. Par exemple, tu peux automatiser des tâches simples en utilisant Google Agenda. Il te suffit de planifier un événement récurrent une fois, en précisant la fréquence (hebdomadaire, mensuelle, etc.), et hop ! Tu recevras automatiquement des rappels, plus besoin de te prendre la tête à te souvenir de chaque détail. Et ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres.
Programme tes contenus à l’avance 📆
Lorsqu’il s’agit de la création de contenu en ligne, tu peux utiliser des outils qui te permettent de programmer à l’avance la publication de tes podcasts, articles, voire même de gérer tes comptes professionnels sur Instagram et Facebook grâce à des solutions comme la Business Suite. C’est un véritable gain de temps et d’efficacité !
Simplifie tes prises de rendez-vous
Et ce n’est pas tout, car la prise de rendez-vous peut également être automatisée grâce à des calendriers dédiés et d’autres outils. Imagine un outil qui crée automatiquement une réunion sur Zoom dès qu’un rendez-vous est fixé. Et cerise sur le gâteau, il existe également des solutions pour connecter différents outils entre eux, comme Zapier ou Make. Ces outils te permettent de transférer des informations d’un outil à un autre, ouvrant ainsi un monde d’automatisations et d’actions simplifiées. Dans ma formation « Notion de A à Z », je te montre en détail comment tirer parti de ces outils d’automatisation.
Automatise tes tâches internes 🔧
Mais ça ne s’arrête pas là ! Tu peux même automatiser des tâches directement dans tes propres outils. Par exemple, grâce à un calendrier en ligne, tu peux créer une automatisation qui génère automatiquement une fiche client dans ton espace Notion dès qu’une personne réserve un appel découverte. Et si tu reçois des paiements via PayPal ou Stripe, tu peux automatiser leur intégration dans le suivi financier de Notion. Les possibilités sont infinies 😍.
Des outils à explorer davantage 🔍
Bien sûr, il serait impossible de passer en revue tous les outils et toutes les fonctionnalités dans cet article. Toutefois, retiens que la plupart des tâches répétitives effectuées sur un ordinateur peuvent être automatisées dès lors qu’elles suivent un flux d’informations et des étapes similaires. Si tu es curieuse d’en savoir plus sur le fonctionnement de l’automatisation et comment en profiter au maximum avec Notion, jette un coup d’œil à ma formation Notion de A à Z👇.
Ma formation Notion de A à Z.
Un temps libéré pour se concentrer sur l’essentiel
En résumé, grâce à l’automatisation technologique, nous avons désormais la possibilité de déléguer une grande partie de notre travail à la machine. Pourquoi passer du temps à effectuer des tâches répétitives lorsque l’ordinateur peut le faire pour nous ? C’est du temps libéré qui nous permet de nous concentrer sur des activités plus importantes et créatives. Alors, laisse les outils prendre le relais et profite de ces automatisations pour rendre ton business plus efficace et te simplifier la vie.
Conclusion
Les niveaux d’automatisation s’imbriquent pour optimiser ton business 💼
En conclusion, il est essentiel de comprendre que les différents niveaux d’automatisation s’entremêlent et se complètent mutuellement. Chacun de ces niveaux, des templates aux processus en passant par les automatisations technologiques, contribue à l’optimisation de ton business. 🤝
Des templates aux process : une progression vers une automatisation efficace 🔄
Les templates et modèles sont de précieux alliés pour fluidifier tes process, tandis que les process détaillés te permettent d’avoir une vision claire de toutes les étapes nécessaires pour accomplir une tâche. En combinant ces deux aspects, tu pourras progressivement mettre en place une automatisation efficace. ⏱
Les automatisations technologiques : un atout pour gagner du temps ⚙️
Les automatisations technologiques et les outils spécialisés, offrent un potentiel énorme pour optimiser et automatiser certaines parties de ton activité. Cependant, il est crucial de bien comprendre tes process avant de les confier à ces outils, afin d’être sûr que les résultats correspondant à tes attentes.
Une approche globale pour un gain de temps et de productivité
En adoptant une approche globale de l’automatisation, en utilisant à la fois des habitudes, des templates, des processus et des automatisations technologiques, tu pourras libérer ta charge mentale, gagner du temps et augmenter la productivité de ton business de manière significative. 🚀
J’espère sincèrement que cet article t’a donné de nombreuses idées d’automatisation pour ton business. N’hésite pas à laisser un commentaire ou à m’envoyer un message pour partager tes réflexions et tes impressions. 💬
