Être plus productive avec les 8 lois de gestion du temps

Les lois de gestion du temps, tu en as déjà entendu parler ? Tu en connais sûrement certaines mais peut-être pas toutes les 8 que je vais te présenter aujourd’hui.

Ces lois de gestion du temps sont issues de la recherche scientifique, économique et psychologique. Elles impactent notre quotidien, qu’on le veuille ou non. Mais quand on sait comment elles fonctionnent, elles peuvent devenir des alliées précieuses de notre productivité 💪.

Alors voyons ensemble ce que nous disent ces 8 lois de gestion du temps et surtout comment les utiliser pour être plus productive.

Pour chaque loi, je vais t’énoncer le principe et te donner une petite explication du concept avant de t’expliquer en pratique comment les utiliser pour améliorer ta productivité 🥳 (parce que la théorie c’est sympa, mais ça ne nous fait pas avancer 😁 ).

1. La loi de Pareto

80% des effets sont le produit de 20% des causes.

Le concept

La loi de Pareto (aussi appelée loi 80-20) a été découverte dans le cadre de la répartition des richesses par un économiste italien au 19ème siècle. Mais après analyse, cette loi s’applique à énormément de domaine.

Par exemple, 80% chiffre d’affaire d’une entreprise vient d’environ 20% des clients, 80% de tes résultats viennent de 20% de tes activités, 80% des problèmes proviennent de 20% de tes produits etc..

Bien sûr, ce n’est pas forcément exactement 80% / 20% mais ça s’en rapproche généralement assez fortement.

En pratique

En terme de productivité, cela veut dire qu’en te concentrant sur 20% de ton activité, tu génères 80% du résultat.

Cela demande bien sûr d’analyser ton travail pour savoir quels sont ces 20% essentiels sur lesquels tu dois te concentrer en priorité.

Une fois cette analyse réalisée, tu peux mettre de côté le reste en abandonnant ou déléguant les activités non prioritaires.

Si on prends l’exemple de mon propre business au niveau marketing par exemple, mon 20% c’est la création de nouveaux épisodes de podcasts et articles de blog. Je sais que c’est vraiment ça qui m’apporte le plus de résultat sur le long terme niveau visibilité. Bien sûr, ça ne veut pas dire que je ne fais que ça et que je ne suis pas présente sur d’autres plateformes, sans compter tous les autres aspects de mon business à gérer à côté mais je sais que c’est là-dessus que je dois mettre la priorité 🎯.

2. La loi de Parkinson

Le travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement.

Le concept

Cette loi a été publiée pour la première fois en 1955 dans The Economist suite à une étude sur le travail des fonctionnaires dans les administrations britanniques. L’idée, c’est que tout travail fini par occuper le temps qui lui est imparti.

Si tu as une tâche à réaliser en une semaine, tu vas mettre une semaine pour la faire. Mais si on ne te laisse qu’une journée, tu vas miraculeusement réussir à l’achever dans le délai imparti.

Je suis sûre que tu as déjà dû t’en rendre compte en pratique, que ce soit dans ton business ou sur des tâches personnelles.

Par exemple, tu as un rendu à faire pour un client que tu t’es noté à faire pour dans 10 jours. Tu as commencé tranquillement (ou tu as procrastiné dessus depuis deux jours 😅) et tu te dis qu’il va bien te falloir ces 10 jours pour terminer. Et puis là, tu réalises que tu t’es plantée de date ou ton client te dis qu’il en a vraiment besoin d’ici demain. Panique à bord, plus qu’une journée pour terminer ! Et miraculeusement, tu vas te dépêcher, être un peu moins perfectionniste et finalement réussir à terminer dans les temps (peut être un peu tard dans la nuit). En bonus, tu as gagné une semaine pour faire autre chose 😁.

En pratique

Pour éviter de perdre du temps avec une tâche qui s’étale sur une trop longue période, il vaut mieux te fixer des deadlines proches, réalistes mais avec un peu de challenge aussi pour te motiver.

Si ta date butoir est trop éloignée dans le temps, tu vas avoir tendance à procrastiner et à t’y mettre à la dernière minute. D’autant plus si tu considères que tu as largement le temps pour finir cette tâche.

Mais par contre, si tu fixes une deadline dans les heures à venir, tu auras un sentiment d’urgence qui va te motiver à avancer efficacement pour terminer dans les temps. Tu perdras aussi moins de temps à perfectionner un travail pendant des heures pour une amélioration minime (on n’oublie pas Pareto et sa règle des 80% / 20% 😉 ).

Bien utilisée, la loi de Parkinson est une très bonne alliée pour lutter contre la procrastination puisqu’elle joue sur notre sentiment d’urgence vis à vis d’une tâche. C’est une des techniques dont je parle d’ailleurs dans mon article détaillé sur la procrastination, je t’invite à aller le lire si tu veux en découvrir d’autres !

3. La loi de Carlson

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Le concept

En analysant le travail de managers dans les années 50, l’économiste Sune Carlson a prouvé qu’une tâche mettait plus de temps et prenait plus d’énergie si on s’interrompait plusieurs fois et qu’on ne la terminait pas d’une seule traite.

De même, lorsqu’on regroupe des tâches du même type sur une période donnée, on prends moins de temps pour les terminer que si on le fait de façon fractionnée.

Cette loi a d’ailleurs été confirmée grâce aux avancées en neurosciences puisqu’on sait désormais que notre cerveau a besoin d’un certain temps pour se re-concentrer sur une tâche après une interruption.

Et dans ton travail, tu as bien dû t’en rendre compte ! A chaque fois que tu es distraite par un mail, un appel ou une notification, même si ce n’est que pour quelques secondes, l’activité que tu essayais de terminer a tendance à prendre beaucoup plus longtemps que prévu.

En pratique

Pour gagner du temps dans ton travail, il faut donc faire la chasse aux distractions ! Notamment lorsque tu as une tâche difficile à réaliser, je t’invite vraiment à te prévoir une plage horaire sans interruption. Tu peux t’isoler dans une pièce, utiliser un casque antibruit et surtout prévenir les personnes autour de toi s’il y en a que tu ne veux pas être dérangée sur cette période.

Tu peux aussi éliminer au maximum les notifications, que ce soit sur ton téléphone (l’idéal est de ne pas l’avoir à portée de vue) ou sur ta boîte email de façon à ne pas être interrompue à longueur de journée.

D’ailleurs en parlant d’emails, pour être plus efficace, au lieu de regarder tes mails à chaque fois que tu en reçoies, planifie-toi des périodes spécifiques dans ta journée pour gérer d’une traite tous les mails reçus. Tu seras bien plus efficace, c’est Carlson qui le dit 😁

Et si tu penses que tu passes trop de temps sur tes emails chaque jour, tu peux aller lire mon article qui te donne 8 conseils pour gagner du temps dans la gestion de tes emails.

4. La loi d’Illich

Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.

Le concept

Tu as du t’en rendre compte déjà mais l’être humain n’est pas un robot (grosse info, je sais 😅 ).

Du coup, ce n’est pas parce que tu travailles 10 heures d’affilée que tu es aussi efficace tout au long de ces 10 heures. Au bout d’un certain temps, notre cerveau a besoin d’une pause car il est incapable de se concentrer pendant plusieurs heures sur la même chose.

D’ailleurs la majorité des études le prouvent, même si ça dépend énormément de l’activité en cours, notre capacité de concentration serait limitée à 90 minutes, soit 1h30. A partir de ce moment, notre concentration décroit fortement et nous avançons beaucoup plus lentement dans notre tâche.

En pratique

Pour être efficace, il faut prendre en compte ce temps de repos dont notre cerveau a besoin régulièrement. Ça ne sert à rien de planifier une tâche pendant plusieurs heures d’affilées. Il vaut mieux prévoir des plages horaires réduites pour optimiser son temps et son efficacité.

Une bonne technique à utiliser pour cela est la méthode Pomodoro : Tu travailles pendant 25min (avec un minuteur) sur une tâche sans aucune distraction puis tu fais 5min de pause. Au bout de 4 cycles, tu peux prendre une pause plus longue de 15-20min pour que ton cerveau puisse se recharger.

De cette façon, tu ne laisses pas à votre cerveau le temps de s’épuiser et donc forcément tu gagnes du temps dans tes tâches à réaliser !

5. La loi de Newton – Le principe d’inertie

Tout corps persévère dans l’état de repos ou de mouvement uniforme en ligne droite dans lequel il se trouve, à moins que quelque force n’agisse sur lui, et le contraigne à changer d’état.

Le concept

La formulation de la 1ère loi de Newton est un peu indigeste à première vue (au 17ème siècle, ça avait son charme 🤷‍♀️ ) mais en réalité le principe est très simple : Sans aucune force, un objet au repos reste au repos tandis qu’un objet en mouvement reste en mouvement.

Pour les être humains, c’est la même chose : moins tu en fais et moins tu as envie d’en faire alors que quand tu es active, tu as beaucoup plus tendance à le rester et à avancer encore plus.

Prenons l’exemple typique du dimanche canapé : tu te lèves tard et tu passes la journée affalée sur le canapé à regarder Netflix. Plus tu vas y rester, moins tu as de motivation pour te lever et faire autre chose. A la fin de la journée, tu es épuisée de n’avoir rien fait. Avoue-le, on a toutes des journées comme ça non ? 🤭

Au contraire, si tu te lances sur une activité en vous disant « je vais faire ça mais juste un petit peu », tu as tendance à te laisser entraîner et à continuer bien au delà des quelques minutes prévues initialement. Et tu n’as même pas vu le temps passer !

En pratique

Maintenant que tu sais que le mouvement appelle le mouvement, tu peux t’en servir pour gagner en efficacité. Notamment lorsque tu as la flemme de faire quelque-chose, fais en sorte de bouger un peu. Rien que quelques mouvements physiques peuvent te faire sortir de ton inertie et te lancer.

D’ailleurs, si tu repousses une tâche qui te semble difficile, tu peux te motiver en te lançant dessus pour une période très courte. Dis-toi simplement « je m’y met pour 5min », c’est tout à fait faisable et c’est beaucoup plus simple de se motiver à travailler 5 minutes que 2 heures. Sauf qu’avec Newton, il y a de grandes chances que ces 5 minutes se rallongent parce qu’une fois lancé, tu te rendras compte que ce n’est pas si terrible et tu seras encouragée à continuer.

Attention aussi aux distractions, cette loi marche pour toutes les activités. C’est comme ça que les 2 minutes de prévues à la base sur Instagram se transforment en une heure perdue parce qu’une fois lancée, c’est plus difficile de s’arrêter.

6. La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

L’efficience passe par la prise en compte de ses rythmes biologiques.

Le concept

Même si cette loi est assez controversée parce qu’elle n’a pas été formellement prouvée scientifiquement, je suis persuadée que notre rythme biologique a un rôle important dans notre efficacité.

L’être humain est un animal diurne. Notre rythme de vie est aligné sur celui du soleil. C’est pour ça qu’on dors la nuit et qu’on est actif la journée. Notre organisme a évolué de la sorte pendant des millénaires et même si aujourd’hui, on a accès à la lumière à n’importe quelle heure de la nuit, nous ne nous sommes pas réadaptés. C’est pour cela d’ailleurs que les écrans qui stimule notre cerveau comme la lumière du soleil sont aussi néfastes pour notre sommeil.

De même, en fonction des moments de la journée, notre cerveau est plus ou moins alerte. Vous avez déjà du sentir le petit coup de barre de début d’après-midi ? C’est très logique au final, notre corps est en pleine digestion et cela demande énormément d’effort à notre organisme. Du coup, il a moins d’énergie à fournir à notre cerveau pour réfléchir efficacement.

En pratique

La mise en pratique de cette loi se fait surtout par l’expérience et la planification de tes journées.

Tout d’abord, il faut commencer par faire un petit état des lieux de ton rythme biologique : Quand est-ce que tu te sens la plus en forme dans la journée ? En forme pour faire des tâches qui demandent de la concentration ? Pour des activité un peu répétitives ? Pour faire du sport ?

En fonction de ton rythme, tu peux planifier tes journée de manière à faire des activités qui te correspondent le mieux au meilleur moment. Tu seras du coup beaucoup plus efficace de cette façon !

C’est d’ailleurs un aspect qu’on voit en détail dans mon programme Entrepreneures Productives parce que la connaissance de soi est un élément clé pour construire une organisation qui te correspond et qui soit vraiment au service de ta vie 🤗 Pour découvrir plus en détail le programme et rejoindre la liste d’attente de la prochaine session, rendez-vous par ici 👇

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Par exemple pour moi, je sais que le matin je n’ai pas de mal à me lever tôt et c’est vraiment sur la matinée que mon cerveau arrive à se concentrer efficacement. Par contre, après le déjeuner, si je dois faire des tâches qui me demandent beaucoup de concentration, ça va me prendre beaucouuup plus longtemps et je vais avoir tendance à m’éparpiller. Du coup, j’évite de planifier des calls le matin pour avoir vraiment du temps pour me concentrer (c’est d’autant plus facile vu que j’ai 6h de décalage horaire avec le France en ce moment 😅) et je réserve mes créneaux pour les appels, les lives etc.. plutôt l’après midi pour utiliser au mieux mon énergie ⚡.

7. La loi de Hofstadter

Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter.

Le concept

L’être humain est plutôt mauvais pour estimer le temps que va lui prendre une tâche spécifique. Notamment parce que dans notre estimation, nous ne prenons pas en compte les distractions ni les imprévus et aléas qui par définitions ne sont pas prévisibles.

Sans compter que notre cerveau a un biais cognitif sur le temps et a tendance à se rappeler des conditions optimales d’une certaine action.

Par exemple sur le temps de trajet, tu te rappeles généralement du temps minimum qu’il faut pour te rendre quelque-part. C’est le temps qu’il faut lorsqu’il n’y a aucun imprévu, aucun problème sur la route ou dans les transports en commun, et bien sûr aucun oubli de ta part qui fait que tu dois revenir en courant chercher quelquechose chez toi.

Mais en pratique, ce temps là est rarement atteignable parce qu’il y a souvent des imprévus dans la vie. C’est exactement ce que nous dit Hofstadter !

En pratique

Pour contrer tous ces aléas que votre cerveau n’est pas capable d’anticiper, il faut toujours se prévoir une marge de manœuvre.

Tu peux aussi te fixer des fausses deadlines pour les tâches que tu dois réaliser. Comme ça, même s’il y a un imprévu, tu peux toujours rattraper le coup et terminer à temps.

De même pour les rendez-vous, prévoies toujours une marge de sécurité sur les temps de transport. Comme ça, tu ne seras pas prise de panique si tu te retrouves coincées dans les transports

8. La loi de Laborit

L’individu va spontanément vers ce qui est facile ou lui fait plaisir et s’arrange pour reporter ce qu’il n’aime pas ou ce qui est difficile.

Le concept

Cette loi est aussi surnommée « la loi du moindre effort » et l’idée derrière est assez simple : l’être humain n’aime pas l’inconfort et préfère ce qui est facile, confortable et agréable à son contraire.

En même temps c’est assez logique au niveau évolutif. Notre système limbique (la partie la plus primitive de notre cerveau) nous encourage à chercher des gratifications immédiates vu que ça augmente nos chances de survie.

Imagine un peu Cro-magnon à l’époque. Il cherche de la nourriture et il trouve un arbre rempli de fruits à sa portée. Si son cerveau lui disait « non trop facile, va plutôt essayer sans aucune certitude d’y arriver de trouver un mamouth un peu plus loin », Cro-magnon n’aurait pas tenu très longtemps (et nous ne serions pas là).

Du coup, on a tendance à faire en priorité des activités simples et agréables et à procrastiner sur les tâches qui nous semblent difficiles.

En pratique

Pour lutter contre cette aversion naturelle pour l’inconfort et la difficulté, la première étape, c’est déjà d’en prendre conscience et d’arriver à identifier ces tâches sur lesquelles tu procrastines, celles que tu as tendance à éviter, à ignorer en te disant « ok c’est pas confortable pour moi de faire ça en fait ».

Une fois que tu en as pris conscience, tu peux essayer de découper cette tâche qui te parait inconfortable pour la rendre un peu plus accessible pour toi en te demandant « quelle est la toute première étape, le tout premier petit pas que je peux faire pour avancer sur cette tâche ? »

Au final, une fois que tu es lancée sur la toute première marche de l’escalier, tu vas voir que ce n’est pas si terrible ou si inconfortable que ça et en plus grâce à Newton, tu seras lancée donc il y a beaucoup plus de chance que tu continues à gravir les marches 💪.

Conclusion

Voilà, tu connais désormais les 8 lois de gestion du temps et surtout comment les mettre en pratique pour gagner en productivité chaque jour.

Certaines sont plus connues que d’autres mais elles peuvent toutes t’apporter quelquechose si tu appliques les conseils pratiques que je te donne dans cet article.

Après il n’y a pas forcément besoin de tout essayer d’un coup. Tu peux piocher dans cette liste une ou deux actions à mettre en place et te lancer petit à petit. L’important c’est de passer à l’action !

Alors tu en connaissais certaines de ces lois de gestion du temps ? Est-ce que tu mets déjà en pratique certains de ces principes ? Laquelle de ces lois de gestion du temps te parait la plus utile ? J’attends tes commentaires là-dessus 🤗