Être plus productive avec les 8 lois de gestion du temps

Les lois de gestion du temps, vous en avez déjà entendu parler ? Vous en connaissez sûrement certaines mais peut-être pas toutes les 8 que je vais vous présenter aujourd’hui.

Ces lois de gestion du temps sont issues de la recherche scientifique, économique et psychologique. Elles impactent notre quotidien, qu’on le veuille ou non. Mais quand on sait comment elles fonctionnent, elles peuvent devenir des alliées précieuses de notre productivité.

Alors voyons ensemble ce que nous disent ces 8 lois de gestion du temps et surtout comment les utiliser pour être plus productif.

Pour chaque loi, je vous énonce le principe et vous donne une petite explication du concept avant de vous expliquer en pratique comment les utiliser pour améliorer votre productivité (parce que la théorie c’est sympa, mais ça ne nous fait pas avancer 🙂 ).

1. La loi de Pareto

80% des effets sont le produit de 20% des causes.

Le concept

La loi de Pareto (aussi appelée loi 80-20) a été découverte dans le cadre de la répartition des richesses par un économiste italien au 19ème siècle. Mais après analyse, cette loi s’applique à énormément de domaine.

Par exemple, 80% chiffre d’affaire d’une entreprise vient d’environ 20% des clients, 80% de vos résultats viennent de 20% de vos activités, 80% des problèmes proviennent de 20% des produits etc..

Bien sûr, ce n’est pas forcément exactement 80% / 20% mais ça s’en rapproche généralement assez fortement.

En pratique

En terme de productivité, cela veut dire qu’en vous concentrant sur 20% de votre activité, vous générez 80% du résultat.

Cela demande bien sûr d’analyser votre travail pour savoir quels sont ces 20% essentiels sur lesquels vous devez vous concentrer.

Une fois cette analyse réalisée, vous pouvez mettre de côté le reste en abandonnant ou déléguant les activités non prioritaires.

Si on prends l’exemple de mon blog, pour vous aider à améliorer votre organisation et à gagner du temps, mon 20% c’est la rédaction d’articles et de contenu. C’est la véritable valeur de ce site. Même s’il me faut aussi gérer la partie technique du site, la mise en forme, les réseaux sociaux, les commentaires etc.. Ma priorité reste sur la rédaction de contenu et c’est là-dessus que je doit passer le plus de temps.

2. La loi de Parkinson

Le travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement.

Le concept

Cette loi a été publiée pour la première fois en 1955 dans The Economist suite à une étude sur le travail des fonctionnaires dans les administrations britanniques. L’idée, c’est que tout travail fini par occuper le temps qui lui est imparti.

Si vous avez une tâche à réaliser en une semaine, vous allez mettre une semaine pour le faire. Mais si on ne vous laisse qu’une journée, vous allez miraculeusement réussir à l’achever dans le délai imparti.

Je suis sûre que vous avez déjà dû vous en rendre compte en pratique, que ce soit au travail ou sur des tâches personnelles.

Par exemple, ce fameux rapport que vous devez préparer pour vendredi. Vous avez commencé tranquillement (ou vous avez procrastiné dessus depuis deux jours) et vous vous dites qu’il va bien vous falloir toute la semaine pour terminer. Et puis votre manager passe et vous dit « finalement, j’en ai besoin pour mercredi soir ». Panique à bord, plus qu’une journée pour terminer ! Et miraculeusement, vous allez vous dépêcher et le terminer pour ce soir ce rapport. En bonus, vous avez gagné deux jours dans votre semaine 😉

En pratique

Pour éviter de perdre du temps avec une tâche qui s’étale sur une trop longue période, il faut donc vous fixer des deadlines proches, réalistes mais avec un peu de challenge aussi pour se motiver.

Si votre date butoir est trop éloignée dans le temps, vous allez avoir tendance à procrastiner et à vous y mettre à la dernière minute. D’autant plus si vous considérez que vous avez largement le temps pour finir votre tâche.

Mais par contre, si vous fixez une deadline dans les heures à venir, vous aurez un sentiment d’urgence qui va vous motiver à avancer efficacement pour terminer dans les temps. Vous perdrez aussi moins de temps à perfectionner un travail pendant des heures pour une amélioration minime (on n’oublie pas Pareto et sa règle des 80% / 20% 😉 ).

Bien utilisée, la loi de Parkinson est une très bonne alliée pour lutter contre la procrastination puisqu’elle joue sur notre sentiment d’urgence vis à vis d’une tâche. C’est une des techniques dont je parle dans mon article détaillé sur la procrastination, je vous invite à aller le lire si vous voulez en découvrir d’autres !

3. La loi de Carlson

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Le concept

En analysant le travail de managers dans les années 50, l’économiste Sune Carlson a prouvé qu’une tâche mettait plus de temps et prenait plus d’énergie si on s’interrompait plusieurs fois et qu’on ne la terminait pas d’une seule traite.

De même, lorsqu’on regroupe des tâches du même type sur une période donnée, on prends moins de temps pour les terminer que si on le fait de façon fractionnée.

Cette loi a d’ailleurs été confirmée grâce aux avancées en neurosciences puisqu’on sait désormais que notre cerveau a besoin d’un certain temps pour se re-concentrer sur une tâche après une interruption.

Et dans votre travail, vous avez bien dû vous en rendre compte ! A chaque fois que vous êtes distraits par un mail, un appel ou un collègue qui vient vous voir, même si ce n’est que pour quelques minutes, l’activité que vous essayez de terminer a tendance à prendre beaucoup plus longtemps que prévu.

En pratique

Pour gagner du temps dans votre travail, il faut donc faire la chasse aux distractions ! Notamment lorsque vous avez une tâche difficile à réaliser, prévoyez-vous une plage horaire sans interruption. Vous pouvez vous isoler dans une salle ou mettre en place un système pour indiquer à vos collègues que vous ne devez pas être dérangé sur cette période.

Vous pouvez aussi éliminer au maximum les notifications, que ce soit sur votre téléphone (l’idéal est de ne pas l’avoir à portée de vue) ou sur votre boîte email de façon à ne pas être interrompu à longueur de journée.

D’ailleurs en parlant d’emails, pour être plus efficace, au lieu de regarder vos mails à chaque fois que vous en recevez un, planifiez-vous des périodes spécifiques dans votre journée pour gérer d’une traite tous les mails reçus. Vous serez plus efficace, c’est Carlson qui le dit 🙂

Et si vous pensez que vous passez trop de temps sur vos emails chaque jour, vous pouvez aller lire mon article qui vous donne 8 conseils pour gagner du temps dans la gestion de vos emails.

4. La loi d’Illich

Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.

Le concept

Vous avez du vous en rendre compte déjà mais l’être humain n’est pas un robot (grosse info, je sais 🙂 ).

Du coup, ce n’est pas parce que vous travaillez 10 heures d’affilée que vous êtes aussi efficace tout au long de ces 10 heures. Au bout d’un certain temps, notre cerveau a besoin d’une pause car il est incapable de se concentrer pendant plusieurs heures sur la même chose.

et ex (même si ça dépend énormément de l’activité en cours), notre capacité de concentration est limitée à 90 minutes, soit 1h30. A partir de ce moment, notre concentration décroit fortement et nous avançons beaucoup plus lentement dans notre tâche.

En pratique

Pour être efficace, il faut prendre en compte ce temps de repos dont notre cerveau a besoin régulièrement. Ça ne sert à rien de planifier une tâche pendant plusieurs heures d’affilées. Il vaut mieux prévoir des plages horaires réduites pour optimiser son temps et son efficacité.

Une bonne technique à utiliser pour cela est la méthode Pomodoro : vous travaillez pendant 25min (avec un minuteur) sur une tâche sans aucune distraction puis vous faites 5min de pause. Au bout de 4 cycles, vous pouvez vous accorder une pause plus longue de 15-20min pour que votre cerveau puisse se recharger.

De cette façon, vous ne laissez pas à votre cerveau le temps de s’épuiser et vous gagnez du temps dans vos tâches à réaliser !

5. La loi de Newton – Le principe d’inertie

Tout corps persévère dans l’état de repos ou de mouvement uniforme en ligne droite dans lequel il se trouve, à moins que quelque force n’agisse sur lui, et le contraigne à changer d’état.

Le concept

La formulation de la 1ère loi de Newton est un peu indigeste à première vue (au 17ème siècle, ça avait son charme 🙂 ) mais en réalité le principe est très simple : Sans aucune force, un objet au repos reste au repos tandis qu’un objet en mouvement reste en mouvement.

Pour les être humains, c’est la même chose et vous avez déjà dû le remarquer : moins vous en faites et moins vous avez envie d’en faire alors que quand vous êtes actif, vous avez beaucoup plus tendance à le rester et à avancer encore plus.

Prenons l’exemple typique du dimanche canapé : vous vous levez tard et vous passez la journée affalé sur le canapé à regarder Netflix. Plus vous y restez, moins vous avez la motivation pour vous lever et faire autre chose. A la fin de la journée, vous êtes épuisé de n’avoir rien fait. Avouez-le, on a tous des journées comme ça non ?

Au contraire, si vous vous lancez sur une activité en vous disant « je vais faire ça mais juste un petit peu », vous avez tendance à vous laisser entraîner et à continuer bien au delà des quelques minutes prévues initialement. Et vous n’avez même pas vu le temps passer !

En pratique

Maintenant que vous savez que le mouvement appelle le mouvement, vous pouvez vous en servir pour gagner en efficacité. Notamment lorsque vous avez la flemme de faire quelque-chose, faites en sorte de bouger un peu. Rien que quelques mouvements physiques peuvent vous faire sortir de votre inertie et vous lancer.

D’ailleurs, si vous repoussez une tâche qui vous semble difficile, vous pouvez vous motiver en vous lançant dessus pour une période très courte. Dites vous simplement « je m’y met pour 5min », c’est tout à fait faisable et c’est beaucoup plus simple de se motiver à travailler 5 minutes que 2 heures. Sauf qu’avec Newton, il y a de grandes chances que ces 5 minutes se rallongent parce qu’une fois lancé, vous vous rendrez compte que ce n’est pas si terrible et vous serez encouragé à continuer.

Attention aussi aux distractions, cette loi marche pour toutes les activités. C’est comme ça que les 2 minutes de prévues à la base sur Facebook ou autre réseau social se transforment en une heure perdue parce qu’une fois lancé, c’est plus difficile de s’arrêter.

6. La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

L’efficience passe par la prise en compte de ses rythmes biologiques.

Le concept

Même si cette loi est assez controversée parce qu’elle n’a pas été formellement prouvée scientifiquement, je suis persuadée que notre rythme biologique a un rôle important dans notre efficacité.

L’être humain est un animal diurne. Notre rythme de vie est aligné sur celui du soleil. C’est pour ça qu’on dors la nuit et qu’on est actif la journée. Notre organisme a évolué de la sorte pendant des millénaires et même si aujourd’hui, on a accès à la lumière à n’importe quelle heure de la nuit, nous ne nous sommes pas réadaptés. C’est pour cela d’ailleurs que les écrans qui stimule notre cerveau comme la lumière du soleil sont aussi néfastes pour notre sommeil.

De même, en fonction des moments de la journée, notre cerveau est plus ou moins alerte. Vous avez déjà du sentir le petit coup de barre de début d’après-midi ? C’est très logique au final, notre corps est en pleine digestion et cela demande énormément d’effort à notre organisme. Du coup, il a moins d’énergie à fournir à notre cerveau pour réfléchir efficacement.

En pratique

La mise en pratique de cette loi se fait surtout par l’expérience et la planification de vos journées.

Tout d’abord, il faut commencer par faire un petit état des lieux de votre rythme biologique : Quand est-ce que vous vous sentez le plus en forme dans la journée ? En forme pour faire des tâches qui demandent de la concentration ? Pour des activité un peu répétitives ? Pour faire du sport ?

En fonction de votre rythme, vous pouvez planifier votre journée de manière à faire des activités qui vous correspondent le mieux au meilleur moment. Vous serez du coup beaucoup plus efficace de cette façon !

Par exemple pour moi, j’adore me lever tôt le matin pour faire mon sport (ça me donne de l’énergie et en bougeant, je me met aussi en mouvement pour le reste de la journée) et travailler sur mon blog avant de partir au boulot. Par contre, le soir après la journée de travail, impossible de me motiver à faire du sport, j’ai essayé pendant longtemps mais ce n’est juste pas mon rythme donc je prévoie toujours mon sport le matin. De même, je sais que je suis beaucoup plus concentrée le matin et que l’après-midi et j’ai souvent un coup de barre vers 15-16h. Donc je planifie mes tâches plus difficile le matin et je choisis plutôt des tâches simples ou répétitives pour le milieu d’après-midi, en prévoyant une pause goûter vers 16h pour me redonner de l’énergie.

7. La loi de Hofstadter

Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter.

Le concept

L’être humain est plutôt mauvais pour estimer le temps que va lui prendre une tâche spécifique. Notamment parce que dans notre estimation, nous ne prenons pas en compte les distractions ni les imprévus et aléas qui par définitions ne sont pas prévisibles.

Sans compter que notre cerveau a un biais cognitif sur le temps et a tendance à se rappeler des conditions optimales d’une certaine action.

Par exemple sur le temps de trajet, vous vous rappelez généralement du temps minimum qu’il faut pour vous rendre quelque-part. C’est le temps qu’il faut lorsqu’il n’y a aucun imprévu, aucun problème sur la route ou dans les transports en commun, et bien sûr aucun oubli de votre part qui fait que vous devez revenir en courant chercher quelque-chose chez vous.

Mais en pratique, ce temps là est rarement atteignable parce qu’il y a souvent des imprévus dans la vie. C’est exactement ce que nous dit Hofstadter !

En pratique

Pour contrer tous ces aléas que votre cerveau n’est pas capable d’anticiper, il faut toujours se prévoir une marge de manœuvre.

Vous pouvez pour cela vous fixer des fausses deadlines pour les tâches que vous devez réaliser. De cette façon, même s’il y a un imprévu, vous pouvez toujours rattraper le coup et terminer à temps.

De même pour les rendez-vous, prévoyez toujours une marge de sécurité sur les temps de transport. Comme ça, vous ne serez pas pris de panique si vous vous retrouvez coincés dans les transports

8. La loi de Laborit

L’individu va spontanément vers ce qui est facile ou lui fait plaisir et s’arrange pour reporter ce qu’il n’aime pas ou ce qui est difficile.

Le concept

Cette loi est aussi surnommée « la loi du moindre effort » et l’idée derrière est assez simple : l’être humain n’aime pas l’inconfort et préfère ce qui est facile, confortable et agréable à son contraire.

En même temps c’est assez logique au niveau évolutif. Notre système limbique (la partie la plus primitive de notre cerveau) nous encourage à chercher des gratifications immédiates car cela augmente nos chances de survie.

Imaginez un peu Cro-magnon à l’époque. Il cherche de la nourriture et il trouve un arbre rempli de fruits à sa portée. Si son cerveau lui disait « non trop facile, va plutôt essayer sans aucune certitude d’y arriver de trouver un mamouth un peu plus loin », Cro-magnon n’aurait pas tenu très longtemps (et nous ne serions pas là).

Du coup, on a tendance à faire en priorité des activités simples et agréables et à procrastiner sur les tâches qui nous semblent difficiles.

En pratique

Pour lutter contre cette aversion naturelle pour l’inconfort et la difficulté, le plus simple, c’est de commencer par les tâches les plus difficiles en premier dans la journée.

En fonctionnant comme ça, vous avez beaucoup plus de chance de faire la tâche que vous aviez prévu que si vous la planifiez en milieu d’après-midi.

Et c’est d’autant plus bénéfique qu’une fois cette tâche terminée, vous serez fier de vous et donc d’autant plus motivé à continuer sur cette belle lancée pour être productif le reste de la journée.

Conclusion

Voilà, vous connaissez désormais les 8 lois de gestion du temps et surtout comment les mettre en pratique pour gagner en productivité chaque jour.

Certaines sont plus connues que d’autres mais elles peuvent toutes vous apporter quelque-chose si vous appliquez les conseils pratiques que je vous donne dans cet article.

Et pour les garder toujours en tête, je vous ai préparé dans ma boîte à outils de l’orga un récapitulatif de ces lois de gestion du temps à télécharger gratuitement :

Pour y accéder, il vous suffit de vous inscrire ici et vous recevrez immédiatement par email votre accès à la boîte à outils . Vous y retrouverez tous les fichiers que j’ai créés pour vous aider à gagner du temps au quotidien

Après il n’y a pas forcément besoin de tout essayer d’un coup. Vous pouvez piocher dans cette liste une ou deux actions à mettre en place et vous lancer petit à petit. L’important c’est de passer à l’action !

Alors vous en connaissiez certaines de ces lois de gestion du temps ? Est-ce que vous mettez déjà en pratique certains de ces principes ? Laquelle de ces lois de gestion du temps vous parait la plus utile ? J’attends vos commentaires là-dessus 🙂