La méthode Kaizen, ou l’art de l’amélioration continue

Lorsqu’on veut faire des changements, à n’importe quel niveau de notre vie, nous n’avons que deux possibilités :

• Soit on fait un changement radical
• Soit on y va petit à petit

Si tu me suis depuis quelques temps, tu sais que je suis clairement adepte de la 2ème possibilité, la fameuse technique des petits pas . Il faut dire que je dois en parler dans un article sur deux donc j’espère que tu commences à le savoir .

Et pourtant, j’ai réalisé il y a peu que je n’avais toujours pas pris le temps de te faire un article sur l’origine de cette technique : la méthode Kaizen (bouhh honte à moi ). Le mal est donc réparé aujourd’hui ! Je t’explique en détail ici qu’est-ce que c’est que cette fameuse méthode Kaizen, ses principes et je te donne des outils pour la mettre en pratique.

La méthode Kaizen, qu’est-ce que c’est ?

Définition

Le mot « Kaizen » est la contraction de deux termes japonais « Kai » (changement) et « Zen » (meilleur). On le traduit souvent en français par « Amélioration continue » en opposition avec les changements radicaux ou les innovations de rupture.

En fait le Kaizen, c’est plus proche d’une philosophie de vie, d’un état d’esprit que d’une méthode je trouve . L’idée étant d’évoluer en continu à coup de petites améliorations répétées chaque jour. Petit pas par petit pas, lentement mais sûrement .

Comme je te l’explique d’ailleurs dans mon article sur les habitudes durables, je suis persuadée que c’est la meilleure façon de mettre en place des changements qui tiennent sur la durée (et éviter d’abandonner ses bonnes résolutions le 3 janvier.. ). D’ailleurs si ça t’intéresse d’en savoir plus sur les habitudes, c’est par ici :

Comment développer des habitudes durables avec la méthode MCD ?

Origines

La méthode Kaizen nous vient tout droit du Japon. Elle est née dans les années 50 au cœur des usines Toyota alors que le Japon était en pleine reconstruction après la 2ème guerre mondiale.

Le concept s’est ensuite très rapidement répandu dans le monde industriel et a permis de gagner en productivité et en efficacité dans de nombreuses entreprises.

Mais le Kaizen ne se limite pas au monde industriel et peut s’appliquer à n’importe quel type d’entreprise et dans la vie personnelle. C’est notre fameuse méthode des petits pas dont je te parle si souvent .

Les grands principes du Kaizen

Que ce soit au niveau professionnel ou plus personnel en terme de développement personnel, la philosophie Kaizen s’appuie sur différents grands principes :

Se remettre en question en permanence

Ce n’est pas parce que quelque-chose fonctionne qu’il n’y a rien à changer. Il est toujours possible de s’améliorer. Mais pour ça, on a besoin de se remettre en question , de prendre du recul sur ce qu’on fait.

Ce n’est qu’en acceptant cette réflexion et cette remise en question qu’on peut optimiser les processus et éviter de stagner dans notre zone de confort.

Viser l’amélioration continue et pas la perfection

Avis à toutes les perfectionnistes qui passeraient par là (oui toi là je te vois ), ce principe est fait pour toi !

L’idée du Kaizen, ce n’est pas d’attendre de tout savoir, d’avoir le plan complet détaillé de A à Z pour agir. Ici, on veut passer à l’action au plus vite, même si c’est un tout petit pas, pour aller dans la direction voulue.

Pour résumer ce principe, voilà une citation que j’adore (et que je m’oblige à me répéter à peu près 10 fois par jour pour me forcer à avancer ) :

Identifier les causes réelles du problème

Une idée très importante dans le Kaizen, c’est de creuser en profondeur pour comprendre la cause du problème.

Parce que si on ne prend pas un peu de temps pour identifier les véritables causes de notre problème, on se retrouve généralement à soigner uniquement les symptômes sans s’attaquer au cœur du sujet. Et c’est rarement efficace sur le long terme .

C’est comme si tu avais mal quelque part, la solution rapide et efficace à court terme c’est de prendre un antidouleur . Sauf que si tu ne sais pas ce qui cause cette douleur, elle va revenir dès que le médicament ne fera plus effet. La seule solution pour s’en débarrasser à long terme c’est de comprendre son origine pour la soigner.

Régler les problèmes sans attendre

Lorsqu’on identifie un problème, pas question de le laisser s’empirer avec le temps ! On veut être proactif ici pour chercher les causes profondes du problème et mettre en place des actions correctives sans perdre de temps .

Ça ne veut pas dire que ces actions vont tout résoudre en un claquement de doigt mais au moins on initie un peu de changement pour avancer et voir ce que ça donne .

Prioriser les changements

L’idée ici c’est vraiment de commencer par des petits changements rapides à mettre en place et qui permettent de gagner en efficacité de façon presque immédiate .

C’est uniquement après avoir fait ça qu’on peut se lancer sur des changements en profondeur qui sont plus couteux à mettre en place (en temps comme en argent ).

Éviter le gaspillage

Un principe essentiel de la méthode Kaizen, c’est d’éviter le gaspillage au sens large du terme en identifiant notamment les 3 types de gaspillages suivants pour les éliminer :

• Mura : Les activités qui n’ont pas de valeur ajouté (par exemple les déplacements inutiles, les tâches répétées qui pourraient être automatisées, les temps d’attente etc..)

• Muda : Les incohérences dans le processus (par exemple deux personnes qui font la même chose sans le savoir)

• Muri : Les difficultés à accomplir une tâche (un matériel défectueux, un manque de formation qui rendent la tâche difficile par exemple)

Impliquer toutes les personnes concernées

Dans la philosophie Kaizen, toutes les personnes concernées doivent pouvoir donner leur avis et s’impliquer dans ce processus d’amélioration continue.

Au niveau de l’entreprise, ça veut dire que tout le monde peut être proactif et proposer des idées quel que soit son niveau hiérarchique.

Et au niveau perso, je trouve que c’est un excellent principe à appliquer également dans sa vie quotidienne, au sein de sa famille notamment . Chacun à son niveau, quel que soit son âge, peut faire des propositions pertinentes et s’impliquer dans l’organisation de la maison .

Les outils pour mettre en pratique la méthode Kaizen

Maintenant qu’on a vu les grands principes de la méthode Kaizen, il est temps de passer à la pratique ! Et pour ça, il existe différents outils qui découlent justement de ces principes Kaizen .

Je ne ferai pas une liste exhaustive ici car les applications de la méthode Kaizen sont très nombreuses mais je t’ai sélectionné ici les 3 techniques que je trouve les plus simples et efficaces :

Les 5 pourquoi

On a vu qu’un principe fondamental du Kaizen est de remonter à la source du problème pour pouvoir le résoudre durablement. Pour ça, la technique des 5 pourquoi est très efficace malgré sa simplicité apparente :

Elle consiste à se poser la question « Pourquoi ? » 5 fois d’affilée jusqu’à trouver le cœur du problème.

Par exemple disons que je suis en retard pour commencer ma journée de travail :

• 1. Pourquoi est-ce que je suis en retard ?

Parce que je me suis levée plus tard que prévu

• 2. Pourquoi est-ce que je me suis levée plus tard ?

Parce que j’ai éteint mon réveil quand il a sonné

• 3. Pourquoi est-ce que je l’ai éteint ?

Parce que j’étais encore fatiguée

• 4. Pourquoi est-ce que j’étais fatiguée ?

Parce que je me suis couchée après minuit

• 5. Pourquoi est-ce que je me suis couchée après minuit ?

Parce que j’ai regardé deux épisodes de plus que prévus sur Netflix..

Voilà comment en 5 questions, on remonte à l’origine du problème : ma non capacité à arrêter Netflix quand je commence .

La roue de Deming (ou méthode PDCA)

La roue de Deming est un cycle en 4 étapes bien connu des environnements Agile pour tester un nouveau produit très rapidement et ajuster au fur et à mesure jusqu’à obtenir le résultat voulu.

Pour faire ça, on enchaîne les 4 actions suivantes :

• Plan : Pour commencer, on défini nos objectifs et on prépare notre plan d’action
• Do : On passe ensuite directement à l’action suivant le plan initial
• Check : Une fois l’action réalisée, on vérifie et on analyse les résultats obtenus
• Act : On peut ensuite améliorer le processus suivant notre analyse précédente avant de recommencer un cycle

Voilà ce que ça donne en image :

L’avantage de cette méthode est de passer à l’action rapidement, suivant les premières idées que tu as et d’ajuster en cours de route en fonction de ce qui fonctionne ou pas. Elle est très utilisée en entreprise mais peut être appliquée tout autant dans la vie personnelle.

Les 5 S pour améliorer l’espace de travail

La méthode des 5 S a pour objectif d’améliorer notre espace de travail pour gagner en efficacité. Elle se base sur 5 mots japonais commençant par S, d’où le nom de la méthode :

• Seiri – Débarrasser : La toute première étape pour améliorer son environnement de travail consiste à désencombrer et à jeter tous les objets et documents inutiles .
• Seiton – Ordonner : Une fois qu’on n’a plus que les éléments nécessaires autour de nous, on peut les ranger en leur attribuant à chacun une place définie .
• Seiso – Nettoyer : On va ensuite tout nettoyer pour rendre l’espace de travail plus sain et agréable .
• Seiketsu – Maintenir : Une fois qu’on a fait les 3 premières étapes, il faut réfléchir aux routines et processus qui vont permettre de maintenir ton espace de travail en ordre sur la durée.
• Shitsuke – Être rigoureux : La rigueur est essentielle pour chacune des étapes précédentes. On doit être rigoureux pour suivre cette méthode et garder un espace de travail propre et ordonné .

Même si cette méthode a été créé initialement pour les entreprises industrielles, elle est tout à fait applicable à n’importe quel bureau ou espace de travail.

Et on peut même aller encore plus loin en utilisant cette méthode dans notre vie personnelle à la maison . Les 2 premières étapes font d’ailleurs étrangement écho à la méthode de désencombrement de Marie Kondo, tu ne ne trouves pas ?

Comment désencombrer son intérieur avec la méthode KonMari ?

Conclusion

Et voilà, tu connais maintenant les grands principes de la méthode Kaizen et des pistes pour la mettre en application dans ta vie quotidienne et ton business. J’espère que ça t’aura donné envie de t’y mettre !

Il existe énormément de façons de mettre un peu de Kaizen dans ta vie et je suis persuadée que c’est un moyen formidable de créer des changements durables, un petit pas après l’autre. Alors, n’hésite pas à y aller progressivement, à ton rythme, en toute bienveillance .

Et pour commencer, je t’invite à répondre à cette question en commentaire : « Quel petit pas tu peux faire aujourd’hui pour avancer vers ton objectif du moment ? »