Les 6 principes d’un système d’organisation efficace

Aujourd’hui on va parler d’un sujet qui est vraiment essentiel pour être productive : pouvoir s’appuyer sur un système d’organisation efficace.

Alors qu’est-ce que c’est un système d’organisation efficace ? Et qu’est-ce que ça peut vous apporter d’en mettre un en place ? C’est ce qu’on va voir justement en détail dans cet article !

Mais avant ça, si jamais vous voulez démarrer avec Notion, mon outil chouchou d’organisation, celui dans lequel j’ai tout mon système aujourd’hui, j’ai créé une formation vidéo offerte de 5 jours pour vous aider à faire vos premiers pas avec cet outil

Si vous avez envie de mieux comprendre comment ça marche pour commencer à créer votre propre système d’organisation, je vous partage les bases dans cette formation et je vous montre aussi mon propre espace pour vous donner plein d’idées sur comment l’utiliser que ce soit au niveau de votre organisation pro ou perso.

Donc si ça vous intéresse, n’hésitez pas à vous inscrire dans le formulaire ci-dessous, c’est cadeau !

Une fois inscrite, vous recevrez immédiatement un email avec le lien d’accès à la première vidéo ainsi que le lien de l’espace Notion à dupliquer pour pouvoir faire les différents exercices que je vous propose. Vous recevrez ensuite un email par jour pendant 4 jours avec la vidéo du jour à découvrir (et peut-être quelques bonus en prime ).

Revenons-en à notre sujet du jour : les système d’organisation !

Déjà, quand je parle de système d’organisation, j’entends par là, à la fois les outils mais aussi les habitudes sur lesquels reposent votre organisation.

Parce qu’un outil tout seul, aussi génial qu’il soit ne suffit pas à vous organiser. Il faut y ajouter également certaines habitudes, routines d’organisation pour faire fonctionner l’ensemble.

Vous le savez, je suis une grande fan de l’outil Notion que j’utilise aujourd’hui pour centraliser toute mon organisation, que ce soit au niveau pro comme perso. Mais même si Notion est un super outil, si derrière je n’ai pas l’habitude de l’ouvrir tous les matins pour voir ce que j’ai à faire ou de le remplir au fur et à mesure pour noter mes idées, mes tâches, mes projets etc.. l’outil en lui même ne sert à rien et ne va pas me rendre plus organisée .

Maintenant qu’on est au clair là-dessus, voyons un peu qu’est-ce qui fait qu’un système d’organisation est efficace. Après pas mal de réflexion, j’en suis arrivée à 6 principes à respecter pour que notre système soit efficace.

Alors c’est parti, on va les voir en détail ensemble !

Les 6 principes d’un système d’organisation efficace

Principe n°1 : Votre système doit correspondre à vos besoins et à votre personnalité

Je ne le répéterai jamais assez je pense, un système d’organisation, tout comme l’outil que vous allez choisir pour l’implémenter doit s’adapter à VOUS et non pas l’inverse !

Je sais que c’est tentant d’aller copier ce qui se fait chez le voisin , et bien sûr vous pouvez vous inspirer aussi des autres pour mettre en place votre propre organisation mais au final il n’y a que vous qui pouvez savoir ce qui vous convient.

Et parfois un outil, une méthode qui va très bien marcher pour quelqu’un d’autre ne fonctionnera pas du tout pour vous et vice-versa. Et c’est complètement ok !

Aujourd’hui j’adore Notion parce que c’est un outil extrêmement personnalisable donc si on cherche un outil digital, il peut convenir à énormément de monde puisque justement on peut le moduler suivant ses besoins. Mais par contre si pour vous, ce qui marche le mieux c’est de tout noter sur papier, ça ne sera pas l’outil idéal pour votre système et ce n’est pas grave.

Et ce principe s’applique aussi complètement aux routines d’organisation, à votre façon de travailler. Si vous êtes une personne plutôt du soir, donc avec un chronotype de type Loup, c’est contre-productif d’essayer à tout prix de vous lever tôt et de travailler sur des tâches complexes de bon matin . Même si ça marche très bien pour des personnes de chronotype Lion. Pour vous, ça ne sera clairement pas le plus adapté.

Si vous ne connaissez pas le concept des chronotypes, j’ai fait un article complet sur le sujet que je vous invite à lire. Ca peut vraiment vous aider à adapter votre organisation en fonction de votre propre rythme :

Chronotypes et organisation, comment s’organiser suivant son rythme ?

N’oubliez pas qu’il existe autant de façon de s’organiser que de personnes sur cette terre. On est toutes différentes, on ne fonctionne pas de la même manière et donc c’est essentiel de vous créer un système qui soit adapté à VOUS, à vos besoins.

Et pour ça, ça demande une bonne connaissance de soi et surtout de l’expérimentation. Il n’y a qu’en testant que vous pouvez savoir si ça fonctionne ou pas pour vous .

Principe n°2 : Un système d’organisation efficace doit être agréable et simple à utiliser au quotidien

On n’est pas venu la pour souffrir ok ?

Votre système d’organisation, surtout au niveau de votre outil principal d’organisation, vous allez y passer un sacré bout de temps.

Donc autant faire ça dans un environnement qui soit agréable à l’œil ! Que ce soit un bel agenda, un bullet journal joliment décoré ou un outil digital, il faut que ça vous donne envie de l’ouvrir et de l’utiliser et pas que ça vous fasse partir en courant .

Personnellement, c’est un point qui est vraiment important parce que je sais qu’un outil que je trouve moche, je n’aurai pas envie de l’utiliser.

C’est d’ailleurs ce qu’il s’est passé avec Click-up quand je l’ai testé pendant environ 10min.. L’interface ne me plaisait pas du tout donc j’ai laissé tombé très rapidement parce que c’est un no-go pour moi.

Et en dehors de l’aspect esthétique, votre système doit aussi être simple à utiliser au quotidien. Même si au départ, ça peut prendre un peu de temps à mettre en place, dans votre utilisation quotidienne, l’objectif de ce système c’est quand même de vous faciliter la vie et de vous faire gagner du temps.

Si vous devez faire 12 clics ou passer 10min à chaque fois que vous devez ajouter une tâche ou la marquer comme terminée, ça ne va pas le faire sur le long terme .

Principe n°3 : Votre système doit pouvoir s’adapter et évoluer avec le temps.

De la même manière qu’il n’existe pas un seul système d’organisation parfait, idéal qui convient à tout le monde, votre propre système actuel, même s’il vous convient très bien aujourd’hui, ne vous conviendra pas forcément dans 6 mois, 1 an, 5 ans .

Parce que votre système dépend de vos besoins et que vos besoins en terme d’organisation évoluent tout le temps au court de votre vie, en fonction de vos projets du moment, de vos objectifs, de votre environnement, de votre entourage.

Par exemple aujourd’hui je suis seule au niveau de mon business, je n’ai pas d’enfants donc j’ai un système qui est façonné en fonction de ça. Mais si demain je suis amenée à déléguer une partie de mon activité, si ma famille s’agrandie, il y aura clairement des ajustements à faire et des nouvelles routines d’organisation à mettre en place.

Et c’est pour ça que c’est important d’avoir un système qui va pouvoir aussi évoluer en même temps que vous, qui va pouvoir s’adapter à vos besoins du moment sans que vous ayez à tout refaire en partant de zéro .

Principe n°4 : Votre système doit centraliser l’information pour la retrouver rapidement et il doit faciliter l’émergence des données

Alors qu’est-ce que j’entends par là ?

Déjà, le côté centralisation c’est vraiment pour moi un essentiel d’un système qui fonctionne efficacement !

Si à chaque fois que vous avez besoin d’une information, il faut que vous passiez en revue 3 logiciels et 12 carnets pour retrouver où est-ce que vous l’avez noté, ça va pas être très efficace, on est d’accord !

Donc je vous encourage vraiment à tout centraliser dans un minimum d’outil, idéalement un seul c’est encore mieux , comme ça vous ne perdez pas de temps à vous demander où est-ce que vous avez mis l’info, elle est forcément là puisque c’est là où vous mettez tout.

Et une fois que vous avez tout mis au même endroit, encore faut-il que vous puissiez être capable de retrouver cette information facilement. Là-dessus, les outils digitaux ont clairement l’avantage puisque généralement on a une option recherche qui permet de scanner en quelques secondes tout le système pour retrouver ce dont on a besoin .

C’est d’ailleurs une des raisons qui m’ont fait passer du papier au digital parce que même si j’adore écrire, la fonction recherche sur les carnets, ça ne marche pas très bien .

Après, si vous êtes une adepte du papier, ça ne veut pas dire que c’est impossible mais ça va vous demander une vrai réflexion en amont sur la façon dont vous organisez vos informations pour pouvoir justement les retrouver le plus rapidement possible sans devoir parcourir des pages et des pages.

Et alors qu’est-ce que c’est que ce concept d’émergence des données ?

En fait, c’est tout simplement l’idée que votre système doit vous permettre d’afficher les informations nécessaires au bon moment.

Le but ce n’est pas d’avoir TOUT sous les yeux mais uniquement ce qui est nécessaire pour vous à l’instant T.

Par exemple si aujourd’hui vous avez plusieurs projets, que vous avez planifié des tâches sur la semaine, le mois voire encore plus loin, vous n’avez pas besoin que votre système vous affiche toutes les tâches de votre to-do sur les 6 prochains mois. C’est même contreproductif parce que c’est généralement assez démoralisant quand on voit la taille du truc..

Au final, ce dont vous avez vraiment besoin, c’est de voir uniquement vos tâches de la journée en cours, celles sur lesquelles vous devez vous concentrer là maintenant tout de suite et pas celles prévues dans 3 jours ou dans 3 semaines.

De la même manière, si vous travaillez sur un projet, vous avez besoin d’afficher uniquement les tâches, les ressources associées à ce projet et pas celles de tous vos projets passés ou à venir.

Et c’est ça l’idée de faciliter l’émergence des données. Notion le fait d’ailleurs très bien de façon automatique grâce aux bases de données et à la possibilité de les lier les unes aux autres et c’est vraiment ce qui fait la puissance de cet outil pour moi .

Principe n°5 : Votre système doit vous donner de la clarté et vous aider à avancer vers votre vision et vos objectifs.

On ne créé pas un système d’organisation pour le fun ou pour passer le temps ! Le but c’est de vous permettre de gagner du temps et d’avancer plus efficacement.

Pour ça, encore faut-il savoir vers quoi vous voulez avancer, quels sont vos objectifs et votre vision à long terme .

Et votre système doit vous aider à être au clair sur tout ça ! En vous permettant par exemple de bien faire le lien entre vos tâches quotidiennes et vos objectifs ou projets du moment.

Parce que l’efficacité, la productivité, ce n’est pas juste de faire un maximum de choses en un minimum de temps, c’est surtout de faire les bonnes actions, celles qui sont importantes pour vous et qui vous font aller de l’avant dans votre vie .

Au niveau des outils, ça veut dire que vous devez pouvoir associer facilement vos tâches avec l’objectif du moment. Mais surtout au niveau de vos habitudes d’organisation, ça demande de faire des points réguliers, que ce soit toutes les mois, les trimestres, les années, pour définir ce que vous voulez, les objectifs qui vous tiennent à cœur et comment vous allez pouvoir les atteindre.

Et quand on est vraiment au clair là-dessus, c’est beaucoup plus simple de faire le tri dans toutes ses tâches et de prioriser puisqu’on sait exactement où on veut aller .

Principe n°6 : Un système d’organisation efficace vous permet de prendre du recul et de voir le chemin parcouru.

Notre cerveau est assez mauvais pour se rappeler de ce qu’on a pu accomplir . On a un biais cognitif qui fait qu’on va se focaliser beaucoup plus facilement sur tout ce qu’on n’a pas fait plutôt que ce qu’on a terminé.

Et c’est plutôt logique d’ailleurs puisque pour notre cerveau, ce qu’on n’a pas encore fait, ça reste une chose à se rappeler pour le futur puisqu’on va encore avoir besoin de cette information alors que ce qui est terminé, c’est fini donc on peut l’archiver, on n’en parle plus .

Sauf que vu que notre cerveau fonctionne de cette manière, on doit s’appuyer sur notre système pour pouvoir se rappeler de toutes ces choses terminées et surtout pour nous permettre de prendre du recul et de s’améliorer pour la suite.

C’est pour ça qu’autant, je pense qu’on peut avoir un système efficace sur papier, autant le concept des post-its et feuilles volantes qu’on jette au fur et à mesure, je trouve ça dommage parce qu’on perds justement toute cette information sur le passé. Du coup, c’est beaucoup plus compliqué de prendre du recul sur ce qui a bien marché, ce qui a moins bien marché et surtout d’avoir une vue d’ensemble de tout ce qui a été accompli .

Et pour permettre cette prise de recul, ça demande aussi de prendre le temps, de vous créer une routine d’organisation pour vous poser tranquillement, faire le bilan et justement réfléchir à ce que vous avez pu accomplir sur la dernière semaine par exemple, ou le dernier mois, l’année.

Ca sera d’ailleurs le sujet du prochain article où je vous expliquerai justement en détail comment faire votre bilan de l’année et quelles questions est-ce que vous pouvez vous poser pour ça .

Mais c’est vraiment important de prendre ce temps là parce que c’est ça qui vous permet aussi d’apprendre de vos erreurs, de vos réussites pour vous améliorer par la suite. Sans compter qu’on ne prends jamais assez de temps pour célébrer tout ce qu’on a pu accomplir donc c’est aussi l’occasion de le faire de façon plus régulière .

Un système d’organisation efficace, quel intérêt ?

Maintenant que vous connaissez les 6 principes d’un système d’organisation efficace, voyons voir un peu en détail les avantages de mettre en place ce système.

Parce que comme je vous l’écrivais plus haut, on ne met pas en place un système d’organisation juste pour le fun, parce qu’on a envie de s’organiser, on le fait parce que ça a un vrai intérêt !

Plus de sérénité et moins de charge mentale

Déjà l’avantage n°1, c’est que ça vous permet d’être beaucoup plus sereine au quotidien, de vous libérer d’un maximum de charge mentale et donc de stress .

Forcément, si tout est noté au même endroit, que vous êtes au clair sur ce que vous avez à faire et que vous savez que ça vous fait avancer vers vos objectifs, ça vous permet de gagner énormément en sérénité et pour moi c’est vraiment ça l’avantage d’un bon système d’organisation .

Sans compter qu’on se libère aussi beaucoup de charge mentale quand on déverse toutes ces choses qui nous passent par la tête sur un support extérieur.

C’est d’ailleurs ce qui revient le plus souvent chez mes élèves de ma formation Notion de A à Z, ce sentiment d’être soulagée, déchargée parce qu’elles savent que tout est noté au même endroit, qu’elle peuvent retrouver l’information en un clic et surtout que ça va apparaitre au bon moment dans leur to-do quand il sera temps de s’en occuper, ni avant, ni après .

Un énorme gain de temps

Le deuxième grand intérêt d’avoir un système d’organisation efficace, c’est bien sur de vous faire gagner du temps au quotidien !

Quand vous savez ce que vous avez à faire pour la journée, que vous avez un plan d’action à suivre et des process bien huilés, forcément vous allez être pouvoir avancer beaucoup plus vite et vous libérer du temps, que ce soit pour faire plus de tâches si vous en avez envie mais aussi pour prendre plus de temps pour vous, pour vos loisirs, pour vos proches .

Et ça, c’est quand même un sacré avantage quand on sait que le temps est la ressource la plus limitée qu’on ait sur cette planète !

Une meilleure fiabilité

Un autre avantage d’un système qui roule bien, c’est qu’on gagne aussi en fiabilité.

Que ce soit envers nous même ou envers les autres, quand on planifie efficacement nos journées et qu’on a toutes les informations à portée de main, on a aussi moins tendance à oublier des rendez vous, on va pouvoir être plus proactive pour anticiper les problèmes éventuels, pour s’adapter si on voit qu’en terme d’échéance on ne va pas pouvoir y arriver etc..

Vu qu’on a une vision globale de nos tâches et nos projets du moment, c’est beaucoup plus simple de savoir si on peut dire oui ou pas à une sollicitation extérieure et donc quand on s’engage dans quelque chose, on va beaucoup plus facilement pouvoir mener le projet à bout .

Du coup, vis-à-vis des autres personnes, que ce soit notre entourage proche ou au niveau professionnel, c’est quand même bien plus agréable de savoir que quand vous vous engagez dans un projet, vous allez vous y tenir et pouvoir respecter les délais.

Et ça fonctionne de la même manière envers vous-même puisque ça veut dire que quand vous vous lancez dans un projet, un objectif, vous savez que vous avez les moyens de l’atteindre et plus vous le faites, plus vous gagnez aussi confiance en vous (sacré cercle vertueux ).

Plus de fluidité dans vos actions

Le 4èmee intérêt d’avoir un système d’organisation efficace, c’est que ça va vous amener de la fluidité dans vos actions au quotidien .

Il n’y a rien de pire que de perdre un temps fou en début de journée parce que vous ne savez pas ce que vous avez à faire ou parce que vous ne retrouvez pas les informations nécessaires pour faire les tâches que vous avez prévu .

Alors que si vous avez tout de prêt et de centralisé, vous allez vraiment gagner en fluidité puisque toutes les informations sont accessibles et vous n’avez qu’à plus qu’à avancer sur ce que vous avez prévu sans vous déconcentrer toutes les 3 minutes. Du coup, vous favorisez aussi beaucoup plus l’état de flow .

Plus de clarté et donc plus de motivation

Un autre avantage de mettre en place ce système, c’est d’avoir de la clarté sur ce que vous faites et surtout sur pourquoi vous le faites .

Et c’est un énorme avantage parce qu’on a besoin de donner du sens à nos actions pour se motiver, d’autant plus quand les tâches qu’on a à faire ne sont pas les plus funs du monde.

Et vu que grâce à notre système, on peut facilement lier nos tâches à nos objectifs et nos projets du moment, on sait exactement pourquoi on fait les choses, et en quoi ça fait avancer nos projets.

Par exemple en ce moment, nous sommes en plein dans les préparatifs pour partir en 2022 en tant que digital nomad avec mon chéri. Il y a plein de tâches administratives à faire et clairement je n’ai pas une passion débordante pour le fait de mettre des objets en vente sur le bon coin ou ce genre de chose . Mais par contre, je sais qu’à chaque fois que je fais une de ces tâches, j’avance petit à petit vers notre départ et ça, c’est un vrai facteur de motivation qui me pousse à l’action !

Facilite l’amélioration continue

Le dernier avantage de mettre en place un système d’organisation efficace, c’est que ça vous permet d’être dans une démarche d’amélioration continue.

En ayant un système qui est adaptable, évolutif et surtout en favorisant des moments de prise de recul, vous pouvez vraiment capitaliser sur votre expérience, sur ce qui fonctionne le mieux, le moins bien pour vous améliorer petit à petit .

Si vous me suivez depuis un moment, vous savez que je suis une grande adepte de la méthode des petits pas, du principe du Kaizen. C’est pour moi la manière la plus simple d’avancer et de s’améliorer, un petit pas à la fois . Et sur le long terme, les effets sont vraiment incroyables vu qu’ils se cumulent au fur et à mesure.

Par exemple si vous prenez chaque semaine quelques minutes pour réfléchir à ce qui a bien marché la semaine précédente, à ce que vous pourriez améliorer et que vous prévoyez une petite action pour aller dans ce sens la pour la semaine suivante, en une année vous avez mis en place 52 actions pour vous améliorer, c’est juste énooorme en fait !

Conclusion

J’espère qu’avec tout ça, vous êtes convaincue de l’importance d’avoir un système d’organisation efficace et surtout que vous avez une meilleure idée de ce à quoi ça peut ressembler .

C’est un article qui est assez théorique parce que je voulais justement vous proposer des principes qui peuvent s’appliquer de façon globale, sans mettre le focus sur un outil en particulier.

Après, comme vous le savez, l’outil que j’ai trouvé personnellement et qui me permet d’appliquer tous ces principes au quotidien, c’est l’outil Notion.

Si jamais vous voulez vous former dessus ou voir plus en détail à quoi peut ressembler un système d’organisation complet sur Notion, n’hésitez pas à vous inscrire pour recevoir ma formation vidéo offerte de 5 jours « Premiers Pas avec Notion » :

Et vu tous les avantages qu’il y a à mettre en place un tel système, ça vaut quand même bien le coup non ?

N’hésitez pas à me dire en commentaire si vous avez déjà votre système d’organisation en place aujourd’hui, et si ce n’est pas le cas, dites-moi ce qui vous empêche de le faire ?