🕰️Nous avons toutes 24 heures par jour et une infinité de choses qu’on voudrait potentiellement accomplir. Et en tant qu’entrepreneure, c’est encore pire vu qu’il y aura toujours des tâches à faire pour développer votre business 🤯. D’où l’importance de faire des choix conscients en fonction de tes priorités et objectifs pour maximiser l’utilisation de ton temps limité. Si tu as l’impression de ne pas gérer ton temps de la meilleure façon possible, je t’invite vraiment à faire un audit de temps pour identifier où va ton temps. C’est une étape essentielle pour reprendre le contrôle de ton temps et développer ton business plus sereinement 😉.
💻 D’ailleurs dans mon programme Entrepreneures Productives, j’ai dédié un module complet à l’audit de temps et du business pour te guider dans l’analyse de l’utilisation de ton temps et de ton organisation. C’est un passage obligatoire pour te permettre d’identifier des solutions et des axes d’amélioration pour maximiser ton temps si précieux ✨.
🚀 Entrepreneures Productives, c’est mon programme signature dans lequel j’accompagne un petit groupe d’entrepreneures pendant 12 semaines pour structurer leur business, reprendre le contrôle de leur temps, mettre en place un système d’organisation qui leur correspond. Et surtout leur permettre de développer un business rentable et pérenne sans s’épuiser à la tâche 🥳
Si le programme t’intéresse, tu peux en savoir plus par ici 👇(et t’inscrire sur la liste d’attente pour recevoir toutes les informations sur la prochaine session)
👉 Pour moi, l’audit de temps est une étape indispensable si tu veux reprendre le pouvoir sur ton temps. Et dans cet article, on va voir pourquoi c’est aussi important et surtout comment faire pas à pas.
Pourquoi auditer son temps ?
Sans moyen de mesurer, impossible de s’améliorer 🤷♀️
« Tout ce qui se mesure s’améliore » comme l’a si bien dit Seth Godin : si on ne sait pas où on en est, si on ne peut pas le mesurer, on n’a AUCUN moyen de savoir ce qui peut être amélioré 🤷♀️.
C’est comme si, au niveau de ton business, tu n’avais aucune vision financière, que tu ne savais pas combien de chiffre d’affaires tu fais et combien de dépenses tu as 😱. Forcément, tu ne sais pas où tu en es ni même ce que tu peux améliorer, et tu ne sais même pas si les choses s’améliorent 🤦♀️.
La clé pour s’améliorer, c’est de mesurer de façon quantitative et fiable, que ce soit au niveau de tes finances, au niveau de ton temps ou de n’importe quelle ressource de ton business (et ton temps est la ressource la plus précieuse ✨).
Notre cerveau a une vision biaisée du temps ⏰
⏳ L’estimation du temps nécessaire pour une tâche est souvent sous-estimée sur le court terme et surévaluée sur le long terme. C’est d’ailleurs pour ça qu’on a souvent tendance à surcharger notre to-do parce qu’on est un peu trop « optimiste » sur ce qu’on va pouvoir accomplir en une journée ou une semaine 😅.
Sans compter que notre perception du temps passé varie en fonction du plaisir que l’on prend à la tâche 🙄. Par exemple, si tu es allergiques aux chiffres, 20 minutes sur ta comptabilité peuvent te paraître une éternité alors que 2 heures passées sur ta création de contenus passeront en un clin d’oeil 🤷♀️
📊 L’audit de temps te permet de savoir exactement comment tu utilises ton temps dans les différentes tâches et domaines de ton entreprise de façon factuelles parce que les chiffres ne mentent pas 😉. Et ça va te permettre de t’améliorer dans la gestion de ton planning, de ta to-do list et au niveau stratégique en termes d’offres, de tarifs et de business model.
L’audit de temps est particulièrement important pour les prestations de services afin de fixer des tarifs cohérents 💰. Et ça peut également être utile au niveau personnel pour avoir une vision globale de l’utilisation de ton temps sur les différentes sphères de ta vie.
Pour réaliser ton audit de temps, ça se passe en deux phases : d’abord il faut collecter des données objectives et factuelles pour avoir une vision véritable de l’utilisation de ton temps et ensuite, tu vas pouvoir analyser les résultats pour ajuster ton organisation et à terme être plus efficace, plus sereine et plus rentable 🤩.
Auditer son temps en pratique – Phase 1 : Collecter les données 📉
Pour collecter des informations sur l’utilisation de son temps, il faut suivre son temps et traquer toutes les tâches que l’on fait 🕵️♀️. Ce n’est pas forcément très fun à faire mais c’est une étape nécessaire pour pouvoir ensuite analyser les données de façon objective 🤓.
Les outils pour suivre son temps ⏱️
Un papier et un stylo 📝 (la version old school)
Tu peux tout simplement noter la tâche que tu fais, l’heure à laquelle tu commences et celle à laquelle tu termines, à l’ancienne directement sur une feuille de papier avec un stylo 📝
C’est tout à fait possible même si après pour l’analyse ce n’est pas le plus simple à exploiter.
Notion (que j’adore 💖 mais pas forcément le plus automatique dans ce cas)
Tu peux tout suivre directement dans une base de données Notion, et venir calculer ensuite automatiquement la durée ⏱️. L’avantage avec Notion c’est que tu peux personnaliser ton suivi à 100% en ajoutant par exemple des propriétés pour préciser le type de tâche, le domaine d’activité etc.. Personnellement, je trouve ça un peu fastidieux car à chaque fois il faut rentrer la date 📅, l’heure de début et l’heure de fin manuellement.
🎁 Si tu ne connais pas encore cet outil incroyable qui permet de centraliser toute ton organisation et de dire adieu à la charge mentale 🤩, tu peux t’inscrire à ma formation vidéo de 5 jours offerte pour démarrer facilement avec Notion👇
Clockify (ma recommandation dans ce cas 😉)
Personnellement, j’utilise l’outil Clockify pour suivre mon temps et c’est celui que je recommande. La version gratuite est très complète, il est disponible sur tous les supports et il est simple d’utilisation.
Il suffit de nommer la tâche et de cliquer sur Play ▶️ pour commencer l’enregistrement du temps. Une fois la tâche terminée, on peut arrêter l’enregistrement en cliquant sur Stop ⏹️. On peut également catégoriser les tâches avec des domaines, des tags, des clients 🗂️ et il génère automatiquement des rapports ensuite qu’on peut analyser.
Et si jamais tu as oublié de rentrer une certaine tâche ou d’appuyer sur stop à la fin, tu peux toujours entrer ou modifier manuellement les périodes passées.
Il existe aussi l’outil Toggl, son concurrent que j’ai testé rapidement et qui fait sensiblement la même chose que Clockify 🕰️.
Ces deux outils sont disponibles sur ordinateur 💻, navigateur (extension Chrome, par exemple) et téléphone 📱 pour pouvoir suivre ton temps depuis n’importe quel support.
Quelles tâches est-ce qu’on va suivre ?
Cela va dépendre de toi et de tes objectifs 🎯: cela peut être le pro 👔, le perso 💁, les deux, uniquement le travail effectif ou absolument tout.
Cela dépend de ce que tu veux en tirer en termes de résultat 📊, sachant qu’il ne faut pas non plus que ce soit trop fastidieux pour toi à suivre, sinon, tu ne vas pas le faire correctement ❌.
La durée de l’audit de temps
La durée pendant laquelle tu vas faire cet audit va dépendre de toi et de ton entreprise. L’objectif est d’avoir suffisamment de matière donc je conseille au minimum une semaine, voire deux qui soient représentatives de tes semaines de travail. On va éviter de faire cet audit sur une semaine de vacances ou une semaine avec des circonstances complètement inhabituelles pour ton entreprise comme par exemple une semaine de lancement.
💡 Tu peux aussi le faire sur une période plus longue si tu as envie mais pas besoin d’attendre non plus 6 mois pour analyser tes résultats 😉.
Aujourd’hui, je tracke mon temps en continu, mais uniquement le travail effectif, sans prendre en compte les pauses et distractions.
D’ailleurs, un bénéfice non négligeable de tracker son temps que j’ai pu remarquer chez moi comme chez mes élèves, c’est qu’on a tendance à être plus efficace et à moins s’éparpiller. Une fois qu’on a un chronomètre enclenché, ça motive à avancer et à ne pas procrastiner parce qu’on sait que ça va être enregistré 😉.
Une fois que tu as suffisamment de données, déjà bravo, tu as fait le plus dur 👏. Et on peut alors passer à la partie la plus intéressante : la phase d’analyse des résultats.
🎯 Parce que le but n’est pas juste de pouvoir te dire « ok cool je sais que j’ai passé 23 minutes sur un post Instagram mardi dernier ». Cela en vrai on s’en moque un peu 😅. Tout l’intérêt, c’est de pouvoir dégager des grandes tendances et d’en tirer des conclusions générales pour pouvoir t’améliorer 💪.
🔎 Auditer son temps en pratique – Phase 2 : Analyser les résultats
📊 Décomposer son temps par domaine
Déjà, tu vas pouvoir regarder comment tu utilises ton temps pour chaque domaine de ton entreprise ou de ta vie personnelle.
💻 Suivant l’outil que tu as choisi pour la collecte, tu peux déjà le paramétrer au moment même où tu fais ton suivi de temps. Par exemple, sur Clockify, à chaque fois que j’enregistre mon temps, j’associe un domaine comme la création de contenu, la gestion des offres, le service client, l’administratif, etc.
Si tu l’as déjà fait lors de la collecte, tu peux l’exploiter directement et passer à la partie suivante. Sinon, il va falloir catégoriser chaque entrée suivant ces grands domaines.
Tu peux même ajouter un niveau supplémentaire de détail si tu veux. Par exemple pour mon business, sur la partie gestion des offres, j’ai décomposé en 3 entre le temps que je passe sur mes templates Notion, sur ma formation Notion de A à Z et sur le programme Entrepreneures Productives.
Analyser ses résultats par rapport à ses objectifs et à son business model 📈
Maintenant qu’on a collecté et catégorisé les données, on va pouvoir passer à l’analyse des résultats de cet audit de temps.
Pour ça, je t’invite à regarder ces résultats et à te poser ces questions :
- Combien de temps est-ce que tu passes dans chaque domaine ? Lesquels prennent le plus de temps ?
- Est-ce cohérent avec ton business model ?
- Est-ce que cela correspond à ce que tu imaginais ? Quels sont les domaines et les tâches qui te prenne plus ou moins de temps que ce que tu pensez ?
- Accorde-tu suffisamment de temps à la partie stratégique de ton entreprise ?
- Quels sont les offres et les clients qui te prennent le plus de temps ? Est-ce en accord avec tes tarifs ?
- Est-ce que tu utilises ton temps de façon cohérente par rapport à tes objectifs du moment ?
💪 Il n’y a pas de ratio parfait bien sûr ! Ca va complétement dépendre de toi, de ton entreprise et de tes objectifs.
Pour moi, une semaine avec j’ai 25h de travail effectif qui me font avancer sur mes objectifs du moment, je considère ça comme une semaine productive parce que personnellement je n’ai ni l’énergie ni l’envie de bosser 60h par semaine mais ça reste un choix et une volonté de ma part.
D’autres personnes adorent travailler et ont de l’énergie à revendre donc pour elles le même résultat n’aurait pas du tout la même signification 😅.
🤝 Et ça va aussi dépendre de ton stade d’avancement dans ton business, si ti travailles seule ou avec une équipe.
Par exemple aujourd’hui je sais que je passe beaucoup de temps sur ma création de contenus mais en même temps c’est aussi mon principal outil de marketing et de visibilité et je suis toute seule dans mon business. Si demain, je délègue la création de contenus sur Instagram par exemple, ça ne serait plus cohérent d’y passer plusieurs heures par semaine par contre 🤷♀️.
Donc j’insiste vraiment là-dessus : l’analyse des résultats de ton audit de temps est vraiment propre à chacun et doit être faite par rapport à tes objectifs et tes priorités 😉.
En tirer des conclusions et surtout des axes d’amélioration 📊
Une fois que nous avons identifié ces grandes tendances par rapport aux données collectées, la dernière partie consiste à en tirer des conclusions et surtout des axes d’amélioration pour la suite. C’est quand même tout l’intérêt de ce exercice ! 😁
Pour ça, tu peux te demander par exemple :
Comment réduire le temps passé sur les tâches qui me prennent trop de temps ?
Y a-t-il des habitudes que je pourrais supprimer ?
Comment est-ce que je peux m’assurer d’accorder plus de temps aux activités de mon entreprise que j’ai tendance à négliger ? Par exemple tu pourrais bloquer un créneau dédié dans ton agenda, ou mettre en place un rendez-vous avec d’autres entrepreneures pour te motiver à bosser dessus à plusieurs 👥.
Tu as peut-être aussi remarqué que ton efficacité varie selon l’heure de la journée. Comment est-ce que tu peux ajuster ton planning en fonction de cela ? ⏰
Si besoin, tu peux d’ailleurs t’aider de mon article complet sur les chronotype pour ça 👇
Si des distractions (ou des « voleurs de temps » comme je les appelle 😅) te prennent du temps, qu’est-ce que tu peux mettre en place dès aujourd’hui pour les limiter ? 🤔
L’idée est de finir cet exercice en ayant un plan d’action concret à mettre en place pour améliorer ton utilisation du temps dès aujourd’hui. Je t’invite vraiment à prendre le temps de faire cette analyse et à lister 3 à 5 actions prioritaires ⏳.
Inutile de dresser une liste de 50 actions, cela risquerait de te submerger et au final tu risques de ne rien faire du tout 😅. Mieux vaut cibler les quelques actions qui auront le plus d’impact 💪.
Conclusion 😊
J’espère vraiment que cet exercice t’aidera à mieux comprendre comment tu utilises ton temps et à t’améliorer. Mais pour cela, il faut passer à l’action ! 💪 Le simple fait de lire cet article ne suffit pas 🤷♀️.
Donc vraiment, prends dès maintenant 30 secondes pour fixer dans ton agenda la période sur laquelle tu vas faire ton audit de temps et un créneau pour analyser tes résultats. 📅
Le temps est ta ressource la plus précieuse, avec ton énergie ✨. Personne n’a le pouvoir de rallonger les journées, mais tu peux choisir chaque jour en conscience comment tu vas dépenser ces 24 heures ! ⏱️
Et si tu ne veux pas faire cet exercice toute seule, si tu veux être accompagnée dans cette démarche d’audit du temps, mais aussi de façon plus globale dans ton organisation et ta productivité, c’est justement ce qu’on fait au sein de mon programme Entrepreneures Productives et je serai ravie de t’y retrouver lors de la prochaine session 🤗.
