Les 5 clés d’une to-do liste efficace

Aujourd’hui, j’ai envie de vous parler de to-do liste (ou liste de tâche en français) et surtout de vous donner 5 clés pour l’utiliser au mieux.

Pour moi, la to-do liste, c’est un indispensable pour s’organiser, quel que soit le format, que ce soit une to-do écrite sur un carnet, dans votre espace Notion, ou un autre outil d’organisation. Je ne vois pas comment je pourrais fonctionner aujourd’hui sans noter quelque part les choses à faire 🤷‍♀️.

Parce que si vous ne notez rien, vous vous reposez sur votre cerveau pour retenir les informations. Le problème, c’est que votre cerveau n’est vraiment pas bon pour stocker les informations et vous les rappeler au bon moment.

Au mieux, il vous fait des rappels au mauvais moment : c’est comme ça que vous vous retrouvez à penser “tiens il faut absolument que j’envoie cette facture” alors que vous êtes en train de faire la cuisine loin de votre PC 🤦‍♀️.

Au pire, il oublie complètement et vous vous en souvenez que beaucoup trop tard .

Donc vraiment, s’il y a bien une chose que je conseille à tout le monde, c’est de noter un maximum de choses pour décharger son cerveau et lui laisser de l’espace pour faire ce qu’il sait faire de mieux : réfléchir et créer.

Sauf que noter toutes les choses que vous avez à faire en vrac ne suffit pas pour avoir une to-do qui vous permette d’être vraiment efficace et productive.

C’est pour ça, j’ai envie de vous donner aujourd’hui 5 conseils pour vous permettre de tirer le maximum de votre to-do liste et de booster votre productivité par la même occasion .

1. Une to-do réaliste

Le conseil le plus important et pourtant celui que je vois beaucoup trop peu appliqué, c’est de vous faire des to-do quotidienne qui soient réalistes, c’est-à-dire que vous pouvez vraiment la terminer en une journée et pas en une semaine .

Ce n’est pas parce que vous en mettez plus sur votre to-do que vous serez plus productive et que vous allez réussir à en faire plus pour autant. Votre temps et votre énergie sont limités dans une journée de toute façon.

Par contre, au niveau productivité, c’est terrible de commencer sa journée en sachant que le combat est perdu d’avance et que vous n’arriverez jamais à tout faire. Et forcément sur le long terme ça impacte votre motivation et donc votre efficacité aussi.

Donc s’il vous plait, arrêtez de surcharger votre to-do ! Fixez-vous quelques tâches prioritaires dans la journée et limitez-vous à ça.

Vous aurez peut-être l’impression de moins en faire, mais vous serez bien plus productive en réalité parce qu’en vous limitant à 2-3 tâches prioritaires par jour, vous êtes obligées d’aller à l’essentiel au lieu de vous éparpillez sur 15 tâches différentes qui ne font pas forcément avancer vos objectifs.

Et puis en ayant une to-do réaliste, vous allez aussi pouvoir en voir le bout à la fin de la journée et donc ressentir de l’accomplissement, de la fierté en finissant votre journée plutôt que d’être toujours dans la frustration d’avoir trop de choses à faire et jamais assez de temps pour. Sur le long terme, en terme de confiance en vous, d’épanouissement, de motivation, c’est vraiment puissant ! 🚀

Si vous doutez de l’efficacité de cette méthode, je vous met au challenge d’essayer pendant une semaine : pour la semaine prochaine, vous ne vous fixez que 1 à 3 priorités par jour maximum en estimant le temps que ça va vous prendre pour avoir une to-do largement atteignable.

Dans une semaine, venez me voir en MP sur Instagram pour me dire ce que ça a donné pour vous et quel impact ça a eu sur votre productivité ! J’ai hâte de voir qui va relever le challenge et d’avoir vos retours !

D’ailleurs si vous voulez gagner du temps, vous pouvez utiliser mon template Notion offert « Journée Productive » pour ça. Il vous permettra d’organiser facilement vos tâches et vos projets et de calculer automatiquement le nombre d’heures prévues dans votre journée de travail .

🎁 Il vous suffit de vous inscrire juste en dessous pour recevoir le lien par email et le dupliquer en un clic dans votre espace Notion 😊

2. Une to-do avec un ordre de priorité

La seconde clé d’une to-do efficace, c’est de classer vos tâches par ordre de priorité.

Notre cerveau n’a pas été câblé pour que l’on soit productive, mais pour que l’on survive. Pour ça, il préfère conserver au maximum son énergie.

Donc entre une tâche importante qui vous demande beaucoup de concentration et une tâche rapide et facile à faire, il choisira toujours la deuxième s’il a le choix. D’autant plus qu’il sait très bien qu’il pourra rapidement cocher la deuxième et donc ça va lui apporter de la dopamine, il adore ça.

Le problème, c’est qu’en se concentrant en priorité sur les tâches les plus simples, on se retrouve souvent avec les tâches importantes reléguées à la fin de la journée quand on a le moins d’énergie pour s’en occuper.

Pour éviter ça, le plus simple, c’est d’ordonner votre to-do en mettant un ordre de priorité entre vos tâches.

Comme ça, vous ne laissez pas le choix à votre cerveau, vous vous concentrez d’abord sur la priorité n°1, la tâche la plus importante que vous avez à faire aujourd’hui, puis une fois que c’est terminé sur la priorité n°2 et ensuite la n°3.

Et si vous appliquez le 1er conseil en ne surchargeant pas votre to-do list, vous ne devriez pas avoir 50 tâches dans votre to-do du jour donc avec 3 priorités, vous en avez largement assez !

Personnellement je fonctionne avec ce concept de 3 priorités par jour et par semaines depuis maintenant plusieurs années et ça fonctionne vraiment !

Après ça ne m’empêche pas d’ajouter quelques tâches en plus parfois sur ma to-do en bonus ou de petites tâches rapides, mais déjà en terminant chaque jour 3 tâches importantes pour mon business, je peux vous assurer qu’on avance très bien 😁.

3. Une to-do qui fait le lien avec vos objectifs

Un autre conseil pour rendre votre to-do bien plus efficace, c’est de pouvoir faire facilement le lien entre les tâches que vous avez à faire au jour le jour et vos objectifs ou projets du moment.

Parce que généralement quand vous faites une tâche, ce n’est pas juste un truc comme ça au hasard dans le vent, pour passer le temps, c’est un petit pas pour faire avancer un projet ou pour atteindre un objectif à plus long terme.

Et pour vous motiver au quotidien à passer à l’action, c’est important de pouvoir voir ce lien justement entre la tâche sur laquelle vous devez travailler là maintenant tout de suite et l’objectif plus global qu’il y a derrière.

Par exemple là au moment où j’enregistre cet épisode, l’enregistrement c’est une tâche parmi d’autres pour créer un nouvel épisode de podcast, mais je sais très bien que derrière, l’objectif associé, c’est de créer toute une bibliothèque de contenus qualitatifs sur la productivité qui pourront être écoutés par des milliers de personnes et qui permettent à mon business de gagner en visibilité et en crédibilité. Et ça, c’est beaucoup plus motivant quand j’y pense que juste l’idée d’enregistrer un podcast.

C’est aussi une des très nombreuses raisons qui font que j’adore Notion comme outil d’organisation. Puisqu’avec la fonctionnalité des bases de données relationnelles, on peut très facilement lier une tâche à un projet ou un objectif, suivre la progression et s’assurer que les tâches qu’on a prévues au quotidien font réellement avancer nos projets .

D’ailleurs si tu veux créer ton système d’organisation complet dans Notion, c’est aussi ce qu’on voit dans le coaching Entrepreneures Productives puisque je te fournis déjà un système complet prêt à l’emploi et ensuite au fil du programme je t’apprends comment le personnaliser pour qu’il corresponde à 100% à tes besoins et à ton activité. Le programme est bien plus large que ça, mais plusieurs de mes coachées m’ont dit que rien que pour ce système ça valait le coup de rejoindre la team 🥰.

4. Une to-do préparée à l’avance

Ça a été prouvé scientifiquement, chaque décision que l’on prend dans une journée nous demande de l’énergie, c’est comme un réservoir de capacité décisionnelle que l’on a en début de journée et qui se vide au fur et à mesure que l’on doit faire des choix. C’est pour ça qu’à la fin d’une journée bien chargée, on n’a même plus envie de réfléchir à ce que l’on va manger le soir, ça nous fatigue rien que d’y penser parce qu’on a épuisé notre réserve de décision de la journée .

Du coup, c’est quand même dommage de commencer la journée en vidant ce réservoir juste pour décider sur quoi on va travailler aujourd’hui. À la place, je vous invite vraiment à préparer votre to-do à l’avance, ça peut être la veille pour le lendemain, le vendredi pour la semaine suivante, à vous de voir ce qui vous convient le mieux.

Déjà, vous pourrez vous mettre au travail de bon matin sans avoir à perdre du temps à vous demander ce que vous devez faire. En plus de ça, quand vous avez planifié votre journée ou votre semaine et que vous savez déjà ce qui vous attend, c’est beaucoup plus simple de déconnecter et de relâcher la pression que si vous vous obligez à tout garder en tête toute la soirée en vous disant “il faut que je pense à faire ça demain”.

Après, je sais que certaines personnes préfèrent fonctionner à l’instinct le jour même en fonction de leur énergie du moment. Dans ces cas-là, rien ne vous empêche de préparer quand même une to-do global pour la semaine, par exemple, en notant les tâches qui ont des échéances fixes et d’adapter ensuite sur le moment en fonction de votre énergie en partant de cette to-do globale pour venir y piocher ce qui correspond le mieux.

Ce n’est pas parce que vous avez préparé votre to-do que c’est fixé dans le marbre non plus, vous pouvez toujours ajuster au fil de l’eau s’il y a un imprévu ou que finalement ce n’est pas le meilleur moment pour le faire.

5. Une to-do qui vous permet de voir le travail accompli

Et le 5ème et dernier élément important pour tirer le maximum de votre to-do, c’est d’avoir la possibilité de revenir en arrière pour voir le travail accompli et célébrer toutes ces réussites .

Un des biais de notre cerveau, c’est qu’il se rappelle beaucoup plus facilement de toutes les tâches que vous n’avez pas terminées ou pas encore faite que de celles que vous avez finies. C’est logique en même temps, une fois que c’est terminé, plus besoin d’y penser alors que tout ce qui est encore en cours, il sait qu’il va devoir revenir dessus, donc ça reste dans notre mémoire.

Du coup, si on n’a pas la possibilité de retrouver tout ce travail accompli et qu’on compte juste sur notre cerveau, on a vite tendance à penser qu’on n’avance pas, qu’on n’en fait pas assez et qu’il nous reste encore beaucoup trop de choses à faire par rapport à ce qu’on a pu réaliser.

Alors que si dans votre système d’organisation, vous avez la possibilité de voir facilement votre done-list, c’est-à-dire toutes les tâches que vous avez terminées sur la journée, la semaine, le mois, vous pouvez contrer plus facilement ce biais et avoir une vision beaucoup plus objective de vos accomplissements.

D’ailleurs je vous invite vraiment à faire le point régulièrement, au moins chaque semaine pour passer en revue tout ce que vous avez fait sur les 7 derniers jours, vous verrez que vous en faites beaucoup plus que ce que vous imaginez.

Conclusion

Voilà pour les 5 clés que j’avais envie de vous partager aujourd’hui pour booster votre to-do et votre productivité. Si on récapitule, on a vu que :

1. Il vaut mieux une to-do réaliste avec peu de tâches dessus plutôt qu’une to-do à rallonge qui vous démotive avant même de démarrer.
2. Une fois que vous avez votre to-do version réaliste, vous pouvez prioriser vos tâches pour savoir exactement quoi faire dans quel ordre et éviter de laisser le choix à votre cerveau.
3. Essayez aussi de faire le lien dans votre outil d’organisation entre vos tâches du quotidien et vos objectifs, c’est bien plus motivant de passer à l’action quand on sait pourquoi on le fait derrière.
4. Je vous invite aussi à préparer votre to-do à l’avance, que ce soit la veille au soir ou en fin de semaine pour la suivante, ça vous évitera de perdre de l’énergie et du temps à décider sur l’instant ce que vous devez faire.
5. Et en dernier, n’hésitez pas à revenir en arrière sur votre to-do ou à afficher les tâches terminées sur votre outil d’organisation, avec Notion vous pouvez le faire facilement via des filtres pour célébrer vos accomplissements et vous rendre compte que oui vous faites plein de choses même si votre cerveau ne s’en rend pas toujours compte .

J’espère qu’avec ces conseils, vous pourrez tirer le meilleur de votre to-do liste pour être plus efficace et plus productive au quotidien. 💪

Et si vous décidez de relever le challenge et de tester la to-do réaliste avec maximum 3 priorités par jour pendant une semaine, venez me le dire en message privé sur Instagram pour que je puisse vous soutenir et savoir ce que ça aura donné pour vous !