Aujourd’hui, je vais te parler de la gestion du temps ⏰, et surtout d’un énorme problème dont on ne parle pas assez. Un problème qui peut t’empêcher d’être vraiment productive et efficace, même si tu as déjà testé de nombreuses techniques pour mieux gérer ton temps 🙄.

Sur le papier, nous avons 24 heures par jour ⏳, ce qui fait 168 heures par semaine 📅. Lorsque l’on commence à s’intéresser à la productivité, on cherche généralement à optimiser au mieux ces 168 heures par semaine pour y caser le maximum de choses, que ce soit au niveau professionnel ou personnel. Le gros problème avec cela, et comme avec beaucoup de méthodes de gestion du temps, c’est que cela part d’une approche linéaire du temps 📈, du postulat que toutes les heures se valent. Sauf que dans la pratique, c’est complètement faux.

Notre productivité n’est pas du tout linéaire, elle dépend énormément de notre niveau d’énergie ⚡ qui est cyclique 🔄. D’ailleurs, tu as sûrement déjà remarqué qu’une heure de travail à 9h du matin ou à 9h du soir n’est pas du tout la même chose. Si tu es comme moi plutôt efficace le matin, à 9h, tu vas pouvoir accomplir beaucoup plus de choses qu’à 21h. Personnellement, il est rare que j’accomplisse quoi que ce soit de productif à 21h 😅. Et pour certaines personnes, cela va être complètement l’inverse, elles sont bien plus efficaces le soir que le matin au réveil.

Ce n’est pas la première fois que j’aborde ce sujet de la gestion de l’énergie, mais aujourd’hui je vous fais un article dédié à cela.

Nous allons voir quels sont les différents cycles qui impactent la productivité et surtout comment tu peux faire en pratique pour t’organiser en fonction de ton énergie. Je finirai avec un petit disclaimer où je te partagerai une définition de la productivité que j’ai extraite d’une de mes dernières lectures et que je trouve très pertinente par rapport à notre sujet du jour. 📚

Les cycles qui impactent notre énergie

Comme je te le disais, même si on a tendance à voir le temps comme quelque chose de linéaire en mode frise chronologique, en réalité notre vie est surtout une succession de cycles qui se répètent et qui s’intègrent les uns avec les autres. Et chacun de ces cycles va impacter ton énergie et donc ta productivité 🌀.

Gestion du temps : Comment adapter votre emploi du temps en fonction de votre énergie pour une meilleure productivité.

Les cycles saisonniers 🌦️

Si on prend au niveau d’une année, on va avoir les saisons qui vont avoir un impact. Suivant la température, la luminosité, la durée des journées, tu n’auras pas forcément la même énergie. Tu t’en es certainement déjà rendue compte avec les vagues de canicule qui ont traversé la France : quand il fait 40°C à l’ombre, on a clairement plutôt envie de plonger dans une piscine ou de faire la sieste que de se concentrer sur son projet du moment 😅.

Pour certaines personnes, quand l’été arrive avec les journées qui s’allongent, l’énergie remonte fortement 🌞 alors que d’autres vont se sentir complètement assommés par la chaleur 🥵, et sont beaucoup plus motivées à l’arrivée de l’automne voire de l’hiver. Personnellement, je sais que les saisons jouent énormément sur mon énergie. Rien que pour sortir du lit, j’ai beaucoup plus de mal en hiver quand il fait froid et qu’il fait nuit, j’ai même tendance à dormir plus longtemps dans ces périodes qu’au printemps ou en été 😴.

Les cycles menstruels et lunaires

Ensuite, si on redescend « d’un cran », on a aussi le cycle lunaire 🌒 qui peut nous impacter en termes d’énergie. Et surtout, si tu es une femme, le cycle menstruel 🩸. C’est clairement une notion dont je n’avais pas conscience avant de me lancer dans l’entrepreneuriat, et pourtant c’est quelque chose qui joue énormément sur mon énergie. On peut le décomposer le cycle menstruel en 4 phases :

La phase menstruelle

Quand tu as tes règles, ce n’est généralement pas le moment où tu es au top de l’énergie. On est plutôt sur une période de ralentissement ⏸️, une période d’introspection, c’est le moment de prendre un peu de recul, de planifier la suite. Ça peut aussi être une période avec beaucoup de créativité et d’intuition ✨.

La phase pré-ovulatoire

Ensuite, on a la phase avant l’ovulation, où l’énergie, le dynamisme revient. On a plus envie d’interagir avec l’extérieur et c’est le moment où justement on va passer à l’action 🚀 sur les idées qui ont émergé la semaine de la phase menstruelle. C’est vraiment une période beaucoup plus productive où on est beaucoup plus en confiance aussi.

La phase ovulatoire

On a ensuite la semaine de l’ovulation : c’est une période où l’on est beaucoup plus tournée vers l’extérieur, où l’on est rayonnante et on peut aussi récolter le fruit des actions précédentes 🌱.

La phase prémenstruelle

Et finalement, la semaine prémenstruelle (youhou les joies du SPM 😅) avec l’énergie qui diminue. On se prépare à affronter de nouveau l’hiver, la phase menstruelle. C’est généralement un moment qui se prête bien pour faire le bilan, pour accueillir ces émotions 🧘‍♀️. C’est la période qui va marquer la fin d’un cycle avant le démarrage du prochain.

C’est hyper intéressant de prendre conscience de l’impact que peut avoir ton cycle menstruel sur ton énergie et ta productivité au fil des semaines, car tu vas pouvoir planifier en fonction de ça.

Une heure ou une journée quand tu es au début de ta phase menstruelle n’est pas du tout la même chose qu’une journée au niveau de ta phase ovulatoire. Cela dépend aussi des personnes, il y a des personnes que ça va impacter plus que d’autres. Mais c’est quelque chose qui peut vraiment jouer sur ton énergie.

Les cycles hebdomadaires et journaliers

Gestion du temps : Comment adapter votre emploi du temps en fonction de votre énergie pour une meilleure productivité.

La fluctuation de l’énergie au cours d’une semaine de travail. 💼

Ensuite, au niveau d’une semaine également, ton énergie peut fluctuer, notamment si tu as un rythme où tu travailles du lundi au vendredi sans interruption et que tu te reposes le week-end. Forcément, plus la semaine avance, plus tu vas puiser dans tes réserves d’énergie et donc potentiellement en fin de semaine tu seras peut-être un peu moins au taquet qu’au début.

Ca vaut le coup de t’en rendre compte pour pouvoir planifier tes semaines en fonction, en prenant en compte cette variation et en planifiant peut-être des tâches moins énergivores en fin de semaine, quand tu sais que de toute façon tu auras moins d’énergie à y accorder. 💪

L’importance des rythmes circadiens personnels. 🌙

Et le dernier cycle de notre entonnoir, ça va être le cycle circadien : le cycle sur 1 journée qui fait varier complètement notre énergie suivant les heures de la journée. Ici comme dans tous les autres cycles que l’on a vus, ça va complètement dépendre des personnes. Il y a des personnes qui vont être plus efficaces en début de matinée, d’autres en milieu de journée et d’autres encore sont vraiment créatives la nuit. Les meilleures périodes de productivité, sont celles qui te correspondent à toi. Et on verra un peu plus loin dans cet article comment tu peux concrètement identifier tes périodes de productivité.

Les limites physiologiques de la productivité 🧠

En revanche, il y a certains aspects qui sont valables pour tous les êtres humains, ce sont des limites physiologiques de notre corps, de notre cerveau qu’il faut prendre en compte et qui impactent notre productivité au quotidien :

La durée maximale de concentration 🤯

Il y a le fait que nous ne sommes pas capables d’être productifs et concentrés toute une journée. Toutes les études scientifiques démontrent qu’on a maximum 3 à 5 heures par jour où l’on est vraiment efficace. Ça ne veut pas dire qu’on ne peut rien faire le reste du temps, il y a plein de tâches qui ne demandent pas 100% de nos capacités cognitives. Mais pour les tâches qui demandent beaucoup de réflexion, de créativité ou de concentration, c’est complètement illusoire de penser qu’on va pouvoir faire ça 8h par jour, tous les jours, toute l’année 🤦‍♀️.

On a aussi besoin d’alterner entre des phases de concentration et des phases de repos. Notre cerveau n’est pas capable de se concentrer pendant de très longues périodes d’affilée. On estime qu’il arrive à se concentrer maximum 90 minutes d’affilée. Après, il faudrait idéalement faire une pause. Là aussi, tout dépend des personnes, il y a des personnes qui, une fois qu’elles sont lancées dans le flow, préfèrent ne pas s’arrêter et enchaîner comme ça pendant plusieurs heures.
Cela dépend aussi des tâches que tu fais donc essaie vraiment d’être à l’écoute et surtout de ne pas te forcer absolument à faire des choses si tu sens que ça bloque et que tu n’arrives plus à te concentrer. Il vaut mieux prendre une pause, même juste 5 à 10 minutes, te détendre, laisser à ton cerveau le temps de relâcher la pression, de se reposer et après tu vas pouvoir repartir et être beaucoup plus efficace au final 💪.

L’impact du sommeil 😴

Autre point essentiel, le sommeil joue un rôle fondamental dans notre capacité de concentration, de mémorisation et donc notre productivité 🛌. Il y a plein d’études scientifiques qui ont prouvé que le manque de sommeil a des conséquences absolument désastreuses sur notre réactivité et notre concentration. Certaines études montrent que c’est pire de manquer de sommeil que d’être sous l’emprise de l’alcool 😱.

Donc s’il y a bien une chose importante à faire pour être productif, c’est de ne pas négliger son sommeil 😴 et de prendre suffisamment de temps pour dormir. Il y a certaines personnes qui ont besoin de 7h par nuit, d’autres ça va être 8h et d’autres 9h, mais si tu peux dans la mesure du possible préserver ton sommeil, ne pas rogner sur le sommeil pour essayer d’en faire plus en tout cas au niveau du travail ou en perdant du temps à scroller sur son téléphone, essaie de t’accorder le sommeil dont tu as besoin, car en terme de productivité c’est vraiment clé.

Gestion du temps : Comment adapter votre emploi du temps en fonction de votre énergie pour une meilleure productivité.

Organiser son temps en fonction de son énergie 🕒

Donc on a ces différents cycles qui s’empilent : journalier, hebdomadaire, mensuel, saisonnier et qui vont à chaque fois impacter notre énergie et donc notre productivité.

Et avec ça maintenant comment fait-on pour en pratique s’organiser en fonction de cette énergie qui fluctue, en fonction de ces différents cycles ? 🤔

Prendre conscience de son énergie 💪

La première chose à faire est de prendre conscience de l’influence de ces cycles sur ta productivité et donc d’apprendre à te connaître. Pour ça, tu as certains outils qui peuvent t’aider, comme par exemple le test du Chronotype. C’est toute une théorie élaborée par le docteur Michael Breus pour « catégoriser » les personnes par rapport à la façon dont leur énergie évolue au sein d’une journée. J’ai un article et un épisode détaillés sur ce sujet qui peut être une bonne base pour avoir une meilleure idée de comment est-ce que ton énergie fluctue dans la journée et quel est le bon moment pour toi pour faire certaines activités. 📈

Ensuite, tu vas pouvoir analyser sur quelques jours comment ton énergie fluctue :
– Quelles sont les heures où tu te sens le plus réveillé, le plus concentré, le plus créatif ?
– Est-ce qu’il y a des moments où c’est plus facile pour toi de faire certaines tâches, et d’autres au contraire où c’est un peu plus galère ?
– Est-ce qu’il y a des moments où tu as de grosses baisses d’énergie au sein d’une journée, et ça tu vas pouvoir le voir au niveau d’une journée mais aussi au niveau des semaines, mois et même des saisons ?

Tu peux essayer de te poser la question et voir comment ça t’impacte. 📊

Identifier les périodes de pic de productivité 🚀

A partir de ton propre mode de fonctionnement, tu peux identifier quelles sont les périodes de pic de productivité. On a maximum 3 à 5 heures par jour, ce n’est pas non plus énorme, donc c’est important de savoir quels sont les moments pour toi qui sont les plus pertinents pour te concentrer au maximum ou faire des tâches qui te demandent vraiment d’être pleinement à fond dessus 🎯.

Si tu ne le fais pas déjà, tu peux suivre ton cycle menstruel et essayer de comprendre l’impact que ça peut avoir sur ton énergie. Car ça peut aussi vraiment t’aider à mieux comprendre pourquoi tu as des périodes un peu plus down 😞 et des périodes où tu te sens beaucoup mieux en terme d’énergie. Cela te permettras d’ajuster ton planning en fonction et anticiper pour les semaines à venir ces différentes variations d’énergie. 🗓️

Gestion du temps : Comment adapter votre emploi du temps en fonction de votre énergie pour une meilleure productivité.

Adapter son emploi du temps 📆

Tu peux aussi identifier les tâches qui te donnent de l’énergie 💪 et celles qui t’en demandent beaucoup. Cela te permettra d’adapter également ton planning en conséquence.

Nous avons tous des tâches ou des activités qui nous passionnent et qui se trouvent dans notre zone de génie 🌟, nous pouvons y passer des heures sans voir le temps passer.
En revanche, il y a aussi des tâches qui vont nous demander beaucoup d’énergie. 💤 Donc, lorsque tu prends conscience de cela, tu peux ensuite planifier tes journées en sachant quelles sont les tâches qui vont te demander beaucoup d’énergie, et ainsi éviter de regrouper toutes ces tâches dans la même journée mais plutôt alterner avec des tâches qui t’en demandent moins.

Par exemple, pour moi, les séances de coaching de groupe, j’adore ça, ça m’éclate, mais en revanche, cela me demande énormément d’énergie. Je sais que lorsque j’ai terminé, je suis épuisé et je ne fais plus rien. Donc les jours où j’ai des séances prévues, je m’assure de ne rien ajouter d’autre à ma liste de tâches après ces séances. Si j’ai du temps avant, je vais uniquement ajouter des petites tâches, des tâches qui ne me demandent pas trop d’énergie pour pouvoir conserver au maximum cette énergie pour les séances de coaching et pouvoir être à fond à ce moment-là 🙇‍♀️.

Planifier des pauses régulièrement

Une autre chose que tu peux faire, c’est de planifier des pauses régulièrement ⏸️, dans tes journées, dans tes semaines, dans tes mois. Assure toi d’avoir régulièrement des moments de repos, des moments où tu vas pouvoir recharger tes batteries 🔋, recharger ton énergie pour pouvoir ensuite l’utiliser au mieux et être la plus efficace possible par la suite.

Au final, ton cerveau c’est un peu comme ton téléphone, tu ne peux pas juste le laisser allumer non-stop et penser qu’il va rester au taquet et qu’il va pouvoir continuer à fonctionner comme il faut. Parfois, il faut le brancher 🔌 pour qu’il se recharge.

L’avantage du cerveau, c’est qu’il y a plein de choses qu’on peut faire pour le recharger. On peut se reposer, dormir 💤, faire des activités qui nous font du bien, faire du sport 🏋️, etc. Il y a plein de choses qui permettent de recharger les batteries, mais identifie les activités qui te font du bien à toi. Celles qui font que tu en ressors énergisée et assure toi de les inclure suffisamment régulièrement dans ton planning 📅.

Organisation en fonction de son énergie

Toute cette partie d’organisation en fonction de son énergie et pas uniquement de son temps, c’est quelque chose que l’on voit en détail dans le programme « Entrepreneures productives ».

Si tu veux que je t’accompagne pour structurer ton business, pour mettre en place un système d’organisation qui te correspond et qui est complètement adapté à ta personnalité et à ta façon de fonctionner, c’est ce que l’on fait pendant 3 mois dans « Entrepreneures productives ». J’organise 2 sessions par an pour un petit groupe d’entrepreneures. Si tu veux recevoir toutes les informations de la prochaine session en avant-première et voir si c’est fait pour toi, tu peux dès à présent t’inscrire sur la liste d’attente :

Les inscriptions sont ici 👇

Gestion du temps et de l’énergie ⏰

Pour finir sur notre sujet de l’énergie et de la gestion du temps, je voulais quand même te faire un petit disclaimer : dans l’idéal, ce serait génial si on pouvait complètement adapter notre planning en fonction de notre énergie, si on pouvait être toujours totalement en accord entre ce qu’on a à faire et notre énergie du moment, si tout roulait comme il faut et qu’on était productives au mieux tout le temps, bien sûr, ce serait incroyable. 🌟

Contraintes Réelles

Sauf que dans la réalité, on a des contraintes, que ce soit au niveau professionnel ou personnel, qui font que ce n’est pas forcément toujours possible à 100%. Peut-être que tu es au top de la productivité à 7h du matin, sauf que c’est l’heure de s’occuper des enfants et de les amener à l’école 👶. Peut-être qu’il y a des jours où tu ne seras pas franchement au top de la productivité, mais en même temps, tu as des échéances, des contraintes, des rendez-vous qui font que tu ne peux pas juste dire « je m’en vais en vacances » 👋😅.

Ajustements Possibles

Mais ce n’est pas parce qu’on ne peut pas toujours être à 100% à l’écoute de notre énergie qu’on ne peut rien faire pour autant. On a toujours une marge de manœuvre et même si tu ne peux pas forcément tout changer du jour au lendemain, tu peux quand même toujours faire quelques ajustements. En tant qu’entrepreneure, tu as la liberté de choisir comment tu organises tes journées, quand est-ce que tu acceptes les rendez-vous clients, quand est-ce que tu fais certaines tâches etc.. 🗂️

Planification Stratégique

Donc, profites-en pour pouvoir optimiser aussi ton énergie et ta productivité en planifiant les tâches au bon moment 😉. Et le fait d’anticiper en amont permet aussi généralement de pouvoir s’adapter au mieux.

Typiquement, une des erreurs que j’ai faites il y a maintenant 2 ans lors du lancement de ma formation Notion de A à Z, c’est de planifier mon lancement sans forcément regarder mon cycle menstruel. Sauf que j’ai planifié le lancement en plein pendant mes règles 🩸🤦‍♀️. Est-ce que j’ai annulé le lancement ? Non, j’ai un peu galéré, on ne va pas se mentir, mais je l’ai fait quand même. Par contre, j’ai retenu la leçon pour la suite, et clairement maintenant c’est un point que je regarde systématiquement quand je planifie mes futurs lancements et les périodes un peu chargées pour être sûr que ça tombe à peu près au bon moment.
On ne peut pas toujours prévoir à 100%, parfois on n’a pas non plus un cycle super régulier, mais j’essaie quand même de regarder ça de façon à éviter que ça tombe en plein milieu, parce que je sais que ça va coûter énormément en termes d’énergie de faire un lancement sur cette période. Ça ne veut pas dire que c’est impossible, mais c’est quand même moins agréable. 🙅

Adaptation et Bien-être

Même sur les moments où tu n’as pas forcément beaucoup d’énergie et que tu dois quand même assurer certaines présentations, certaines conférences, certains rendez-vous avec des clients, tu peux ajuster le reste de ta journée, te dire « ok, je ne suis pas au top de ma forme, j’ai pas énormément d’énergie, mais j’ai quand même ces 3 rendez-vous clients à assurer ». J’assure mes rendez-vous, mais entre les rendez-vous, je fais le maximum pour me reposer, pour me recharger. Je fais vraiment ces activités qui te font du bien, qui te rechargent en énergie. 💆‍♀️

L’idée c’est de prendre vraiment soin de toi et de t’adapter, de moduler au fil du temps et de ton énergie.

L’art de comprendre et de s’adapter

J’ai relu récemment le livre « Hyperfocus » de Chris Bailey que j’avais déjà lu il y a quelques années et qui est très intéressant. Il donne une définition de la productivité que j’ai trouvée très intéressante. Il nous dit 📚 : « La productivité, c’est l’art de comprendre et de s’adapter au mieux à tes contraintes » (C’est une traduction approximative puisque j’ai lu le livre en anglais).

Je trouve cette définition hyper pertinente et intéressante, surtout dans ce contexte, car finalement, que ce soient les contraintes extérieures, les échéances, les clients, tes proches ou tes contraintes internes, notamment ta façon de fonctionner et tes variations d’énergie, être productif c’est s’adapter au mieux à toutes ces contraintes pour avancer vers tes objectifs 🎯.

Conclusion

Et avant de terminer, je t’invite à te poser la question suivante 🤔 :
Qu’est-ce que je peux ajuster dès aujourd’hui dans mon organisation pour qu’elle soit mieux adaptée à mon énergie ?

Prends quelques minutes pour réfléchir à cette question et fais en sorte de noter les idées qui vont surgir suite à cette question, car ça ne servira pas à grand-chose si tu ne passes pas à l’action. Et vraiment, c’est hyper important d’adapter ton planning, ton emploi du temps, ton organisation à ta façon de fonctionner, à ton énergie et à la façon dont ton énergie fluctue.

On arrive à la fin de cet article. J’espère qu’il t’a plu, que tu as appris des choses et surtout que ça va te permettre de vraiment prendre en compte ton énergie et pas uniquement ton temps disponible pour améliorer ton organisation et ta productivité 🤗. N’hésite pas à me partager ce que tu vas mettre en place dans ton planning. Tu peux laisser un commentaire ci-dessous ou m’envoyer un message sur Instagram @orga_milena. Ça me fait toujours super plaisir d’échanger. 😊

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