Comment utiliser le Time blocking pour mieux gérer son temps ?

Vous finissez souvent la journée épuisées à force de courir partout mais sans avoir l’impression d’avancer sur vos projets ? Vous alternez tout le temps entre vos différentes tâches en étant interrompues constamment ? Alors le Time blocking est peut-être une solution pour vous !

C’est une méthode que j’ai commencé à appliquer depuis quelques temps et je dois avouer que c’est vraiment efficace ! C’est peut-être pour ça que Bill Gates, Oprah Windfrey et Elon Musk s’y sont mis bien avant moi .

Maintenant que j’ai un peu plus de recul et d’expérience sur le sujet, il était grand temps de vous faire un article complet sur cette méthode qui peut vraiment vous aider à gagner du temps dans vos journées. En plus, c’est tout simple à mettre en place vous allez voir .

Le Time blocking, qu’est-ce que c’est ?

Est-ce que vous vous rappelez de vos années de collège ? Je ne parle pas des goûts vestimentaires douteux de l’époque (c’était peut être juste moi ) ou de votre premier « petit-ami » mais de votre emploi du temps . Vous savez, ce « joli » papier qu’on vous donnait en début d’année et qui ressemblait à ça :

Après la découverte de « quelle copine est dans la même classe que moi », c’était un peu l’information clé, cet emploi du temps. En même temps, c’est ce qui allait rythmer toutes nos semaine pour l’année à venir, il y avait de l’enjeu (« Yeah, je finis à 15h le vendredi » ) !

Et donc pourquoi je vous raconte tout ça moi ? Tout simplement parce que sans le savoir, vous appliquiez déjà le Time blocking quand vous aviez 12 ans .

En fait, le Time blocking (ou méthode des « blocs de temps » en bon français) consiste tout simplement à organiser ses journées et semaines avec des blocs de temps pendant lesquels on va se concentrer pleinement sur la tâche prévue.

Comme à 12 ans quand vous étiez en cours de maths, on ne vous demandait pas de faire du français et de l’anglais en même temps (ni de papoter avec la voisine d’ailleurs, mais vous le faisiez quand même ). C’était une heure complète de maths et puis une heure de français, pas un mix des deux.

Sauf qu’aujourd’hui, il y a de grandes chances que votre journée ressemble plutôt à ça :

Et l’objectif du Time blocking, c’est de la transformer en ça à la place :

Ah on se rapproche plus de notre emploi du temps de collège là non ?

Cette idée de se concentrer pendant des périodes plus longues sur une seule tâche repose sur une des lois de gestion du temps, la loi de Carlson :

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Sune Carlson

En structurant ses journées de façon à travailler sans interruptions sur des blocs de temps, on gagne en efficacité puisqu’on va pouvoir terminer plus rapidement son travail qu’en étant constamment distraite .

D’ailleurs, si vous voulez en savoir plus sur les différentes lois de gestion du temps et comment les utiliser à votre avantage pour booster votre productivité, je vous invite à lire cet article

Comment être plus productive avec les 8 lois de gestion du temps

Les avantages du Time blocking

Maintenant que vous comprenez un peu mieux l’idée de base, voyons voir tous les avantages à utiliser cette méthode de Time blocking. Parce que même si le concept semble très simpliste (après tout, on était capable de l’appliquer à 12 ans ), il n’en est pas moins très efficace !

On gagne en temps et en efficacité

Tout l’intérêt du Time blocking, c’est de gagner en efficacité. Comme on organise ses journées en blocs de temps spécifiques, on peut avancer rapidement sur une tâche précise sans interruption et donc forcément, on va plus vite qu’en étant tout le temps interrompu (cf. la loi de Carlson ci-dessus).

On améliore ses capacités de concentration

La concentration est une compétence comme une autre qui se développe. On ne naît pas avec une capacité de concentration fixe, elle se renforce à chaque fois qu’on l’utilise et s’affaiblit à force de se laisser constamment distraire.

Comme le concept même du Time blocking demande qu’on se concentre sur une seule tâche à la fois pendant toute la durée du bloc, on améliore nos capacités de concentration à chaque fois qu’on l’applique .

On prends conscience de son temps pour mieux le contrôler

Pour pouvoir organiser toute sa journée en blocs de temps, il faut avoir une vision précise de ce qu’on veut accomplir dans sa journée. Et le fait de répartir toutes ces tâches sur des plages horaires précises, ça nous permet aussi de prendre conscience du temps disponible pour nos tâches.

Avec l’expérience, on apprends également à mieux estimer le temps nécessaire pour une certaine tâche. On peut alors remplir nos journées de façon bien plus réalistes et donc reprendre également le contrôle de son temps .

On se simplifie le quotidien

Une fois qu’on a planifié sa journée ou sa semaine en mode time blocking, il n’y a plus qu’à suivre le plan qu’on s’est fixé. Pas besoin de perdre du temps tout au long de la journée à se demander « et maintenant je fais quoi ? «  puisque vous avez déjà choisi en amont. Et ça, en terme de charge mentale, ça fait un bien fou !

On limite la procrastination et le perfectionnisme

En choisissant un bloc de temps limité pour réaliser une tâche, on facilite aussi le passage à l’action et donc on limite la procrastination et le perfectionnisme (qui va souvent avec ). On sait d’avance qu’on n’a pas un temps illimité à accorder à cette tâche donc ça nous motive d’autant plus à s’y mettre .

Comment utiliser le Time blocking en pratique ?

Maintenant que je vous ai convaincues (j’espère ) que cette méthode est géniale, voyons voir comment la mettre en place de façon pratique.

En terme d’outils, j’utilise personnellement mon calendrier Google Agenda pour planifier mes blocs de temps. Même si ma liste de tâche est d’abord réalisée dans mon espace Notion.

Vous pouvez d’ailleurs utiliser mon template Notion « Journée Productive » accessible gratuitement pour planifier votre journée en mode Time blocking :

Pour y accéder, il vous suffit de vous inscrire ici et vous recevrez immédiatement par email votre lien vers le template à dupliquer en un seul clic . Tout est déjà paramétré, prêt à l’emploi pour vous aider à gagner du temps au quotidien

Préparer une liste de tâches et prioriser

Avant de commencer à planifier votre journée, il faut déjà que vous soyez au clair sur les tâches que vous avez à faire. Pour ça, je vous invite à noter en premier lieu votre liste de tâches avec les événements prévus pour la journée (réunion, rendez-vous, soirée etc…).

Sauf que les listes de tâches, on a généralement tendance à en mettre beaucoup trop et à surévaluer notre capacité à tout faire sur une journée . C’est pour ça qu’il faut ensuite noter pour chacune de ces tâches le temps qu’on estime devoir passer dessus . Comme ça on a déjà une vision même approximative de ce qui est possible sur la journée.

Et vu qu’il y a de grandes chances que toutes vos tâches vous prennent 72 heures sur une journée de 24 , il va falloir prioriser maintenant. Parce que vos blocs de temps, vous ne pourrez pas les superposer donc il faut choisir précisément vos priorités du jour pour remplir votre journée de blocs.

Placer les évènements fixes dans votre agenda

C’est bon vous êtes au clair sur les tâches prioritaires et les événements du jour ? Alors on commence par placer les premiers blocs : les événements fixes de la journée.

Ce sont les premiers qu’on va placer vu que la date et l’heure ont déjà été choisies à l’avance . Généralement, ce sont aussi des événements qui concernent plusieurs personnes donc vous n’avez pas d’autre choix que de les mettre au moment prévu.

Pensez aussi à prendre en compte le temps de transport s’il y en a pour se rendre à ses événements. Pour ça, vous pouvez ajouter un bloc de temps de trajet juste avant.

Créer des blocs de temps pour vos priorités

Maintenant que vous avez placé vos premiers blocs avec les événements prévus, place à vos tâches prioritaires que vous avez identifiées en préparant votre liste de tâches.

L’idée est vraiment de vous créer des blocs de temps assez long pour pouvoir avancer sur ces tâches vu que ce sont les plus importantes pour vous . Et comme ce sont des tâches prioritaires, il vaut mieux être au top de la forme pour travailler dessus donc je vous conseille de placer ces blocs de temps aux moments de la journée où vous êtes la plus productive .

Pour moi, c’est généralement le matin entre 8h et 11h que je suis la plus concentrée et efficace . Après je n’ai pas toujours le choix en fonction des rendez-vous prévus mais dans la mesure du possible, j’essaye de placer mes tâches prioritaires à ce moment là. Par contre, pas la peine de me prévoir une rédaction d’article après 20h par exemple, je sais très bien que je suis complètement inefficace le soir . A vous d’adapter en fonction de votre propre rythme !

Ajouter les blocs de temps secondaires

Une fois que vous avez placé les événements de la journée et vos tâches prioritaire, vous pouvez ajouter des blocs secondaires si il vous reste du temps de disponible .

Ce n’est pas la peine de vouloir trop en mettre non plus, l’objectif de cette méthode est de vous créer un planning de la journée réaliste, pas de vous surbooker pour en faire le maximum possible non plus .

Pour ces blocs secondaires, vous pouvez utiliser votre liste de tâches initiale en regardant les tâches non prioritaires que vous aimeriez terminer dans la journée.

Prévoir du temps pour les imprévus

Même avec la meilleure organisation du monde, la vie est toujours faite d’imprévus. Et par définition, c’est compliqué à prévoir les imprévus (oui, oui, l’info du siècle je sais ).

Par contre, vous pouvez prévoir un bloc de temps dans la journée au cas où vous auriez justement un imprévu . Comme ça, même si vous devez décaler une certaines tâche pour une raison X ou Y, vous aurez toujours une marge de manœuvre avec ce créneau.

Et pour les jours parfaits sans imprévu, ça vous laissera un bloc de temps bonus pour avancer sur vos priorités ou juste vous détendre .

Faire le bilan et ajuster

Quand on commence à utiliser la méthode du Time blocking, la grosse difficulté c’est d’estimer le temps nécessaire pour vos tâches . Ne vous inquiétez pas, c’est tout à fait normal au départ. Surtout qu’on a généralement tendance à sous-estimer le temps que ça va nous prendre et donc à prévoir bien plus de tâches que ce qui est possible en réalité .

L’important c’est d’apprendre petit à petit à améliorer cette estimation. Et pour ça, il est essentiel de faire un bilan en fin de journée pour modifier votre calendrier et noter les décalages qu’il y a pu avoir. Ça vous permettra d’ajuster ensuite vos prochaines journées .

Quand j’ai commencé avec cette méthode, j’avais estimé que la rédaction d’un article me prenait 4 heures. Mais en fait, c’était sans compter le temps de réflexion et de recherche en amont, la mise en page, la création des visuels et publications sur les réseaux sociaux. Au final, je me suis rendue compte que ça me prenait plutôt 8 heures que 4 au total . Alors clairement je n’étais pas du tout dans les clous au départ avec mes blocs de temps mais maintenant que je le sais, j’ai pu ajuster mon calendrier en fonction et forcément ça passe beaucoup mieux !

Quelques conseils bonus

C’est bon, vous avez toute la base pour mettre en pratique la méthode du Time blocking. Mais je voudrais quand même vous donner quelques conseils supplémentaires pour que ça fonctionne au mieux pour vous .

Ne pas sur-planifier son temps

L’objectif de cette méthode, c’est quand même de gagner en temps et en efficacité, pas de passer 3 heures par jour à planifier chaque minute de sa journée . Donc pour que ça ne soit pas trop long à faire non plus, et pour pouvoir s’y tenir de façon réaliste, je vous conseille d’éviter de prévoir des blocs de temps trop courts.

Personnellement, je planifie des blocs de 30 minutes minimum parce qu’en dessous, je trouve ça à la fois trop compliqué à prévoir et beaucoup plus difficile à suivre dans la journée .

Rassembler les tâches très courtes sur un même bloc de temps

Du coup, si on part du principe qu’on ne met pas de bloc de moins de 30 minutes, comment faire pour les tâches qui prennent moins de temps ?

Le plus efficace à mon avis, c’est de les rassembler dans un même bloc à un moment précis de la journée où vous enchaînez toutes ces petites tâches rapides. Et si vous pouvez placer ce bloc à un moment où vous n’êtes pas la plus efficaces, c’est encore plus de bonus !

Par exemple aujourd’hui, j’ai un bloc de prévu en début d’après-midi (parce que je sais que sur la digestion, j’ai juste envie de dormir et pas de me concentrer sur des choses compliquées ) pour arroser les plantes, envoyer un mail à ma mutuelle, faire un virement etc..

Ajouter des périodes de pauses régulières

Se concentrer pendant de longues durées pour avancer sur son travail et ses projets, c’est génial. Mais attention à ne pas oublier non plus de faire régulièrement des pauses .

Le cerveau a une capacité de concentration de 90 minutes maximum. Et même au bout de 30 minutes, vous commencez déjà à être un peu moins efficace. Alors ça ne sert à rien de vous prévoir des blocs de 4 heures d’affilées sur une tâche hein .

Comme je vous l’expliquais dans mon article sur les 3 piliers de la productivité, l’énergie est vraiment un pilier essentiel pour avancer. Alors on n’oublie pas de se prévoir aussi des pauses au fur et à mesure de la journée pour recharger les batteries et laisser notre cerveau se reposer un peu. C’est comme ça que vous pourrez tenir sur la durée et être réellement efficaces .

Utiliser la technique Pomodoro en parallèle du Time blocking

Je suis une grande fan de la technique Pomodoro pour travailler de façon ininterrompue sur des créneaux de 25 minutes. Quand j’ai découvert cette technique et que j’ai commencé à la mettre en application, j’ai vraiment vu une grosse amélioration en terme de productivité.

Et l’avantage, c’est que cette technique s’associe très bien avec le Time blocking en l’utilisant justement pendant les blocs de temps de travail. En combinaison avec l’application Forest (qui m’empêche de regarder mon téléphone ou de me balader sur Internet ), c’est vraiment super efficace je trouve.

Si vous ne connaissez pas encore la technique Pomodoro, je vous invite à aller lire cet article qui explique comment ça marche en détail

Comment travailler plus efficacement avec la technique Pomodoro

Bloquer des créneaux spécifiques pour les tâches récurrentes

Il y beaucoup de tâches qu’on doit réaliser de façon récurrente chaque jour ou chaque semaine : la gestion des mails , les tâches ménagères, les courses etc.. Sans compter les routines que vous avez peut-être déjà mises en place.

Pour gagner du temps dans votre planification des blocs de temps, le plus simple est de vous bloquer toujours les mêmes créneaux pour ce type de tâches . De cette façon, vous savez exactement à quel moment vous allez vous occuper de ces choses-là et vous vous éparpillez beaucoup moins durant la journée. Sans compter le temps gagné à planifier vu que ces blocs peuvent être planifiés de façon récurrente dans votre calendrier .

Par exemple, je travaille tout le temps sur le blog le matin avant de partir travailler donc j’ai un bloc de temps fixé entre 8h et 8h30 pour ça tous les jours de la semaine. De même, j’ai une routine de début de journée au travail de 30 minutes où je lance mon ordinateur, je revois ma liste de tâche et je passe mes mails en revue avant de m’attaquer à mes priorités du jour. Ce genre de créneau est fixe dans mon agenda, à moins d’avoir une événement très spécifique de prévu qui m’oblige à décaler.

Conclusion

Et voilà, j’espère que cet article vous aura convaincu d’essayer la méthode du Time blocking pour organiser vos journées. En tout cas personnellement, depuis que j’ai commencé, je me sens bien plus efficace dans la journée et je n’ai aucune envie de revenir en arrière .

Vous avez toutes les clés pour mettre cette méthode en application dès aujourd’hui donc à vous de jouer !

Est-ce que ça vous tente de tester ? Ou est-ce que c’est une méthode que vous utilisez déjà ? Dites-moi tout en commentaire