Les 3 piliers de la Productivité

Quand on parle de productivité, on pense généralement surtout à la partie gestion du temps , cette idée d’optimiser ses journées pour essayer d’en faire le plus possible. Sauf que pour être réellement productive, la gestion du temps et l’organisation, même si elles comptent bien sûr, ne suffisent pas . Ce n’est qu’un seul des 3 piliers sur lesquels reposent notre productivité globale.

Alors aujourd’hui, regardons un peu en détail ces 3 différents piliers, en quoi ils sont indispensables pour être réellement productive au quotidien et comment faire pour les renforcer :

Quels sont ces 3 piliers de la Productivité ?

1. Énergie

Bien avant de commencer à apprendre à s’organiser, à gérer son temps, planifier etc.. notre première priorité doit être tournée vers notre énergie.

Sans énergie, on ne peut absolument rien faire dans la vie !

Et c’est pour ça que je parle aussi si souvent de l’importance du sommeil et des moments de repos . Même si aujourd’hui le sommeil a de moins en moins la côte dans notre société , il est indispensable pour nous permettre de fonctionner de façon optimale.

Donc même si vous avez trop de choses à faire, même si vous aimeriez remplir le maximum d’heures de votre journée à faire des tâches « productives » ou juste à profiter de vos moments de libre, ne sous-estimez pas l’importance d’une bonne nuit de sommeil .

Vous avez déjà dû l’expérimenter d’ailleurs, j’en suis sûre. Après une nuit trop courte, la journée d’après est bien plus difficile à passer. Vous avez plus de mal à vous concentrer , vous vous sentez fatiguée, vous tentez de compenser par un excès de caféine qui ne remplacera jamais des heures de sommeil et finalement à la fin de la journée, vous vous rendez compte que vous avez bien moins avancé que ce que vous auriez voulu .

2. Concentration

Le deuxième pilier de la productivité, c’est la concentration .

Et dans un monde où les distractions sont absolument partout, où le multitâche est vu comme une qualité, il est de plus en plus compliqué d’être vraiment concentré sur une seule tâche .

Pourtant, toutes les études le prouvent : on est beaucoup plus efficace quand on se concentre sur une seule chose à la fois. On fait moins d’erreur, on termine plus vite et en plus de ça, on renforce au passage notre capacité de concentration .

D’ailleurs, si vous avez le moindre doute sur l’inefficacité du multitâche , je vous invite à aller lire cet article qui vous explique en détail pourquoi c’est un mythe qui nuit réellement à votre productivité

Pourquoi le multitâche est contre-productif ?

Alors plutôt que de papillonner entre différentes tâches et de se laisser distraire par toutes ces notifications qui vous volent notre attention à chaque instant , il vaut bien mieux travailler de façon concentrée, même si c’est dans un temps beaucoup plus réduit pour être vraiment productive .

3. Planification

Et finalement nous voilà arrivé au 3ème pilier, qui est celui auquel on pense en premier quand on parle productivité : la planification .

Un système d’organisation et de planification efficace permet de définir nos priorités, que ce soit sur le long terme comme au jour le jour. Parce qu’être productive, ça veut dire aussi avancer sur ses projets et donc pour ça il faut travailler sur les bonnes tâches .

Vu qu’on a toujours bien plus de possibilités de choses à faire que de temps disponible , il est essentiel de mettre en place un système pour nous permettre de trier toutes ces tâches possibles et choisir uniquement celles qui comptent vraiment. C’est vraiment là tout l’objectif de l’organisation et de la planification : faire une allocation intelligente de notre temps en fonction de ce qui compte le plus pour nous .

Pourquoi ces 3 piliers de la Productivité sont indissociables ?

Maintenant que nous avons vu séparément chacun de ces 3 piliers, regardons un peu pourquoi ils sont indissociables et indispensables pour votre productivité. Pour ça, voyons voir ce qu’il se passe dans chaque situation quand un pilier est manquant :

Situation 1 – Manque d’énergie

Vous avez fait une soirée hier ou vous avez dû travailler jusqu’à très tard et au final vous n’avez dormi que 4h cette nuit. Sachant que les adultes ont besoin de 7 à 9h de sommeil en moyenne par nuit, autant dire que vous n’avez clairement pas eu votre dose .

Mais bon pas le choix, il faut se lever et aller travailler . Déjà au réveil, c’est compliqué , vous appuyez sur le bouton « snooze » plusieurs fois jusqu’à être limite en retard et vous commencez votre journée en courant .

Arrivé au travail, vous prenez votre premier shoot de café pour essayer d’enlever cette brume dans votre cerveau et vous essayez de vous mettre au boulot. D’ailleurs vous avez supprimé toutes les distractions aux alentours et vous avez planifié un plan d’action bien précis en tête pour la journée.

Sauf que vous passez plus de temps à bailler qu’à travailler . Vous avez du mal à rester concentrée et la fatigue se fait ressentir de plus en plus au fil de la journée. Le pire étant après la pause déjeuner où votre corps puise dans ses dernières ressources pour digérer et ne vous laisse absolument rien pour vous concentrer .

Au final, vous avez un mal fou à avancer et vous finissez la journée avec les 3/4 de votre to-do list encore à faire . Ou alors encore pire, vous rognez déjà sur votre prochaine nuit de sommeil pour continuer à avancer malgré la fatigue qui vous ralentit et vous accumulez encore plus de retard de sommeil pour la prochaine journée .

Est-ce que ça vous parle ce genre de situation ? Niveau productivité, on a vu mieux non ? Et pourtant, vous étiez au top en terme de planification et de concentration mais sans énergie, ça ne sert pas à grand chose..

Situation 2 – Manque de planification

Maintenant prenons le cas où vous êtes en pleine forme, après une bonne nuit de sommeil. Vous attaquez votre journée bien motivée pour travailler . Et en plus, vous avez supprimé toutes les distractions autour de vous , rien pour vous empêcher d’avancer à fond !

Sauf que vous n’avez pas de plan d’action pour la journée. Résultat des courses, vous travaillez à fond toute la journée sur plein de tâches différentes sans aucun lien entre elles. Comme vous ne savez pas trop où vous allez, vous vous occupez de tout ce qui passe, de tout ce qu’on vous demande , sans avoir aucune priorité en tête.

A la fin de la journée, vos collègues vous remercient pour tout le travail que vous avez fait , après tout vous avez passé toute la journée à avancer sur leurs priorités ! Sauf que les vôtres par contre, vous les avez complètement oublié..

Sans planification, sans vision, on se retrouve forcément à travailler pour les priorités de quelqu’un d’autre . Et même si de l’extérieur, on peut croire que vous êtes très productive , à la fin de la journée, vous n’avez rien fait pour avancer vers vos propres objectifs.

Pour se sentir réellement satisfaite par sa journée et productive, il est essentiel de définir ses propres priorités et de planifier du temps pour avancer dessus.

Situation 3 – Manque de concentration

Ici, vous avez plein d’énergie avec une bonne nuit de sommeil derrière vous et vous avez pris le temps de réfléchir à vos priorités et de planifier votre journée en amont. Vous êtes donc au top pour passer une journée bien productive et avancer sur les tâches qui sont importantes pour vous .

C’est parti, la journée commence et vous vous mettez au travail. Vous avancez pendant environ 5 minutes et puis votre téléphone fait « bip » . Forcément, vous êtes interrompue et vous voulez savoir immédiatement ce que vous avez reçu comme notification .

« Oh un commentaire sur ma dernière photo Insta, allons voir ça ! » . Vous passez donc 15 minutes sur Instagram avant de vous remettre au travail (parce que bien sûr, vous ne pouvez pas juste lire le commentaire et quitter l’appli, vous êtes attiré aussi par d’autres publications ). Vous mettez environ 5 minutes pour vous re-concentrer sur votre tâche en cours mais vous y arrivez. Après tout, vous avez un planning à respecter aujourd’hui !

Quelques minutes plus tard, vous recevez un mail. Vous avez même une petite fenêtre qui s’ouvre sur votre écran en vous donnant le début du message. On ne sait jamais, ça pourrait être urgent alors il faut regarder ce que c’est ! Et vous voilà de nouveau interrompue dans votre tâche. D’ailleurs c’est un collègue qui vous pose une question, ça ne vous prend que quelques minutes pour répondre, autant le faire immédiatement plutôt que de prendre le risque d’oublier .

Et la journée continue comme ça, avec des interruptions constantes . Sans compter toutes les idées qui vous passent par la tête et qui vous déconcentrent tout autant. A la fin de la journée, vous avez fait beaucoup moins que ce que vous aviez planifié et vous n’avez pas l’impression d’avoir été productive alors que vous partiez avec les meilleures intentions du monde !

En résumé, quand il vous manque un des 3 piliers de Productivité

Comment renforcer chacun de ces piliers de la Productivité ?

Ok donc maintenant on sait que ces 3 piliers de Productivités sont indispensables et qu’on en peut pas se passer de l’un d’entre-eux. Mais comment faire pour les développer et les renforcer ? Je vous donne quelques techniques ici avec les liens vers les articles détaillés :

Faire de son sommeil une priorité

On l’a vu avant, sans énergie , vous ne pouvez pas être productive. Il est donc essentiel de faire de votre sommeil une véritable priorité dans la vie. Que ce soit en terme de qualité ou de quantité, c’est vraiment un élément non négligeable de votre vie .

Si vous des conseils pour améliorer votre sommeil, j’ai écris un article complet sur le sujet où je vous explique comment faire

Mieux dormir pour avoir plus d’énergie, comment faire ?

Limiter au maximum les distractions

Les distractions, c’est vraiment l’ennemi ultime de la concentration. Quand on sait qu’on reçoit en moyenne une notification toutes les 6 minutes aujourd’hui sur nos téléphones , pas étonnant qu’on ait du mal à se concentrer sur des longues durées .

Donc déjà, la première chose à faire, c’est d’éloigner son portable et de couper tous les sons qui peuvent vous perturber pour pouvoir se concentrer plus de 6 minutes d’affilées. Et je vous conseille également de supprimer les notifications de mails qui arrivent directement sur votre écran quand vous travaillez. Vous pouvez toujours regardez vos mails plusieurs fois par jour mais au moins vous n’êtes pas interrompu à chaque fois qu’un nouveau arrive (sachant qu’on en reçoit en moyenne 49 mails par jour sur nos boîtes professionnelles..).

Et pour découvrir 13 autres façons de limiter les distractions, c’est par ici

14 façons de limiter les distractions pour améliorer votre productivité

Respecter son rythme circadien

Le corps humain est conçu de façon à fonctionner suivant un rythme particulier . Nous avons évolué par exemple en dormant la nuit et en vivant le jour. Et ce qu’on appelle le rythme circadien, c’est tout simplement l’ensemble des processus biologiques qui se passent dans notre corps sur un cycle d’environ 24 heures donc une journée complète .

Chaque moment de la journée est plus propice à certaines activités, que ce soit le sommeil , l’alimentation , le sport . Et cela peut varier également d’une personne à l’autre. La compréhension et la régulation de notre propre rythme circadien a de vrais effets bénéfiques pour la santé et donc forcément pour notre énergie et notre capacité de concentration .

Si vous voulez mieux comprendre comment fonctionne votre rythme circadien et ce qui peut l’influencer, vous pouvez lire cet article qui résume le livre « The Circadian Code », une vraie bible en la matière :

Comment votre rythme circadien influence votre vie ?

Faire des pauses régulièrement

On a vu que le sommeil était essentiel pour régénérer notre énergie chaque jour. Mais même au sein d’une journée, notre cerveau est incapable de rester concentré pendant des heures sans s’arrêter .

D’après différentes études, nous sommes capables de nous concentrer environ 1h30 avant que notre cerveau dise stop et que nos capacités cognitives diminuent.

C’est pour ça qu’il est aussi important de faire des pauses régulièrement pour recharger les batteries et laisser souffler notre cerveau. Il n’y a pas besoin que ce soit très long mais il faut en faire de façon régulière et à minima toutes les 1h30 .

Savoir où est-ce qu’on veut aller

Comment est-ce qu’on peut dire qu’on est productive si on ne sait pas vraiment ce qu’on cherche à accomplir ?

Pour moi, c’est impossible de mesurer sa productivité, son efficacité si on n’a pas d’objectifs précis en tête. Et c’est aussi beaucoup plus compliqué de se motiver à agir si on ne sait pas vers quoi on veut aller .

C’est pour ça qu’avant de chercher à planifier à la minute près ses journées, c’est important de se poser d’abord pour réfléchir à ses objectifs et aux actions nécessaires pour les atteindre.

J’utilise personnellement la méthode SMARTER pour définir mes objectifs sur l’année, le trimestre et le mois. Et depuis maintenant près de 3 ans que j’applique cette méthode, je peux vous dire que c’est vraiment efficace ! Pour en savoir plus sur la méthode détaillée

Comment se fixer des objectifs motivants avec la méthode SMARTER ?

Prioriser ses tâches

Une fois qu’on a choisi des objectifs et qu’on sait où on veut aller, il faut également être capable de prioriser ses tâches au jour le jour. Il y a tellement de possibilités aujourd’hui, de méthodes différentes pour atteindre un certain objectif et de fausses urgences qui apparaissent à chaque moment que ce n’est pas toujours évident de faire le tri dans tout ça .

Personnellement, je me fixe chaque jour 3 tâches prioritaires et pas une de plus. Même si j’ai généralement bien plus de choses à faire sur ma to-do liste, c’est vraiment ces 3 tâches là qui sont importantes pour avancer dans mes objectifs et c’est celles sur lesquelles je me concentre en tout premier.

Si vous voulez tester aussi le concept des 3 priorités du jour dans votre to-do, vous pouvez utiliser mon template Notion « Journée Productive » offert et sa vidéo explicative qui explique en détail comment l’utiliser pour prioriser vos tâches et être plus efficace au quotidien :

📩 Pour y accéder, il vous suffit de vous inscrire ici et vous recevrez immédiatement par email le lien du template que vous pouvez dupliquer en un seul clic

Conclusion

Et voilà, vous savez tout sur les 3 piliers de la productivité ! 🎉

J’espère que cet article vous aura convaincu que la productivité ne se résume pas uniquement à la gestion du temps ⏳. L’énergie et la concentration jouent aussi un rôle important dans tout ça. Et pour être réellement productive, il ne faut négliger aucun de ces 3 piliers, au risque de perdre vraiment en efficacité 😏.

Alors racontez-moi en commentaire : est-ce que vous vous appuyez aujourd’hui sur ces 3 piliers ? Sur lequel vous devriez travailler en priorité d’après vous ? 😊