Dans ce nouvel article (et épisode de podcast), j’avais envie de vous parler d’un sujet qui est quand même super important quand on est en business et pourtant c’est un sujet dont on ne parle clairement pas assez : comment bien gérer ses finances pro ?
D’autant plus que c’est un sujet sur lequel je suis plutôt à l’aise il faut dire vu que j’ai quand même passé plus de 4 ans en audit financier à analyser les comptes de plein de boites de toutes tailles en France et aux Etats Unis. Mais je vous rassure tout de suite, on n’a clairement pas besoin d’être une experte en finance d’entreprise pour y arriver 😉.
Par contre, il y a quand même quelques principes importants à connaitre et c’est ce justement ce que j’ai envie de vous transmettre dans cet article avec 8 clés pour gérer ses finances d’entrepreneure comme une pro !
Surtout que la gestion des finances (que ce soit au niveau perso ou pro d’ailleurs), c’est un truc qu’on ne nous apprend à aucun moment à l’école, à moins de faire des études spécialisée sur le sujet 😕. Et c’est quand même dommage ! Parce qu’à un moment donné, on va tous devoir gérer de l’argent quoi qu’on fasse de notre vie, à moins d’aller vivre hors de la société comme un ermite dans une grotte mais ça concerne quand même pas la majorité 😅. Et je suis persuadée que si tout le monde connaissait ces bases de gestion, on aurait plein d’entreprises qui seraient beaucoup plus rentables et beaucoup moins qui feraient faillite !
D’ailleurs, si aujourd’hui vous avez du mal à suivre et gérer les finances de votre business ou que vous n’êtes pas satisfaite de l’outil que vous utilisez pour ça, je viens de sortir un tout nouveau template Notion qui s’appelle « le compte est bon » et qui va justement vous permettre de gérer vos finances pro facilement 🥳. Tout est déjà paramétré, prêt à l’emploi avec des formules de calcul automatique. Avec ce template, vous allez pouvoir suivre vos objectifs, votre budget, vos revenus, vos dépenses tout au long de l’année avec un suivi par mois, par trimestre 😉.
J’ai vraiment voulu créer un outil complet et en même temps qui soit simple, coloré et qui soit un peu fun à utiliser en fait. Parce que dès qu’on parle de chiffre et de finance, on se retrouve toujours avec des trucs hyper austère, triste à mourir. Clairement le compte est bon c’est tout le contraire !
Si vous voulez en savoir plus sur le template (et bénéficier du tarif exclusif de lancement jusqu’au 9 mai 2021 😊), c’est par ici :
Découvrir le template « Le compte est bon »
1. Se fixer des objectifs
Si vous regardez un peu toutes les grandes entreprises, celles qui publient leur résultat, qui sont cotées en bourse, elles se fixent toutes des objectifs qu’elles partagent publiquement. Ca peut être des objectifs de croissance (exemple : on va faire 20% de plus que l’an dernier), des objectifs sur un chiffre précis mais dans tous les cas, il y a un cap de fixé. Et si elles le font, ce n’est pas pour rien, vous vous en doutez !
En se fixant des objectifs financiers précis, on va être beaucoup plus motivée pour avancer, pour dépasser les difficultés et chercher à les atteindre. Et du coup on aura des meilleurs résultats que si on navigue à vue.
Après, ce n’est pas forcément évident de se fixer des objectifs en terme de chiffre d’affaires ou de résultat quand on démarre son activité. Mais vous pouvez toujours faire une première estimation et puis faire évoluer ces objectifs au fur et à mesure que vous gagnez en expérience là-dessus. Et pour cette première estimation, vous pouvez partir du nombre de vente que vous pensez pouvoir faire.
Par exemple disons que vous démarrez en coaching, vous pouvez très bien vous donner comme objectif de trouver 1 client le premier mois et puis 2 le mois suivant et 3 le mois d’après. Si votre offre de coaching est à 1000€ (on va faire simple niveau calcul 😅) ça vous fait un objectif de chiffre d’affaire de 1000€ le premier mois, puis 2000€ le mois suivant et 3000€ le mois d’après. Et si au bout du 1er mois, vous avez déjà trouvé 5 clients (ce que je vous souhaite d’ailleurs !), il vous suffit d’ajuster à la hausse vos objectifs des mois suivants.
Ce n’est pas si compliqué au final mais ça vous donne un cap !
Alors je sais qu’il y a deux écoles : d’un côté les personnes qui préfèrent se fixer des objectifs vraiment très ambitieux quitte à ne pas les atteindre parce que ça les motivent à donner vraiment le meilleure d’elles-mêmes. Et à côté de ça, il y a aussi la team de celles qui préfèrent être plus réalistes (j’en fait clairement partie 😅) parce qu’en se mettant des objectifs trop ambitieux, ça nous fait peur et ça nous parait tellement impossible que du coup, on n’arrive même pas à se motiver à essayer. Il n’y a pas de méthode meilleure l’une que l’autre, ça dépend complètement de vous et de ce avec quoi vous êtes les plus à l’aise surtout !
2. Ne pas confondre chiffre d’affaires et résultat net
Une fois qu’on a fixé ses objectifs, la 2ème clé pour bien gérer ses finances pro, c’est de bien faire la distinction entre chiffre d’affaires et résultat net !
Le chiffre d’affaires, c’est le montant que vous facturez à vos clients et qu’ils vont vous payer. Alors oui, vous allez bien avoir ce chiffre la sur votre compte bancaire, sauf qu’avant de pouvoir utiliser cet argent pour vous verser un salaire, il va falloir en redistribuer une bonne partie :
- Déjà à l’état via les cotisations sociales que vous devez verser à l’URSSAF. Si vous êtes en autoentrepreneur, vous allez payer 22% de cotisations sociales si vous faites des prestations de services et 12,8% si vous faites de la vente de marchandises.
- Après il va falloir aussi soustraire toutes les dépenses liées à votre entreprises, que ce soit des achats de matériel, des abonnements, des frais fixes, des commissions de paiement ou d’affiliation par exemple
- Et puis bien sur, on n’oubliera pas non plus les impôts. Ici le montant va dépendre beaucoup de votre statut et de votre situation familiale mais si vous gagnez de l’argent, il y a de grande chances que vous allez devoir en payer.
Et finalement on arrive à la fin au résultat net après impôt, c’est à dire votre chiffre d’affaire moins toutes les charges, impôts, cotisation sociales, frais etc.. Et il y a généralement un gros écart entre les deux.
Donc n’oubliez jamais que le prix qui est affiché, ce n’est pas ce qui va tomber dans votre poche ! C’est vraiment essentiel d’en avoir conscience, notamment quand vous devez fixer vos tarif par exemple.
3. Connaitre la rentabilité de chacune de ses offres
Et ça nous amène à la 3ème clé que je veux vous partager et qui est de connaitre la rentabilité de chacune de vos offres et produits. Parce qu’on est bien d’accord que l’objectif de votre entreprise, c’est de dégager de l’argent à la fin 🤔. Sinon c’est une association caritative que vous avez et non pas un business. Mais du coup, vous n’allez pas pouvoir compter dessus pour payer votre loyer 😅.
Et pour dégager de l’argent, on peut tenter d’y aller au pifomètre mais ça marche rarement très bien donc je vous conseille plutôt de faire quelques calculs. Pas de panique, on ne parle pas de calcul compliqué ici, on se limite à des additions et des soustractions 😉. L’idée, c’est juste de calculer ce que vous pouvez vous mettre dans la poche à chaque fois que vous vendez un produit et de vérifier que ce montant est bien positif !
Par exemple si vous vendez des bijoux que vous faites à la main : Si vous vendez un collier à 50€, vous allez calculer tout ce que ça vous coute de produire et vendre ce collier :
- 20€ de matériaux
- 6€ de frais de port pour l’envoyer
- 6€ de cotisations sociales
- 4€ d’impôt
Il vous reste donc 14€ à la fin sur les 50€ de votre produit, donc on est rentable (ouf !). Par contre, ça ne prend même pas en compte tous les frais fixes que vous pouvez avoir à côté pour votre business ni votre salaire donc à vous de voir si ce tarif là suffit à tout couvrir.
Par contre si ce même collier, vous le vendez à 35€ au lieu de 50€ ou que vous avez d’autres charges qui s’ajoutent, la on n’est même plus rentable. Et ça veut dire qu’à fois que vous allez faire une vente, vous allez devoir dépenser de l’argent, ce qui est très dangereux pour votre business.. 😰
C’est pour ça que c’est important quand on fixe ses tarifs de de calculer en amont la rentabilité de chacune des offres ou des produits qu’on vend. Et c’est aussi un critère qui vous peut vous permettre de choisir si vous hésitez entre différentes offres à propose.
4. Préparer un budget pour votre année
Voyons voir maintenant la 4ème clé pour bien gérer vos finances pro : préparer un budget sur l’année. On ne parle pas ici d’un fichier hyper compliqué avec des calculs dans tous les sens. Un budget c’est juste une prévision de vos dépenses et de vos revenus dans le futur 😊.
Personnellement je vous recommande de le faire sur l’année en détaillant mois par mois les futures dépenses que vous allez avoir et les revenus que vous estimez pouvoir générer. Au niveau des revenus, vous allez pouvoir vous baser sur vos objectifs que vous avez définis initialement et les décomposer suivant les différents produits ou offres que vous proposez. Et pour les dépenses, il va falloir mettre toutes les dépenses liées à votre entreprise en essayant d’être le plus exhaustif possible : ça va comprendre par exemple tous les abonnements, les logiciels, si vous avez prévu d’acheter des formations, le matériel dont vous avez besoin, si vous déléguez certaines choses etc.. et on n’oublie pas aussi les impôts bien sûr !
En le préparant mois par mois, ça vous permet également de tenir compte de la saisonnalité de votre activité s’il y en a une. De cette façon, vous pouvez mieux répartir les dépenses dans l’année en vous assurant que vous ne terminez pas un mois dans le rouge 😁.
Par exemple, si vous savez que pour votre activité, la rentrée en septembre c’est un gros mois en terme de chiffre d’affaires, vous pouvez en profiter pour vous permettre également certaines dépenses à ce moment-là ou le mois suivant puisque vous aurez la trésorerie pour le faire.
D’ailleurs si vous voulez créer votre budget et le comparer au fur et à mesure de l’année à vos revenus et dépenses réels, c’est quelque chose que vous pourrez faire facilement dans mon template Notion « Le compte est bon » 😉. Je vous explique pas à pas comment le compléter et l’utiliser dans une des 5 vidéos explicatives qui accompagnent le template. Donc si ça vous intéresse, vous pouvez y en savoir plus ici :
Accéder au template « Le compte est bon »
5. Mettre en place une routine de gestion
Un principe qui est tout aussi important, c’est de mettre en place une routine pour gérer vos finances pro.
En tant que cheffe d’entreprise, c’est vraiment VOTRE responsabilité de garder un œil la dessus ! Même si vous déléguez la comptabilité, vous êtes la pilote de votre business et c’est toujours à vous de faire les choix stratégiques et de décider comment vous utilisez vos ressources. Et l’argent est une de ces ressources en fait.
Donc je vous conseille vraiment de prévoir du temps de façon régulière pour faire le point sur où vous en êtes au niveau de vos finances pro et pour prendre les décisions qu’il y a à prendre. Et le plus simple pour faire ça, c’est de vous créer une petite routine de gestion 😊.
En terme de fréquence, ça peut être chaque semaine, tous les 15 jours, en tout cas à minima une fois par mois. Ca va dépendre de vous et de la taille de votre entreprise donc à vous de choisir la fréquence et de planifier ça de façon récurrente dans votre agenda.
Vous pouvez également créer un process pour cette routine en listant toutes les tâches que vous avez à faire à chaque fois. Ca pourrait être par exemple de vérifier le solde et les transactions sur votre compte bancaire pro, de faire le point sur les dernières ventes, les dernières dépenses, d’ajuster votre budget etc..
Dans tous les cas, c’est vraiment important d’avoir un moment dédié à ça dans votre quotidien d’entrepreneure. Parce qu’on sait très bien que si ce n’est pas planifié, il y a de grande chance que vous soyez prise par toutes les tâches opérationnel et que ça passe à la trappe 🙄.
6. Se constituer un fond de trésorerie
Si vous voulez vous éviter beaucoup de stress, je vous conseille vraiment d’appliquer cette 6ème clé qui est de vous constituer un fond de trésorerie pour votre business.
Bien sûr, quand vous démarrez vous êtes à zéro en terme de trésorerie ou avec l’apport personnel que vous avez choisi de mettre pour lancer votre entreprise.
Mais au fur et à mesure que vous allez vous développer et faire des ventes, je vous conseille de mettre une partie de tout ce que vous gagner de côté. A vous de voir combien vous pouvez mettre mais l’idée c’est de vous créer petit à petit un fond de trésorerie, un matelas de sécurité sur lequel vous pourrez vous appuyer si besoin. Ca peut être un montant fixe que vous mettez chaque mois de côté ou un pourcentage pour chaque vente (par exemple 10% de chaque vente va de côté), à vous de choisir.
Le fait d’avoir ce fond de trésorerie va vraiment vous enlever un poids énorme en terme de stress 😉. Parce qu’en tant qu’entrepreneur, on n’a rien de garanti, pas de salaire fixe qui tombe à la fin du mois et tous les mois ne se ressemblent pas. Mais avec ça, vous savez que vous avez de quoi vous retourner, de quoi payer vos charges fixes même si vous avez une baisse de chiffre d’affaires à un moment donné.
Et ça veut dire aussi que vous ne serez pas obligée de prendre n’importe quel client, de faire des missions qui ne vous correspondent pas ou d’essayer de vendre à tout prix juste pour pouvoir payer votre loyer..
Alors c’est sur que vous n’allez pas constituer ce fond de trésorerie du jour au lendemain mais il faut bien commencer quelque part, donc autant le faire dès aujourd’hui pour le faire grandir petit à petit 🤗. C’est comme l’histoire de l’arbre (vous connaissez ? 😅) : le meilleur moment pour planter un arbre, c’était il y a 10 ans, le 2eme meilleur moment c’est maintenant.
Et bien votre fond de trésorerie, c’est exactement pareil !
7. Prendre en compte les congés et autres absences
Dans la même optique que le matelas de sécurité, un autre aspect important à ne pas oublier c’est de prendre en compte vos congés, maladie et autres absences possibles.
Et oui, parce que je vous rappelle que vous n’allez pas travailler 7j/7 toute l’année non stop 😁. Il y a forcément des moments où vous allez avoir besoin de repos ou vous allez prendre des vacances. Il y a aussi des périodes où vous serez peut-être malade (je ne vous le souhaite pas bien sûr mais ça peut arriver donc autant l’anticiper). Et pendant toutes ces périodes là, suivant le modèle de votre business, et bien il n’y a pas grand chose qui vous tombera dans la poche 😕.
Donc il faut aussi que dans vos tarifs, dans vos prévisions budgétaires, vous preniez bien ça en compte pour ne pas vous retrouver justement à devoir travailler non stop.
Parce que je suis quasiment sure que si vous vous êtes mise à votre compte, ce n’est pas pour devenir esclave de votre entreprise ! Et si vous anticipez tout ça, il n’y a pas de raison que ça arrive 😉
8. Réfléchir à vos dépenses en terme d’investissement
Nous voilà arrivé à la 8ème et dernière clé que je voulais vous partager aujourd’hui et qui est de réfléchir en terme d’investissement plutôt que de dépenses. Ca rejoint l’idée dont je parlais plus haut que l’argent c’est juste une ressource comme une autre, comme votre temps et votre énergie. Et en tant que cheffes d’entreprise, c’est à vous d’utiliser au mieux toutes ces ressources qui sont à votre disposition pour atteindre vos objectifs.
Et dans cette optique là, les dépenses que vous allez faire de cette ressource « argent », il faut voir ça finalement comme un moyen, comme un investissement qui va justement vous permettre de vous rapprocher de vos objectifs. La question n’est pas de savoir si c’est cher ou pas, la vraie question à se poser quand vous utilisez votre argent, c’est « est-ce que cet achat est un investissement rentable ? » C’est à dire est-ce que sur le long terme, vous allez générer plus d’argent grâce à cet achat que ce que ça vous aura coûté ? 🤔
Par exemple, quand vous déléguez une tâche à quelqu’un, c’est une façon de vous libérer du temps. Et si le fait d’avoir ce temps libre vous permet de prendre des clients supplémentaires, de faire de la prospection en plus ou même tout simplement de pouvoir vous reposer pour être plus productive quand vous travaillez, alors ça peut être clairement rentable !
Ce n’est pas du tout une question de tarif, c’est une question de comparaison, d’opportunité que cela va créer de faire cette dépense, cet investissement 🤗.
Conclusion
Voilà pour ces 8 clés que j’avais envie de vous partager et qui j’espère vous seront vraiment utile pour gérer les finances de votre business comme des pros !
Comme vous avez pu le voir, ce n’est pas parce qu’on parle finances et chiffres que ça a besoin d’être forcément compliqué. Au final, c’est surtout de l’organisation et du bon sens avec en bonus quelques additions et soustractions 😊.
Et si vous voulez vous simplifier la vie et démarrer avec un modèle complet, prêt à l’emploi pour gérer vos finances pro, vous pouvez aller jeter un coup d’oeil à mon template Notion « le compte est bon » qui peut vraiment vous aider et vous faire gagner du temps :
Accès au template « Le compte est bon »
Et puis dites-moi en commentaire laquelle de ces clés vous parlent le plus ? Ou au contraire s’il y en a une que vous avez justement du mal à mettre en pratique ? Je suis curieuse de savoir et d’échanger avec vous là-dessus 😁
